Nhân sự không chính thức là gì: Phân loại, lợi ích và chiến lược quản lý cho doanh nghiệp

Key Takeaways

• Nhân viên thời vụ tạo sự linh hoạt, bổ sung kỹ năng chuyên môn và tiết kiệm chi phí khi được quản lý đúng cách.
• Phân loại sai lao động tạm thời gây rủi ro pháp lý và tài chính, dẫn đến thuế truy thu và các khoản phạt.
• Hệ thống quản lý lao động không chính thức vừa giảm thiểu rủi ro vừa tối đa hóa lợi ích.
• Sử dụng thông minh giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt trong các giai đoạn thăng trầm mà không phải gánh chi phí nhân sự dài hạn.
• Hợp đồng rõ ràng, thủ tục xác minh quyền làm việc và quy trình bảo mật dữ liệu là yếu tố không thể thiếu.

Lực lượng lao động ngày nay khác biệt nhiều so với trước đây. Khoảng 14% người lao động tại Anh hiện làm việc ngoài mô hình tuyển dụng truyền thống. Nhiều chuyên gia chọn làm việc không chính thức vì tự do, thu nhập cao hơn và cơ hội lựa chọn dự án yêu thích. Đối với doanh nghiệp, lợi ích rõ ràng: nhân sự không chính thức giúp mở rộng quy mô nhanh chóng, tiếp cận kỹ năng chuyên biệt cho dự án quan trọng, và tránh chi phí dài hạn của nhân viên toàn thời gian. Tuy nhiên, cách tiếp cận này đòi hỏi cân nhắc kỹ lưỡng về pháp lý và thuế.

Nhân sự không chính thức là gì?

Nhân sự không chính thức làm việc cho tổ chức tạm thời, không phải nhân viên chính thức. Họ không nằm trong bảng lương và không nhận lương cố định, mà được trả công theo dự án, theo giờ, hoặc theo hợp đồng có thời hạn. Mối quan hệ này dựa trên tính linh hoạt và nhu cầu cụ thể, ngắn hạn.

Những người này thường tự quyết định cách hoàn thành công việc. Theo định nghĩa của chuyên gia lao động, lao động tạm thời là “những người không kỳ vọng công việc kéo dài” và không có hợp đồng lao động liên tục. Họ thường làm việc cho dự án cụ thể thay vì đảm nhận công việc không xác định thời hạn.

Hiểu rõ các loại nhân sự không chính thức giúp lãnh đạo doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực này. Mỗi loại mang lại lợi thế riêng và có yêu cầu quản lý cụ thể.

4 loại hình nhân sự không chính thức và ví dụ phổ biến

“Nhân sự không chính thức” bao gồm nhiều loại lao động khác nhau:

1. Freelancer: Người tự làm chủ, phục vụ nhiều khách hàng theo từng dự án. Họ tự kiểm soát lịch trình và phương pháp làm việc. Phổ biến trong lĩnh vực sáng tạo, công nghệ thông tin và tư vấn.
2. Nhà thầu: Cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ cụ thể trong khoảng thời gian xác định. Họ thường hoạt động qua công ty riêng và tự xử lý thuế. Phổ biến trong ngành xây dựng, công nghệ thông tin và kỹ thuật.
3. Lao động tạm thời: Được thuê qua các cơ quan cung ứng nhân lực để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn như thay thế nhân viên vắng mặt hoặc mùa cao điểm. Cơ quan tuyển dụng quản lý lương, còn doanh nghiệp chỉ định công việc hàng ngày.
4. Chuyên gia tư vấn: Chuyên gia cung cấp tư vấn và hướng dẫn chiến lược trong lĩnh vực chuyên môn. Họ làm việc độc lập hoặc qua công ty tư vấn để cải thiện quy trình, hướng dẫn thay đổi, hoặc giải quyết thách thức kinh doanh.

Sự khác biệt chính: Nhân sự không chính thức, nhà thầu và lao động tạm thời

Hiểu rõ sự khác biệt giữa nhân sự không chính thức, nhà thầu và lao động tạm thời là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân lực hiệu quả. Mặc dù các thuật ngữ này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, chúng có những khác biệt đáng kể về mối quan hệ tuyển dụng, kiểm soát và tình trạng pháp lý.

