Dịch Vụ Trả Lương Chính Xác (tiếp Theo)

Các công ty mới ở Việt Nam có xu hướng thuê ngoài cho một nhà cung cấp dịch vụ trả lương địa phương vì tuân thủ luật lao động, thanh toán kịp thời, chính xác và bảo mật. 

Tính toán tiền lương và thanh toán là nhiệm vụ quan trọng nhất của mọi tổ chức, không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới. Tuy nhiên, hầu hết các CEO hoặc Giám đốc nhân sự vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của nó, nhận thấy nó chỉ đơn giản là một nhiệm vụ quản trị. Họ chưa hiểu tác động của nó đối với doanh nghiệp nếu không được thực hiện đúng cách.
Tuân thủ luật lao động phải được chú ý rất nhiều, chẳng hạn như thu nhập nào phải chịu thuế và nên khấu trừ bao nhiêu cho đóng góp bảo hiểm bắt buộc. Các tổ chức cần cập nhật về Luật Lao động, đặc biệt là tại Việt Nam, nơi thay đổi có thể xảy ra thường xuyên. Hơn nữa, áp dụng những thay đổi đó vào bảng lương cũng đòi hỏi chuyên môn. Nếu các tổ chức không cập nhật về Luật Lao động hoặc thiếu chuyên môn, họ có thể dễ dàng trở nên không tuân thủ.

Thanh toán kịp thời là vấn đề quan trọng thứ hai, thể hiện sự cam kết của tổ chức với nhân viên của họ và củng cố danh tiếng của công ty. Tuy nhiên, đã có trường hợp biên chế phụ thuộc rất nhiều vào một người, khiến công ty LỚN phải vật lộn khi người này vắng mặt.

Độ chính xác là vấn đề thứ ba cần tập trung. Để đảm bảo tính toán và thanh toán tiền lương luôn chính xác, các tổ chức cần đầu tư vào một nhóm với quy trình đóng vai trò khác nhau của người kiểm tra-người kiểm tra và cơ sở hạ tầng (hệ thống máy chủ, sao lưu và khôi phục) để kiểm tra độ chính xác, nhưng hầu hết các tổ chức không đủ khả năng hoặc không thực sự muốn đầu tư vào việc này. Rất nhiều thời gian có thể bị lãng phí khi xem xét quá trình để phát hiện ra lỗi.

Bảo mật là vấn đề thứ tư. Hầu hết các tổ chức đều nhận thức cao về điều này và luôn cố gắng giảm thiểu rủi ro của những người không được phép truy cập thông tin bí mật. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đối với các công ty đa quốc gia có tiêu chuẩn kiểm toán cao, văn phòng địa phương phải đầu tư vào hệ thống và cơ sở hạ tầng cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của văn phòng mẹ.
Một số tổ chức gặp khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán trong việc cung cấp kết quả trong các vấn đề này, đặc biệt là các tổ chức có quy mô lớn hoặc quy trình thanh toán phức tạp hoặc nhiều giao dịch, như các doanh nghiệp trong ngành dầu khí hoặc sản xuất

Do đó, hầu hết các mục thị trường mới thích sử dụng dịch vụ trả lương của một cơ quan địa phương chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Nhà cung cấp dịch vụ trả lương, với tư cách là một chuyên gia, sẽ thông báo cho các tổ chức về các cập nhật của Luật Lao động và cung cấp lời khuyên hữu ích về cách áp dụng những thay đổi đó một cách hiệu quả. Hơn nữa, nhà cung cấp dịch vụ trả lương là một nhóm chuyên nghiệp luôn có sẵn cho tổ chức, chứ không phải là một cá nhân nội bộ. Nhà cung cấp gia công tốt nhất là một nhà cung cấp có toàn bộ hệ thống, với các quy trình kiểm soát chất lượng đầy đủ và các kế hoạch dự phòng để đảm bảo tính bảo mật và chính xác, do đó không cần một tổ chức đầu tư lớn. Họ cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh phần mềm để cung cấp các báo cáo khác nhau cho các tổ chức, nhờ nhóm CNTT của họ có kiến thức vững chắc về các vấn đề nhân sự.

Nói chung, biên chế là một nhiệm vụ mang lại nhiều rủi ro tiềm ẩn nếu không được thực hiện đúng cách và kịp thời. Cho dù các tổ chức thực hiện nó trong nhà hoặc tìm kiếm dịch vụ trả lương từ bên thứ ba, hiểu luật Lao động và có chuyên môn và phần mềm biên chế, máy chủ và hệ thống dự phòng là những yếu tố không thể thiếu mà các tổ chức cần phải nhận thức đầy đủ.

Nhấn vào đây để xem thêm bài viết trên Thời báo Kinh tế Việt Nam vào tháng 9 năm 2014.

Đối với nhu cầu thuê ngoài nhân sự và biên chế, vui lòng liên hệ với cô Nguyễn Thị An Hà qua email nguyen.t.an.ha@talentnetgroup.com hoặc qua điện thoại (84 8) 6291 4188 – Ext: 400

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với dịch vụ trả lương của chúng tôi tại Việt Nam.