Xác Định Đúng Khoảng Cách Kỹ Năng Để Thúc Đẩy Thành Công Trong Kinh Doanh

Khoảng cách về năng lực là tình trạng nhân viên thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Điều này khiến không ít doanh nghiệp đau đầu trong quá trình tuyển chọn nhân sự.

Đặc biệt với các doanh nghiệp đang cần tận dụng tối đa năng lực của nhân viên để đạt được mục tiêu đề ra, khoảng cách năng lực sẽ là rào cản ngăn họ thành công Do vậy, phát hiện và giải quyết kịp thời khoảng cách về năng lực có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự.

Tầm quan trọng của việc xác định khoảng cách về năng lực

Khi phát hiện khoảng cách về năng lực, doanh nghiệp có thể can thiệp để kịp thời nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

Quá trình phân tích khoảng cách về năng lực có thể đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể như sau:

• Xác định đúng đối tượng doanh nghiệp cần tuyển dụng.
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ họ cần tìm kiếm kỹ năng gì ở các ứng viên, nhờ đó quá trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn.
• Chỉ ra những kỹ năng quan trọng mà nhân viên cần tập trung phát triển.
• Tìm ra phương pháp hiệu quả để xây dựng tiêu chí đào tạo phù hợp. Quá trình nghiên cứu về khoảng cách năng lực trong nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn ra những kỹ năng cần được chú trọng đào tạo, cải thiện trong ngắn hạn mà còn tác động đến kế hoạch học tập và phát triển (L&D) trong dài hạn.

Cách xác định khoảng cách kỹ năng của nhân viên

Sự thiếu hụt hoặc không phù hợp về kỹ năng đang trở thành một thách thức đáng kể. Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần đảm bảo lực lượng lao động được trang bị đầy đủ những kỹ năng cần thiết. Khoảng cách kỹ năng là chênh lệch giữa những kỹ năng hiện có của nhân viên và những kỹ năng thực sự cần để đạt hiệu suất tốt nhất cũng như hỗ trợ các mục tiêu chiến lược trong tương lai.

Dữ liệu là chìa khóa cho doanh nghiệp

Để xác định khoảng cách về năng lực, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu liên quan đến năng suất lao động của nhân viên. Dựa trên nguồn dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể phát hiện khoảng cách về năng lực, hiệu suất cũng như các vấn đề cốt lõi của nhân viên cần được giải quyết. Đây cũng là một trong những bước quan trọng giúp doanh nghiệp tìm ra những tiêu chí đào tạo phù hợp cho đội ngũ của mình.

Doanh nghiệp nên sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (tối thiểu là ba nguồn) để quá trình đánh giá dữ liệu, kiểm chứng các phân tích và đưa ra kết luận cuối cùng về khoảng cách năng lực được chuẩn xác. Nguồn dữ liệu phong phú không chỉ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn đa chiều mà còn đưa ra giải pháp thay thế tối ưu khi một nguồn thông tin nào đó không chuẩn xác.

Lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu nhằm phục vụ cho quá trình phát hiện khoảng cách về năng lực cần được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng. Dữ liệu không chuẩn xác hoặc phương pháp thực hiện không phù hợp sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng, không chỉ với hoạt động đào tạo, phát triển mà còn ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn dữ liệu phong phú cho mục đích giám sát. Những dữ liệu này có thể được dùng để kiểm tra chéo, kiểm chứng kết quả phân tích, xác định và kết luận chính xác những kỹ năng mà người lao động còn thiếu. Quá trình theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra phương pháp nào thực sự đem lại hiệu quả, từ đó có thể đưa ra những thay đổi triệt để, hướng đến phát triển bền vững. Đây hiển nhiên là mong muốn của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào.

Thực hiện đánh giá kỹ năng

Kiểm toán kỹ năng toàn diện giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về năng lực thực tế của đội ngũ nhân viên, vượt qua các đánh giá sơ bộ và tập trung xác định những kỹ năng cụ thể cần cải thiện ở cả mức cá nhân và tập thể.

• Khảo sát và lấy ý kiến nhân viên: Chủ động thu thập phản hồi trực tiếp từ nhân viên qua khảo sát, thảo luận nhóm hoặc trò chuyện cá nhân. Việc này không chỉ giúp nhân viên chủ động xác định nhu cầu phát triển cá nhân, mà còn phản ánh rõ hơn quan điểm của họ về các thiếu hụt kỹ năng trong đội nhóm.
• Đánh giá năng lực và kiểm tra kỹ năng: Tổ chức các bài đánh giá khách quan để đo lường năng lực của nhân viên trong những lĩnh vực trọng yếu, từ kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng mềm. Kết quả thu được cung cấp dữ liệu cụ thể, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh với tiêu chuẩn ngành hoặc yêu cầu nội bộ.
• Phân tích công việc chuyên sâu: Đánh giá chi tiết mô tả công việc, chỉ số hiệu suất và phản hồi của nhân viên để xác định rõ ràng các kỹ năng cần thiết cho từng vị trí cụ thể. So sánh các yêu cầu này với kỹ năng thực tế của nhân viên sẽ giúp xác định khoảng cách kỹ năng một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Đi sâu vào khung năng lực và ma trận kỹ năng

Khung năng lực và ma trận kỹ năng là những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân viên một cách trực quan và có hệ thống, từ đó tối ưu hóa chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.