• Nhân sự không chính thức là thuật ngữ chung cho tất cả các hình thức nhân sự không dài hạn. Nhóm rộng này bao gồm nhà thầu, freelancer, chuyên gia tư vấn và lao động tạm thời. Đặc điểm định nghĩa là thời hạn làm việc có giới hạn mà không kỳ vọng việc làm liên tục.
• Nhà thầu (Nhà thầu độc lập) là cá nhân tự làm chủ hoặc đơn vị kinh doanh được thuê cho các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể. Họ hoạt động độc lập, quản lý công việc kinh doanh riêng, tự xử lý thuế và bảo hiểm, đồng thời thường duy trì quan hệ với nhiều khách hàng cùng lúc. Họ có quyền tự chủ cao nhất về cách thức và thời gian hoàn thành công việc.
• Lao động tạm thời được tuyển dụng bởi cơ quan cung ứng nhân lực quản lý lương, thuế và trách nhiệm hành chính. Công ty khách hàng chỉ đạo hoạt động hàng ngày, nhưng người sử dụng lao động hợp pháp là cơ quan tuyển dụng. Điều này tạo ra mối quan hệ ba bên giúp giảm một số rủi ro tuân thủ cho doanh nghiệp khách hàng.

Yếu tố	Nhân sự không chính thức	Nhà thầu	Lao động tạm thời
Tình trạng việc làm	Không dài hạn (thuật ngữ chung)	Tự kinh doanh	Nhân viên của cơ quan cung ứng
Giám sát	Khác nhau tùy loại	Tự kiểm soát phương pháp làm việc	Được giám sát bởi khách hàng
Quản lý lương	Khác nhau tùy loại	Tự quản lý, xuất hóa đơn cho khách hàng	Do cơ quan cung ứng xử lý
Trách nhiệm thuế	Khác nhau tùy loại	Thuế tự kinh doanh	Cơ quan cung ứng khấu trừ thuế
Sử dụng tốt nhất cho	Nhu cầu nhân lực linh hoạt	Chuyên môn đặc biệt	Thay thế vắng mặt, cao điểm theo mùa

Sự khác biệt thực tế chính là cách những người lao động này phù hợp với hoạt động của bạn. Nhà thầu cung cấp chuyên môn đặc biệt với mức độ hội nhập tối thiểu vào hệ thống của bạn, lao động tạm thời cung cấp nhân lực bổ sung được quản lý thông qua bên thứ ba, và nhóm không chính thức rộng hơn mang lại sự linh hoạt để cấu trúc các thỏa thuận phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Khi xây dựng chiến lược nhân sự, hãy cân nhắc từng loại phù hợp với yêu cầu dự án, hạn chế ngân sách và vấn đề tuân thủ. Sự kết hợp đúng đắn có thể nâng cao đáng kể tính linh hoạt của tổ chức đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và hoạt động.

Giá trị chiến lược và rủi ro cho doanh nghiệp

Quyết định sử dụng nhân viên thời vụ nên xuất phát từ mục tiêu kinh doanh rõ ràng, không chỉ đơn thuần theo xu hướng. Khi được tích hợp vào hệ sinh thái lực lượng lao động linh hoạt, các giải pháp nhân tài này giải quyết nhiều thách thức kinh doanh đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh.

Lợi thế của lực lượng lao động thời vụ

• Linh hoạt trong nhân sự: Tăng giảm quy mô đội ngũ nhanh chóng khi nhu cầu thị trường thay đổi mà không tốn chi phí tuyển dụng nhân viên toàn thời gian. Đặc biệt hữu ích trong thời điểm bất ổn, giúp phản ứng nhanh với thay đổi nhu cầu khách hàng.
• Tiếp cận kỹ năng chuyên biệt: Bổ sung chuyên gia cho dự án cần kỹ năng mà nhân viên hiện tại không có. Giúp tránh phải đào tạo nhân viên cho dự án một lần như xây dựng website hoặc triển khai công nghệ mới.
• Kiểm soát chi phí: Tránh chi phí gắn với nhân viên dài hạn như phúc lợi sức khỏe, nghỉ phép có lương và thuế. Chỉ trả cho nhân viên thời vụ số tiền đã thỏa thuận mà không phát sinh chi phí. Với nhà thầu độc lập, không phải khấu trừ thuế hoặc đóng bảo hiểm xã hội.
• Tăng năng suất: Lao động tạm thời thường nỗ lực hơn để tạo kết quả xuất sắc nhằm đảm bảo công việc tương lai. Thành công phụ thuộc vào danh tiếng, nên họ có động lực hoàn thành dự án tốt và nhanh chóng.

