Những Điều Cần Phải Tránh Khi Lựa Chọn Đối Tác Tính Lương cho Doanh Nghiệp

Giải quyết hiệu quả việc trả lương là điều tối quan trọng khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp. Bạn cần phải trả công cho nhân viên đúng hạn, cập nhật thuế và luật thuế, và tránh vi phạm luật pháp về thuế và trả lương. Toàn bộ quá trình trên có thể là một thử thách khá lớn đối với những người chưa có kinh nghiệm, vì vậy, các doanh nghiệp (dù lớn hay nhỏ) thường giao việc đó cho các chuyên gia.

Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ tính lương thuê ngoài để bạn lựa chọn, nhưng đừng chỉ chọn một đối tác tính lương mà không tiến hành thẩm định cẩn thận. Bởi thuê ngoài tính lương sẽ là một khoản chi phí thường xuyên cho một dịch vụ không thể thiếu đối với việc vận hành công ty, vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng mình đang chọn đúng đối tác. Dưới đây là một số sai lầm bạn nên tránh khi lựa chọn đối tác tính lương cho doanh nghiệp.

1. Lựa chọn phương án tiết kiệm nhất

Có thể ngay từ đầu, bạn muốn sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương nhằm cắt giảm hoặc tiết kiệm chi phí, nhưng trong quá trình kiểm tra các lựa chọn rẻ nhất, chất lượng có thể là thứ khiến bạn phải suy nghĩ lại. Lý do của việc thuê ngoài trả lương là nhằm nhờ các chuyên gia có kinh nghiệm dày dặn xử lý và giúp doanh nghiệp của bạn duy trì các tiêu chuẩn cao trong quá trình tính và trả lương. Nếu một đối tác tính lương đang đề nghị một mức giá thấp hơn mức trung bình của ngành, bạn có thể tiết kiệm được nhiều ngân sách hơn trong ngắn hạn nhưng về lâu dài, điều này có thể gây tổn hại cho công ty của bạn.

Thay vào đó, bạn nên chọn một đối tác tính lương có kinh nghiệm và được giới thiệu bởi nhiều doanh nghiệp có tên tuổi. Mức chi phí thấp hơn có thể cho thấy kỹ năng và năng lực chuyên môn của đối tác đó có “vấn đề”, cũng như tính bảo mật kém. Đừng bao giờ giao dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp mình cho đối tác mà bạn không tin tưởng. Chi phí có thể cao hơn một chút so với ước tính ban đầu nhưng không nên để những người nghiệp dư xử lý bảng lương và quá trình tính lương cho doanh nghiệp của bạn.

2. Bỏ qua bước thẩm định hồ sơ đối tác

Đừng chỉ chọn đối tác có vẻ là lựa chọn hiển nhiên nhất. Một đối tác tính lương nổi tiếng, từng làm việc cho nhiều doanh nghiệp lớn có thể không phù hợp với hệ thống tính lương của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn mong đợi đối tác này cũng hỗ trợ việc tính thuế, hãy đảm bảo rằng họ đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Nếu bạn chưa có hệ thống tính lương trước đó, hãy dành thời gian tìm hiểu cách nhà cung cấp dịch vụ tính lương sẽ giải quyết đầu việc đó như thế nào, hệ thống họ sẽ sử dụng là gì, phương thức bảo mật nào được áp dụng, v.v. Khi bạn đã nắm rõ những chi tiết này, bạn có thể tiến hành kí kết hợp đồng.

3. Trì hoãn

Trong khảo sát tính lương toàn cầu của Ernst and Young, 85% người được hỏi tin rằng vẫn còn khả năng cải thiện các phương thức tính và trả lương hiện tại của họ. Nếu bạn coi mình là một phần của 85% đó, bạn nên ngay lập tức xem xét các đối tác tính lương tiềm năng. Điều đó không nhất thiết rằng bạn phải ngay lập tức tiến hành thuê ngoài tính lương, nhưng nếu bạn đang thấy mình trì hoãn do lo lắng về tài chính hoặc do ưu tiên các nhiệm vụ khác, bạn có thể sớm gặp phải các vấn đề trong quá trình vận hành. Cuộc sống kinh doanh sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi doanh nghiệp của bạn đã có một hệ thống tính lương phù hợp.

