Cách tính trợ cấp thôi việc cho người lao động

Key takeaways

• Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc khi người lao động đã làm việc thường xuyên cho người sử dụng lao động từ đủ 12 tháng trở lên và hợp đồng lao động chấm dứt thuộc các trường hợp luật định theo Bộ luật Lao động. 
• Khi tính trợ cấp thôi việc, áp dụng công thức: 0,5 × lương bình quân 6 tháng × số năm làm việc thực tế (trừ thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm).
• Cần phân biệt rõ trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm – hai chế độ khác nhau với mức chi trả và điều kiện khác biệt.
• Vi phạm thời hạn thanh toán và tính sai công thức có thể dẫn đến tranh chấp lao động và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Trợ cấp thôi việc là nghĩa vụ tài chính bắt buộc do pháp luật quy định mà người sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp luật định. Tuy nhiên, cần lưu ý đây không phải là quyền lợi mặc định áp dụng cho mọi trường hợp nghỉ việc. Việc xác định chính xác thời điểm và điều kiện phát sinh nghĩa vụ này là chìa khóa giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhân sự và quản lý rủi ro tài chính hiệu quả.

Theo Bộ luật Lao động 2019 của Việt Nam, trợ cấp thôi việc áp dụng đối với các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp, không thuộc các trường hợp người lao động bị mất việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế hoặc bị chấm dứt hợp đồng do kỷ luật lao động. Các tình huống phổ biến bao gồm:

• Hợp đồng lao động hết hạn;
• Hoàn thành công việc theo hợp đồng;
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
• Người lao động hoặc người sử dụng lao động thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định pháp luật. 

Ai đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc?

Không phải người lao động nào nghỉ việc cũng đủ điều kiện nhận trợ cấp, và hiểu rõ các quy định này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật. Điều kiện cơ bản:

• Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng cho người sử dụng lao động
• Chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp theo quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.
• Không thuộc các trường hợp: NLĐ đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc NLĐ tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật lao động.

Lưu ý, khi giải quyết chế độ cho người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần tách bạch rõ thời gian làm việc hợp pháp với thời gian người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải (nếu có). Việc xác định chính xác từng giai đoạn làm việc là cơ sở để tính đúng nghĩa vụ trợ cấp, bảo vệ uy tín doanh nghiệp và hạn chế rủi ro khiếu kiện lao động. 

Cách tính trợ cấp thôi việc

Cách các công ty tính trợ cấp thôi việc tuân theo công thức pháp lý cụ thể được quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

1. Công thức tính cơ bản

Đối với tất cả người lao động đủ điều kiện, cách tính gói trợ cấp thôi việc theo công thức chuẩn:

Trợ cấp thôi việc = 0,5 × Lương bình quân 6 tháng × Số năm làm việc thực tế

Trong đó:

1. Lương bình quân 6 tháng: Tính trung bình tiền lương của 6 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi thôi việc
2. Số năm làm việc thực tế: Tổng thời gian làm việc trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.

Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc của người lao động được tính theo năm (đủ 12 tháng); trường hợp có tháng lẻ ít hơn hoặc bằng 06 tháng được tính bằng 1/2 năm, trên 06 tháng được tính bằng 01 năm làm việc.

2. Những điểm đặc biệt cần lưu ý

Việc xác định đúng các thành phần thu nhập được tính và không được tính vào tiền lương làm căn cứ chi trả trợ cấp thôi việc không chỉ là yêu cầu về tuân thủ pháp luật, mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng ngân sách nhân sự bền vững. Một cấu trúc lương minh bạch, trong đó bóc tách rõ ràng giữa tiền lương theo hợp đồng lao động và các khoản hỗ trợ, phúc lợi, sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí vận hành, đồng thời hạn chế các rủi ro tài chính phát sinh từ tranh chấp lao động trong quá trình chấm dứt quan hệ lao động.

Theo quy định pháp luật, tiền lương làm căn cứ chi trả trợ cấp thôi việc bao gồm các khoản: lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động; các khoản phụ cấp lương ghi trong hợp đồng lao động; và các khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể, được chi trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương. Ngược lại, các khoản không được tính vào tiền lương làm căn cứ chi trả trợ cấp thôi việc bao gồm: tiền lương làm thêm giờ; tiền thưởng; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở; và các khoản phúc lợi, hỗ trợ khác không xác định được mức tiền cụ thể hoặc không được chi trả thường xuyên.

Bên cạnh đó, trong bối cảnh hoạt động mua bán, sáp nhập doanh nghiệp ngày càng phổ biến, khi giải quyết chế độ cho người lao động, người sử dụng lao động cần rà soát đầy đủ lịch sử làm việc và các khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm đã được chi trả trước đó. Việc rà soát này nhằm xác định chính xác quyền lợi của người lao động, bảo đảm tuân thủ các thỏa thuận đã giao kết, đồng thời tránh việc chi trả trùng lặp cho cùng một khoảng thời gian làm việc.

3. Phân biệt với trợ cấp mất việc làm

Trong thực tiễn áp dụng, việc phân biệt rõ trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm là cần thiết nhằm bảo đảm doanh nghiệp áp dụng đúng chế độ, tránh nhầm lẫn dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc phát sinh nghĩa vụ chi trả không phù hợp.

Trợ cấp thôi việc: Được chi trả với mức 0,5 tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, áp dụng trong các trường hợp hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định pháp luật và không thuộc các trường hợp người lao động bị mất việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

Trợ cấp mất việc làm: Được chi trả với mức 1 tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, tối thiểu bằng 02 tháng tiền lương, áp dụng khi người lao động bị mất việc làm do doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế hoặc trong quá trình chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà không thể tiếp tục bố trí việc làm.