Những rủi ro và bất lợi tiềm ẩn

• Rủi ro pháp lý và thuế: Phân loại sai người lao động là nguy cơ lớn nhất, dẫn đến phạt và thuế truy thu. Tại Anh, quy định IR35 yêu cầu doanh nghiệp vừa và lớn xác định tình trạng thuế của cá nhân. Tại Mỹ, phân loại sai có thể bị IRS phạt nặng.
• Bảo mật dữ liệu: Cấp quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm cho người không phải nhân viên đòi hỏi kiểm soát nghiêm ngặt. Nhân sự không chính thức có thể tiếp cận thông tin kinh doanh bí mật, bí quyết thương mại và dữ liệu khách hàng, tạo rủi ro bảo mật nếu không quản lý tốt.
• Thiếu cam kết: Nhân viên thời vụ có thể ít quan tâm đến mục tiêu dài hạn và văn hóa công ty. Tính tạm thời có thể dẫn đến lòng trung thành thấp hơn nhân viên dài hạn, ảnh hưởng đến tính liên tục và lưu giữ kiến thức.

Cách các công ty hàng đầu sử dụng nhân sự không chính thức

Các tổ chức tiên phong không chỉ dùng lao động tạm thời để lấp chỗ trống. Họ triển khai nhân tài này có chiến lược để tạo tác động kinh doanh tối đa. Các công ty hàng đầu đưa quản lý dự án chuyên gia vào triển khai hệ thống phần mềm toàn doanh nghiệp, tận dụng kỹ năng chuyên biệt mà không tốn chi phí dài hạn. Trong giai đoạn chuyển đổi tổ chức, họ dùng nhà điều hành thời vụ cung cấp góc nhìn khách quan không bị ảnh hưởng bởi nội bộ. Với nghỉ thai sản hoặc nghỉ phép dài hạn, họ đảm bảo hoạt động liên tục qua nhân sự thay thế tạm thời chất lượng cao. Doanh nghiệp bán lẻ và mùa vụ có thể mở rộng và thu hẹp lực lượng lao động linh hoạt, duy trì mức nhân sự tối ưu bất kể nhu cầu thay đổi.

Cách xử lý các yêu cầu tuân thủ quan trọng

Khung pháp lý về nhân sự không chính thức đã thắt chặt trong những năm gần đây, với cơ quan chức năng giám sát kỹ lưỡng việc phân loại người lao động. Lãnh đạo doanh nghiệp không hiểu rõ các vấn đề này có thể đối mặt với rủi ro tài chính lớn và tổn hại danh tiếng.

Ai có thể được phân loại là nhân sự không chính thức? Rủi ro của việc phân loại sai

Không phải nhân sự nào cũng có thể gắn nhãn “không chính thức”. Đây là điểm pháp lý quan trọng. Bạn không thể chỉ đơn giản đặt nhân sự đó là “thời vụ” để tiết kiệm chi phí. Yếu tố chính là mức độ kiểm soát doanh nghiệp đối với người lao động. Nếu bạn quy định cách thức, thời gian và địa điểm làm việc, cơ quan quản lý sẽ coi họ là nhân viên, bất kể hợp đồng ghi thế nào.

Tại Mỹ, tòa án xem xét nhiều yếu tố, không chỉ một. Họ đánh giá mức độ quan trọng của công việc với doanh nghiệp, tính lâu dài của mối quan hệ, ai sở hữu thiết bị, mức độ kiểm soát, và tính độc lập của doanh nghiệp người lao động.

Tại Anh, quy tắc tương tự được áp dụng. Nếu bạn kiểm soát lịch trình và phương pháp làm việc của nhân viên thời vụ, họ có thể được coi là nhân viên, không phải nhà thầu. Việc tham dự họp thường xuyên hoặc tuân theo chính sách công ty có thể báo hiệu mối quan hệ tuyển dụng.

Tuân thủ cần thiết: Kiểm tra quyền làm việc

Tại Anh và nơi khác, bạn phải xác minh mọi người lao động có quyền làm việc hợp pháp, ngay cả khi họ được thuê qua cơ quan. Không làm kiểm tra này có thể bị phạt nặng. Trách nhiệm này không thể bỏ qua chỉ vì người đó không nằm trong bảng lương của bạn.

