Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Dịch Vụ Thuê Ngoài Quy Trình Kinh Doanh

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) là gì?

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) là hình thức doanh nghiệp chuyển giao một số hoạt động kinh doanh không phải trọng tâm cho bên thứ ba thực hiện. Các hoạt động này thường bao gồm quản trị CNTT, dịch vụ khách hàng, kế toán tài chính, v.v. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn lực và thời gian để tập trung phát triển những năng lực cốt lõi, tăng hiệu quả kinh doanh. Các đơn vị cung cấp dịch vụ BPO thường phải đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn cao trong các lĩnh vực được khách hàng ủy quyền.

Tương tự, gia công quy trình kinh doanh nhân sự (HR BPO) là hình thức chuyển giao các hoạt động nhân sự cho những công ty chuyên cung cấp dịch vụ BPO nhân sự. Các đơn vị này sẽ thay doanh nghiệp đảm nhận những nhiệm vụ như tuyển dụng số lượng lớn, quản lý bảng lương và chế độ phúc lợi, cũng như xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển nhân viên

Lý do nên cân nhắc sử dụng HR BPO ngay cả khi đã có đội ngũ tuyển dụng nội bộ

Việc hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ HR BPO giúp đội ngũ nội bộ giảm bớt các công việc hành chính phức tạp, quản lý hiệu quả các vấn đề tuân thủ toàn cầu, đồng thời xử lý những tình huống nhân sự nhạy cảm một cách khách quan và chuyên nghiệp hơn. Cùng khám phá những lợi ích cụ thể khi doanh nghiệp thuê ngoài các chức năng nhân sự.

Tính lương, thuế

Công đoạn tính lương, hạch toán thuế là một trong những công việc đòi hỏi nhiều thời gian nhất của HR. Bởi lẽ nhân sự cần tiến hành mọi thứ thật tỉ mỉ, rà soát từng số liệu để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ mọi quy định, chỉ cần một thiếu sót nhỏ cũng dẫn tới sai phạm, gây nhiều rắc rối. Vì vậy nếu có một nhà cung cấp dịch vụ nhân sự có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê ngoài để tiết kiệm thời gian, ngân sách và giảm thiểu những rủi ro không đáng có.

Mở rộng mạng lưới tìm nhân tài

Doanh nghiệp nào cũng cần một người hoặc một bộ phận phụ trách tuyển dụng. Tùy theo quy mô công ty, bộ phận này sẽ được cơi nới cho phù hợp, đáp ứng nhu cầu nhân lực. Nhưng khi cần mở rộng mạng lưới, “săn” ứng viên cấp cao, doanh nghiệp cũng cần sự hỗ trợ từ một đơn vị chuyên về tuyển dụng.

Hãy để một nhà cung cấp dịch vụ nhân sự với các chuyên gia sở hữu nguồn ứng viên dồi dào đảm nhận hoạt động tìm nhân tài, để chắc chắn doanh nghiệp sẽ tuyển được nhân sự chất lượng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. HR BPO Companies chịu trách nhiệm toàn bộ giai đoạn tuyển dụng, bắt đầu từ lọc hồ sơ, phỏng vấn đến khi on-boarding.

Thiết lập hoạt động nhân sự cho doanh nghiệp mới

Đối với những doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, yếu tố nhân sự là yếu tố cốt lõi, cần được xây dựng bài bản. Trong trường hợp đó, HR BPO Companies  là lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực bên ngoài giải quyết tất cả vấn đề, bao gồm lên chiến lược tuyển dụng, sử dụng nhân sự ở thị trường mới, đến việc thuê lao động và công tác hành chính liên quan để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật của nước sở tại.