Việc xác định đúng bản chất của từng trường hợp chấm dứt quan hệ lao động là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn chế độ chi trả phù hợp, lập kế hoạch tài chính chính xác và hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình thực hiện.

4. Quy trình thanh toán và thời hạn

Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Khi tính thuế trợ cấp thôi việc, cần lưu ý rằng các khoản thanh toán này phải tuân thủ quy định về thuế thu nhập cá nhân.

Thời hạn quan trọng:

1. Thời hạn thanh toán chuẩn: 14 ngày làm việc từ ngày chấm dứt hợp đồng
2. Thời hạn đặc biệt: Thời hạn thanh toán có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày, áp dụng trong một số trường hợp như: Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động; Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; Các trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật.
3. Hậu quả vi phạm: Việc chậm hoặc không chi trả đầy đủ trợ cấp thôi việc có thể làm phát sinh tranh chấp lao động, kéo theo yêu cầu rà soát, giải trình và xử lý hồ sơ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ chi trả theo quy định, đồng thời có thể phát sinh xử phạt vi phạm hành chính và các chi phí liên quan, qua đó ảnh hưởng đến nguồn lực quản trị, uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Việc chi trả trợ cấp thôi việc cần được thực hiện trên cơ sở rà soát hồ sơ lao động và dữ liệu bảo hiểm thất nghiệp, bảo đảm đúng quy định và nhất quán trong thực hiện. Chuẩn hóa quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế rủi ro pháp lý.

Đồng thời, việc quy định rõ nghĩa vụ chi trả khi chấm dứt hợp đồng ngay từ giai đoạn giao kết là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động và an toàn trong công tác quản lý nhân sự.

Câu hỏi thường gặp về trợ cấp thôi việc

1. Người lao động có thể nhận đồng thời trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm không?

Không. Theo quy định của pháp luật lao động, người lao động không được hưởng đồng thời trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm cho cùng một khoảng thời gian làm việc. Tùy thuộc vào lý do chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động chỉ đủ điều kiện hưởng một trong hai chế độ tương ứng.

Việc phân biệt rõ giữa trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ chi trả, đồng thời bảo đảm việc lập kế hoạch tài chính và tuân thủ pháp luật lao động.

2. Các trường hợp nào được coi là “thay đổi cơ cấu” để áp dụng trợ cấp mất việc làm?

Theo Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, “thay đổi cơ cấu, công nghệ” được hiểu là việc doanh nghiệp thực hiện một trong các thay đổi sau đây dẫn đến việc người lao động không còn vị trí việc làm phù hợp:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức: sáp nhập, giải thể bộ phận; thay đổi mô hình tổ chức, phương thức quản lý làm phát sinh lao động dôi dư;
• Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm dẫn đến nhu cầu sử dụng lao động giảm.

Chỉ khi việc thay đổi này thực sự làm phát sinh tình trạng lao động dôi dư và doanh nghiệp không thể bố trí được việc làm mới phù hợp sau khi đã xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định, thì việc chấm dứt hợp đồng lao động mới được coi là do thay đổi cơ cấu, công nghệ và làm phát sinh nghĩa vụ chi trả trợ cấp mất việc làm.

3. Điều gì xảy ra nếu người sử dụng lao động đề nghị gia hạn hợp đồng hoặc bố trí công việc khác và người lao động từ chối?

Pháp luật lao động không quy định việc người lao động từ chối gia hạn hợp đồng hoặc từ chối công việc khác phù hợp sẽ làm mất quyền hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm. Việc xác định quyền hưởng trợ cấp phụ thuộc vào căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên, trong các trường hợp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, nếu người sử dụng lao động đã xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động hợp pháp, đồng thời bố trí công việc khác phù hợp mà người lao động từ chối, thì việc chấm dứt hợp đồng và nghĩa vụ chi trả trợ cấp cần được xem xét trên cơ sở hồ sơ và tình huống cụ thể.

4. Nếu người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc qua đời, ai có thể yêu cầu thanh toán?

Trường hợp người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc nhưng qua đời trước khi được chi trả, khoản trợ cấp thôi việc được xác định là quyền lợi tài sản thuộc di sản của người lao động. Người sử dụng lao động vẫn có trách nhiệm chi trả theo quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019.

Việc yêu cầu thanh toán được thực hiện theo pháp luật về thừa kế. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 612, Điều 651), người có quyền yêu cầu chi trả bao gồm người thừa kế theo di chúc hoặc, trong trường hợp không có di chúc, người thừa kế theo pháp luật (vợ/chồng, con, cha mẹ của người lao động).

Trong thực tiễn, người sử dụng lao động có thể yêu cầu người nhận tiền cung cấp hồ sơ chứng minh tư cách thừa kế hợp pháp trước khi thực hiện chi trả, nhằm bảo đảm đúng đối tượng và hạn chế rủi ro tranh chấp.

Kết luận

Trợ cấp thôi việc là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của doanh nghiệp khi chấm dứt quan hệ lao động trong các trường hợp luật định. Trong thực tiễn, việc tính và chi trả trợ cấp thôi việc không chỉ phụ thuộc vào một công thức cố định, mà còn đòi hỏi sự chính xác của dữ liệu tiền lương, lịch sử làm việc, quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp và các lần điều chỉnh nhân sự trước đó.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, trải qua nhiều giai đoạn tái cấu trúc hoặc có lịch sử mua bán – sáp nhập phức tạp, việc quản lý các yếu tố này cần được đặt ở mức độ ưu tiên cao; nếu tiếp tục xử lý bằng các quy trình thủ công, doanh nghiệp dễ đối mặt với rủi ro sai sót, từ đó làm phát sinh tranh chấp và chi phí không lường trước.