Người sử dụng lao động tại Anh cần biết người lao động là tự làm chủ, được thuê qua cơ quan, hay làm việc qua công ty trung gian. Với người lao động tự làm chủ, dù họ tự xử lý kiểm tra quyền làm việc, bạn vẫn nên xác minh tình trạng để tránh thuê người làm việc bất hợp pháp. Với lao động qua cơ quan, cơ quan phải kiểm tra, nhưng bạn nên xác nhận việc kiểm tra đã được thực hiện đúng cách.

Lưu trữ hồ sơ kiểm tra ít nhất hai năm sau khi người lao động nghỉ việc, và kiểm tra tiếp theo với những người có giấy phép làm việc có thời hạn.

Giải pháp: Quản lý chiến lược lực lượng lao động không chính thức (CWM)

Tuyển dụng ngẫu nhiên nhân sự không chính thức tạo rủi ro không cần thiết và bỏ lỡ cơ hội. Cách tiếp cận có cấu trúc vừa bảo vệ doanh nghiệp vừa tối ưu giá trị từ nguồn nhân lực quan trọng này.

Quản lý lực lượng lao động không chính thức là gì?

CWM là chiến lược kinh doanh toàn diện quản lý tất cả người lao động không dài hạn. Nó vượt qua việc tuyển dụng ngẫu nhiên để tạo quy trình tập trung, tuân thủ và hiệu quả từ tìm kiếm người lao động đến theo dõi hiệu suất, thanh toán và kết thúc công việc.

Khi công việc thời vụ phát triển nhanh trong những năm gần đây, nhu cầu về CWM tốt trở nên quan trọng. Cách tiếp cận này đảm bảo xử lý nhân sự không chính thức nhất quán đồng thời theo dõi chi tiêu và hiệu suất, tương tự như tuyển dụng theo yêu cầu giúp tổ chức tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả.

Cách quản lý lực lượng lao động không chính thức hiệu quả

Để có nhiều lợi ích nhất với ít rủi ro nhất, doanh nghiệp có thể dùng một số cách tiếp cận:

• Hệ thống quản lý nhà cung cấp (VMS) cung cấp phần mềm theo dõi người lao động, quản lý hợp đồng và thanh toán. Công cụ dựa trên đám mây này lưu trữ dữ liệu về lực lượng lao động thời vụ nhưng cần quản lý đúng cách. Giống mọi hệ thống, nó chỉ hoạt động tốt nếu dữ liệu đưa vào chính xác.
• Nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) mang giải pháp toàn diện nhất bằng cách hợp tác với công ty chuyên gia như Talentnet để quản lý lực lượng lao động không chính thức. MSP xử lý mọi thứ, cung cấp hướng dẫn chuyên môn về tuân thủ, quản lý nhà cung cấp và công nghệ giúp tìm kiếm nhân tài hàng đầu an toàn và hiệu quả. Nhiều công ty chọn giải pháp này vì được tiếp cận kiến thức chuyên môn.
• Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) là thuê công ty dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện công việc cụ thể với chi phí và thời gian xác định. Người lao động được công ty dịch vụ tuyển dụng, và bạn có hợp đồng với công ty đó để thực hiện công việc.

Lực lượng lao động không chính thức được quản lý tốt hiện là nhu cầu kinh doanh thiết yếu, không chỉ là lựa chọn. Khả năng tiếp cận nhanh kỹ năng chuyên biệt, điều chỉnh quy mô đội ngũ và kiểm soát chi phí mang lại lợi thế cạnh tranh lớn. Nhưng sự linh hoạt này phải cân bằng với biện pháp tuân thủ nghiêm ngặt để tránh rủi ro tốn kém và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Hãy cân nhắc hợp tác với nhà cung cấp chuyên môn có thể mang lại kiến thức và công nghệ để xử lý những vấn đề phức tạp này đồng thời tối đa hóa lợi ích của việc thuê nhân sự thời vụ cho tổ chức. Với cách tiếp cận đúng đắn về giải pháp tuyển dụng và thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ, bạn có thể xây dựng chiến lược lực lượng lao động không chính thức thực sự hiệu quả hỗ trợ mục tiêu kinh doanh.