4. Tránh trao đổi hời hợt với đối tác tiềm năng

Chỉ liên lạc qua email rất khó để giúp bạn đánh giá đối tác tính lương tiềm năng có phù hợp với các tiêu chuẩn của bạn hay không. Hãy cố gắng gặp gỡ nhà cung cấp nếu văn phòng của họ nằm cùng khu vực. Nếu không, hãy thiết lập các cuộc họp trực tuyến để làm quen với đối tác và làm rõ bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có. Đây là một cách tốt để duy trì kênh giao tiếp hiệu quả, đồng thời nó cũng cho phép bạn đánh giá liệu nhà cung cấp này có văn hóa và đạo đức doanh nghiệp tương tự như của bạn hay không. Một điều cũng quan trọng không kém là phải đảm bảo có thể liên hệ với nhà cung cấp của bạn trong trường hợp khẩn cấp, vì vậy bạn nên thiết lập một đầu mối liên hệ ngay lập tức.

5. Lo sợ cảm giác không chắc chắn hoặc thiếu kiểm soát

Khi bạn chuyển giao thông tin bảo mật cho bên thứ ba, cảm giác hoài nghi, lo lắng có thể xuất hiện. Xét cho cùng, giờ đây không chỉ mình bạn sở hữu thông tin đó nên việc rò rỉ dữ liệu là có thể xảy ra. Mặc dù sự hoài nghi này có thể trở nên bình thường ở một thời điểm nào đó, bạn phải tự nhắc mình rằng bạn đã chọn một nhà cung cấp dịch vụ tính lương mà bạn tin tưởng. Đặc biệt, một đối tác tốt có thể sở hữu những hệ thống bảo mật tiên tiến hơn so với hệ thống nội bộ của doanh nghiệp bạn, và vì thế dữ liệu của bạn sẽ được đảm bảo bảo mật tốt hơn.

6. Không trao đổi rõ mong muốn của bạn

Hãy trao đổi rõ những gì bạn cần từ đối tác tính lương doanh nghiệp. Họ có thể không có những dịch vụ mà bạn mong đợi, hoặc bạn có thể đã bỏ qua việc phác thảo rõ ràng tất cả các dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm. Bạn có mong đợi họ cũng xử lý các biểu mẫu thuế và giúp cho công ty của bạn tuân thủ luật pháp và quy định đầy đủ không? Ai sẽ lưu trữ dữ liệu, và làm thế nào? Bạn có mong đợi các báo cáo thường xuyên từ họ? Những điều như vậy nên được thảo luận ngay từ đầu, nếu không sẽ gây nên nhiều vấn đề phức tạp trong tương lai.

7. Thúc ép triển khai dù chưa chuẩn bị kĩ càng

Đối tác tính lương của bạn là những chuyên gia thật sự, vì vậy nếu họ mong bạn cho phép họ có thêm thời gian để chuyển đổi sang một hệ thống trả lương khác, bạn nên cho họ thời gian. Ngay cả khi hệ thống xử lý bảng lương của bạn đã lỗi thời, hãy cố gắng sử dụng các biện pháp thay thế tạm thời trong khi hệ thống mới được hoàn thiện. Việc hối thúc dự án phải bắt đầu ngay lập tức khi nó chưa sẵn sàng sẽ chỉ tạo ra nhiều vấn đề hơn cho doanh nghiệp của bạn cũng như đối tác tính lương. Bên cạnh việc tái cấu trúc và phân bổ nguồn lực một cách cẩn thận, đào tạo và hợp tác chặt chẽ cũng rất cần thiết cho quá trình chuyển đổi. Việc này không thể vội vàng, nếu không sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ tốt đẹp của bạn với nhà cung cấp dịch vụ tính lương của mình.

Kết luận

Nếu bạn đang vất vả để tránh mắc phải tất cả những sai lầm trên, bạn nên chuẩn bị để cải tiến thực sự dịch vụ tính lương hiện có của mình. Đã đến lúc các doanh nghiệp cần tự điều chỉnh theo nhịp đập của thời đại đang không ngừng thay đổi.

Nguồn: PeopleStrong