Cần Thường Xuyên Quan Tâm và Hỏi Han Nhân Viên của Mình

Đồng thời, với những công việc được đánh giá là thiết yếu, nhân viên vẫn phải đến nơi làm việc dưới những áp lực và tình huống căng thẳng cực độ.

Cuộc khủng hoảng do COVID-19 tạo ra khiến các doanh nghiệp phải nhanh chóng triển khai các phương thức làm việc mới, hoặc buộc phải đóng cửa toàn bộ. Không may là, với nhiều công ty, điều này đồng nghĩa với việc tiến hành cắt giảm nhân sự.

Bạn và nhân viên của mình hẳn đã phải đối mặt với một số – nếu không phải là tất cả – những thách thức trên.

Điều quan trọng là bạn cần đặt câu hỏi: cảm xúc hiện tại của bạn? Một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém: còn cảm xúc nhân viên của bạn thì sao?

Bạn đã quan tâm và hỏi thăm họ chưa?

Tại sao việc quan tâm tới nhân viên lại quan trọng

Sự bất định.

Đó chẳng phải là từ mô tả cảm xúc của tất cả mọi người trong thời gian này sao?

Tuy nhiên, với tư cách là người sử dụng lao động, bạn không thể tự ý nhận định về cảm xúc của nhân viên mình. Thay vào đó, điều cần làm trực tiếp trao đổi với họ.

Quan trọng hơn hết, bạn hiểu được: cảm xúc của nhân viên, những yếu tố cần thiết giúp họ thăng hoa trong công việc và bạn có thể làm gì để hỗ trợ họ.

Ngay từ trước khi COVID-19 diễn ra, báo cáo Xu hướng Nhân tài Toàn cầu của Mercer đã chỉ ra rằng người lao động lựa chọn sự thấu cảm là điểm thiết yếu mà họ tìm kiếm ở các nhà tuyển dụng.

Trên thực tế, với tư cách là người làm nhân sự, bạn nên nỗ lực hơn nữa trong việc kết nối với nhân viên trong công ty bằng những cách có ý nghĩa nhất. Từ đó, bạn có thể xác định các phương thức cụ thể để hỗ trợ và cải thiện công việc cũng như tinh thần của họ.

Trong giai đoạn đầy thách thức này, đội ngũ nhân viên chính là chìa khóa để giữ cho tổ chức của bạn được ổn định. Vậy nên, điều quan trọng là giúp nhân viên cảm thấy tự tin rằng ban lãnh đạo đang quan tâm tới sức khỏe và sự ổn định của họ.

Giao tiếp hai chiều chính là chìa khóa để biến điều đó thành hiện thực. Hãy xem xét một số đề xuất để hiện thực hóa việc giao tiếp với nhân viên nhé.

Thiết lập một kế hoạch lắng nghe hiệu quả

Liên kết với nhân viên thông qua nhiều cách thức khác nhau là một ý tưởng hay và thường bắt đầu bằng kết nối trực tiếp và điển hình nhất: quản lý của nhân viên đó.

Cuộc trò chuyện nên vượt ra khỏi khuôn khổ công việc – người quản lý có thể cho thấy sự thấu cảm của bản thân bằng cách đặt những câu hỏi chạm tới mọi khía cạnh trong cuộc sống của nhân viên.

Đặt những câu hỏi cơ bản như “Bạn khỏe không?” là cách bắt đầu hợp lý để đoạn hội thoại diễn ra suôn sẻ.

Tiếp đó, để đạt được một cuộc trao đổi hai chiều có ý nghĩa hơn, người quản lý có thể hỏi những câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như:

• “Gia đình bạn vẫn khỏe cả chứ?”
• “Tôi có thể hỗ trợ gì bạn trong công việc không?”
• “Chăm sóc bản thân và giải tỏa căng thẳng?”

Bằng cách đặt những câu hỏi như vậy, người quản lý có thể tìm ra phương hướng hỗ trợ nhân viên, đồng thời xác định bất kỳ thách thức hoặc rủi ro có thể xảy ra.

Ngoài ra, cách này cho phép người quản lý thể hiện sự thấu cảm và thiết lập mối quan hệ bền chặt hơn với nhân viên.

Trong một số trường hợp, công ty của bạn thể xem xét việc thực hiện các cuộc khảo sát nhanh sau khi các cuộc đối thoại giữa nhân viên-quản lý được diễn ra.