Tận dụng chuyên môn sâu rộng và đảm bảo tuân thủ toàn cầu

Khi mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường mới, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức liên quan đến nhân sự như luật lao động, quy định về lương thưởng, các chế độ phúc lợi bắt buộc, hay những khác biệt văn hóa trong công tác quản lý nhân viên. Một đối tác BPO có mạng lưới và kinh nghiệm toàn cầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng vượt qua những thách thức này. Họ sở hữu kiến thức chuyên sâu để xử lý các vấn đề phức tạp tại mỗi khu vực, đảm bảo công ty luôn tuân thủ luật pháp và quy định địa phương. Điều này đặc biệt hữu ích nếu đội ngũ nội bộ chưa có kinh nghiệm hoặc hiểu biết hạn chế về thị trường mới. Ví dụ, nhà cung cấp BPO có thể tư vấn cụ thể về các yêu cầu phúc lợi nhân viên tại Pháp hoặc cách xây dựng hợp đồng lao động đúng chuẩn với quy định tại Brazil.

Giảm đáng kể gánh nặng hành chính

Quá trình tuyển dụng thường kèm theo lượng lớn công việc hành chính: từ sàng lọc hàng trăm hồ sơ ứng viên, lên lịch các vòng phỏng vấn, cho đến xử lý thủ tục tuyển dụng nhân sự mới. Các nhà cung cấp BPO chuyên nghiệp sẽ xử lý hiệu quả các hoạt động này nhờ có đội ngũ chuyên môn hóa cùng những hệ thống hỗ trợ tiên tiến. Việc này giúp đội ngũ HR nội bộ tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực, tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn như nâng cao các chương trình giữ chân nhân viên hoặc xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực nhằm phục vụ các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Đảm bảo tính khách quan từ bên thứ ba

Trong nhiều trường hợp, bộ phận nhân sự phải xử lý các tình huống nhạy cảm như điều tra nội bộ, giải quyết các vấn đề về hiệu suất công việc, hay thậm chí là thực hiện quyết định sa thải. Khi chỉ sử dụng nguồn lực nội bộ, các quyết định này dễ bị đánh giá là thiếu khách quan hoặc thiên vị. Việc hợp tác với đối tác BPO giúp doanh nghiệp tiếp cận góc nhìn khách quan và chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm xử lý các vấn đề tương tự, nhà cung cấp BPO sẽ đảm bảo quy trình được thực hiện đúng các tiêu chuẩn và giao thức, duy trì sự công bằng, bảo vệ quyền lợi của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp, từ đó giữ vững niềm tin và xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Cách chọn đối tác HR BPO phù hợp

Để xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả với đối tác BPO, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau đây:

• Chọn những nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm đã được kiểm chứng thông qua các dự án thực tế, đặc biệt là những đối tác từng làm việc thành công với các doanh nghiệp tương đồng về ngành nghề, quy mô với công ty.
• Ưu tiên các đối tác có khả năng linh hoạt điều chỉnh dịch vụ phù hợp theo nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, thay vì ép buộc công ty bạn phải tuân thủ các quy trình chuẩn hóa, thiếu linh hoạt.
• Đảm bảo rằng đối tác BPO có các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về bảo mật thông tin nhân viên. Kiểm tra kỹ về các biện pháp bảo vệ dữ liệu, kế hoạch ứng phó sự cố và các chứng nhận tuân thủ an toàn thông tin mà đối tác hiện có.
• Chọn đối tác chú trọng vào việc giao tiếp thường xuyên và minh bạch. Nhà cung cấp lý tưởng nên chủ động cập nhật tình hình công việc, báo cáo chi tiết và sẵn sàng trao đổi về các chỉ số hiệu suất để cải tiến quy trình.
• Mục tiêu cuối cùng là xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa đội ngũ HR nội bộ và đối tác BPO nhân sự. Đối tác phù hợp sẽ tích cực thúc đẩy tinh thần hợp tác, đảm bảo sự đồng bộ trong công việc nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đã đề ra.

Việc quyết định thuê ngoài quy trình kinh doanh có thể là bài toán phức tạp. Nếu bạn cần một giải pháp BPO toàn diện, hãy cân nhắc Talentnet – nhà cung cấp dịch vụ BPO hàng đầu tại Việt Nam với gói giải pháp linh hoạt, được tùy chỉnh phù hợp cho từng doanh nghiệp. Talentnet sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, cam kết trở thành đối tác chiến lược đáng tin cậy để doanh nghiệp phát triển vững mạnh tại thị trường Việt Nam.