• Khung năng lực: Khung năng lực xác định rõ ràng các kỹ năng và hành vi thiết yếu để đạt thành công trong từng vị trí và cấp bậc khác nhau trong tổ chức. Đây chính là kim chỉ nam hỗ trợ xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, tạo cơ sở đánh giá khách quan hiệu suất nhân viên, đồng thời giúp phát hiện những kỹ năng mà nhân viên cần cải thiện để đạt được kết quả tốt nhất.
• Ma trận kỹ năng: Ma trận kỹ năng trình bày trực quan sự tương quan giữa các kỹ năng hiện có của nhân viên với những năng lực cần thiết cho từng vai trò hoặc dự án cụ thể. Bằng cách cung cấp góc nhìn tổng quan và dễ hiểu về năng lực chung của một nhóm hay phòng ban, ma trận kỹ năng giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện các khoảng trống kỹ năng, từ đó ra quyết định chính xác về phân bổ nguồn lực, đầu tư đào tạo và hoạch định thu hút nhân tài.

Ứng dụng các phương pháp phân tích chuyên sâu để phát hiện khoảng cách kỹ năng

Ngoài các phân tích dữ liệu cơ bản, những kỹ thuật đánh giá chuyên sâu giúp làm rõ hơn các khía cạnh chi tiết về năng lực của cá nhân và nhóm, cho phép đưa ra những giải pháp can thiệp hiệu quả và chính xác hơn.

Thông qua các kỳ đánh giá hiệu suất định kỳ, nhà quản lý có thể liên tục rà soát và phát hiện những thiếu hụt kỹ năng có thể ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc. Việc áp dụng đánh giá 360 độ vào quy trình này càng làm tăng tính toàn diện, đem đến góc nhìn đầy đủ và khách quan về khả năng của mỗi nhân viên.

Việc quan sát nhân viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể giúp phát hiện những khoảng cách kỹ năng khó nhận diện bằng các phương pháp khác. Sau khi xác định rõ thiếu sót, các nhà quản lý nên cung cấp phản hồi trực tiếp, rõ ràng và cụ thể, giúp nhân viên chủ động khắc phục và cải thiện hiệu suất công việc.

Kết hợp công nghệ để xác định và quản lý khoảng cách kỹ năng

Việc ứng dụng công nghệ giúp quá trình nhận diện và quản lý khoảng cách kỹ năng tại doanh nghiệp hiệu quả hơn, nâng cao độ chính xác và khả năng mở rộng.

• Phân tích kỹ năng bằng trí tuệ nhân tạo (AI): Những doanh nghiệp hàng đầu như Johnson & Johnson đang ứng dụng AI để phân tích dữ liệu nhân viên từ nhiều nguồn, bao gồm hồ sơ ứng viên, đánh giá hiệu suất và lịch sử đào tạo. Điều này giúp xác định chính xác các kỹ năng hiện có, dự báo kỹ năng cần thiết trong tương lai và chủ động khắc phục những khoảng cách phát sinh.
• Hệ thống quản lý học tập (LMS): Các nền tảng LMS là công cụ quan trọng để theo dõi sát sao tiến độ học tập của nhân viên, phát hiện những lĩnh vực họ còn yếu kém, đồng thời gợi ý các tài liệu học tập và khóa đào tạo phù hợp. LMS cho phép tạo các lộ trình phát triển cá nhân hóa, hỗ trợ hiệu quả việc thu hẹp khoảng cách kỹ năng cho từng nhân viên.
• Phần mềm quản lý nhân tài: Các giải pháp này giúp doanh nghiệp xác định rõ những nhân viên có tiềm năng phát triển cao, theo dõi quá trình phát triển kỹ năng của họ và xây dựng kế hoạch kế nhiệm hiệu quả. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn có nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu về kỹ năng cho hiện tại và tương lai.

Phân tích các chỉ số và số liệu hiệu suất (KPI)

Việc theo dõi thường xuyên các KPI rất quan trọng để phát hiện những thiếu sót kỹ năng đang ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.

Phát hiện các xu hướng và bất thường trong các chỉ số về năng suất, hiệu quả công việc, mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ nghỉ việc. Những thay đổi đáng kể trong các chỉ số này có thể phản ánh các khoảng trống kỹ năng cần khắc phục. Ví dụ, việc giảm liên tục điểm hài lòng của khách hàng có thể là dấu hiệu cảnh báo cần nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng.

So sánh hiệu suất của doanh nghiệp với chuẩn ngành giúp doanh nghiệp nhìn rõ vị trí hiện tại của lực lượng lao động so với đối thủ, từ đó xác định những lĩnh vực cần ưu tiên phát triển kỹ năng để tránh bị tụt lại phía sau trên thị trường.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang lúng túng, chưa biết bắt đầu từ đâu trong quá trình phân tích khoảng cách về năng lực, liên hệ ngay với Talentnet. Với đội ngũ tư vấn dày dạn kinh nghiệm, Talentnet sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xác định và thu hẹp khoảng cách năng lực trong hàng ngũ nhân sự, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực một cách tối ưu nhất.