Ngân sách, mức độ nhận thức đối với sự gián đoạn, tình trạng của công ty đối với cuộc khủng hoảng/sự gián đoạn (ví dụ như phản ứng trước khủng hoảng, trở lại làm việc, tái thiết lập lại tổ chức) sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về thứ tự cho các bước tiếp theo.
Vì đang trong quá trình thực hiện giãn cách xã hội, các công cụ trực tuyến cho nhóm tập trung chính là nguồn tài nguyên tuyệt vời để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận giữa các nhóm nhân viên, từ đó có được những góc nhìn sâu sắc về nhiều chủ đề khác nhau.

Chìa khóa đảm bảo thành công là đưa ra các câu hỏi dẫn đến những góc nhìn sâu sắc và rút ra những kết luận có thể thực hiện được.

Giải pháp thay thế là thực hiện khảo sát xung (pulse survey) trực tuyến.

Các cuộc khảo sát xung thường ngắn gọn, dễ hoàn thành và tập trung vào một chủ đề cụ thể. Chúng cho phép người sử dụng lao động kết nối một cách nhanh chóng và thường xuyên với nhân viên về nhiều chủ đề khác nhau, từ đó đẩy mạnh hiệu quả giao tiếp.

Mercer đã phát triển một số khảo sát xung về các chủ đề phổ biến nhất liên quan đến khủng hoảng. Các khảo sát này có thể được triển khai một cách dễ dàng. Các chủ đề bao gồm làm việc từ xa, hiệu quả của lãnh đạo cấp cao, sức khỏe của nhân viên và niềm tin vào tương lai.

Có một cái nhìn tổng quan và trực diện hơn về suy nghĩ của nhân viên với các chủ đề được liệt kê ở trên có thể mang lại giá trị lớn cho tổ chức của bạn, nhưng nó không dừng lại các cuộc khảo sát xung. Lợi ích thực sự sẽ đến sau khi kết quả được chia sẻ với nhân viên, đồng thời người quản lý đã triển khai kế hoạch của họ.

Phản hồi nhanh chóng và thích hợp

Để củng cố mức độ quan trọng của phản hồi từ nhân viên với công ty và thể hiện sự trân trọng đối với thời gian của họ, cần chú ý cung cấp kết quả khảo sát và triển các kế hoạch một cách nhanh chóng và phù hợp.

Trong giai đoạn khủng hoảng này, việc cân nhắc theo sát quá trình thiết lập và triển khai kế hoạch nhằm xây dựng lòng tin và truyền sự tự tin cho nhân viên càng quan trọng hơn bao giờ hết.

Với thời gian vài tuần, bạn cần thu thập phản hồi, xác định các ưu tiên, triển khai các giải pháp và đánh giá tác động (có thể bằng hình thức khảo sát xung hoặc các nhóm tập trung trực tuyến).

Tùy vào tình huống mà tổ chức của bạn đang gặp phải, bạn có thể chọn thực hiện một kế hoạch táo bạo hơn: đảo ngược quy trình triển khai thông thường.

Nếu có vấn đề rõ ràng cần được giải quyết ngay, bạn có thể sẽ cần đưa ra giải pháp và thực hiện nó rồi mới bắt đầu ghi nhận các ý kiến phản hồi. Điều này giúp thể hiện tinh thần sẵn sàng hành động và đưa ra các biện pháp đã được điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế từ nhân viên.

Sử dụng giải pháp nào cũng phải luôn kết nối với nhân viên

Trong giai đoạn khủng hoảng này, sự im lặng từ phía công ty là hành động vô cùng tàn nhẫn với nhân viên của bạn; họ cần biết rằng bạn quan tâm tới các nhu cầu của họ, đồng thời điều hành công ty một cách đầy tự tin.

Dù bạn thực hiện biện pháp nào, hơn bao giờ hết, bạn cần phải kết nối với nhân viên của mình.

COVID-19 đang tạo ra nhiều thách thức cho chúng ta, nhưng không gì có thể cản trở việc triển khai kế hoạch kết nối và giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả.

Mercer sẵn sàng hỗ trợ công ty bạn vượt qua những thay đổi này. Bạn có thể chọn từ những công cụ sẵn có của chúng tôi để tạo nên một kế hoạch giao tiếp hiệu quả, đáp ứng các nhu cầu, giải quyết các vấn đề quan ngại nhất và mang đến những giải pháp khả thi nhất – tất cả đều nằm trong ngân sách của bạn.

Nguồn: Mercer