OKRs và KPIs: Kết Hợp Để Tăng Hiệu Suất Và Tạo Đột Phá

Key takeaways

• KPI ví như bảng đồng hồ của doanh nghiệp – giúp theo dõi “sức khỏe” và phát hiện những điểm cần lưu tâm. OKR là hệ thống định vị chiến lược – vạch ra con đường để tạo nên những bước nhảy vọt.
• Lợi thế thực sự đến từ việc kết hợp cả hai một cách thông minh: một KPI yếu sẽ cho thấy cơ hội cải tiến, và một OKR trọng tâm sẽ là giải pháp để nắm bắt cơ hội đó.
• Để thành công, lãnh đạo phải quyết đoán trong việc lựa chọn đâu là những chỉ số và mục tiêu quan trọng nhất, đồng thời phải theo dõi, đánh giá thường xuyên để giữ vững định hướng và kịp thời thích ứng.
• Khi một OKR tham vọng được hoàn thành, kết quả đó sẽ trở thành KPI tiêu chuẩn mới, liên tục nâng cao năng lực của tổ chức và tạo ra lợi thế dài hạn.

Cuộc tranh luận nên dùng OKR hay KPI thường khiến nhiều người lầm tưởng rằng phải chọn một trong hai. Đây là một sai lầm tốn kém. Câu hỏi đúng không phải là “chọn cái nào?”, mà là “kết hợp chúng ra sao?” KPI giống như bảng điều khiển của doanh nghiệp – đo lường “sức khỏe” tổng thể. OKR giống như hệ thống định vị chiến lược – xác định những mục tiêu lớn và chỉ ra con đường để đạt được các kết quả đột phá.

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp. Hãy hình dung nó như các đồng hồ trên táp-lô xe hơi – cho biết tốc độ, mức nhiên liệu, nhiệt độ động cơ ngay tại thời điểm hiện tại. KPI rất quan trọng để theo dõi hiện trạng và kiểm tra tiến độ công việc. Chúng trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta đang vận hành tốt đến đâu?”

Các chỉ số này phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian. Chúng cho biết tình hình đang tốt hay xấu, nhưng không phải lúc nào cũng chỉ rõ cần phải làm gì tiếp theo hay nên đi theo hướng nào.

Ví dụ về các KPI phổ biến theo từng bộ phận:

• Kinh doanh: Doanh thu hằng tháng, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị trung bình mỗi giao dịch.
• Marketing: Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL), chi phí sở hữu khách hàng (CAC), lượng truy cập website.
• Vận hành: Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT), thời gian phản hồi trung bình, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
• Đội đua F1: Thời gian dừng pit trung bình, thời gian hoàn thành một vòng đua, tỷ lệ hỏng hóc thiết bị.

Những chỉ số này cho thấy hiệu suất rõ ràng nhưng bản thân chúng không tự động thúc đẩy các thay đổi chiến lược hay những sáng kiến mới.Các tổ chức muốn tối ưu hệ thống theo dõi có thể triển khai KPIs quản lý hiệu suất chiến lược làm nền tảng đo lường hiệu quả.

OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results) là một khung quản trị mục tiêu, được thiết kế để tạo ra những thay đổi lớn và thực thi chiến lược một cách hiệu quả. Khác với KPI, OKR giống như một hệ thống GPS chiến lược – vừa cho biết đích đến, vừa vạch ra con đường tối ưu.

Hệ thống này kết hợp một mục tiêu (objective) lớn, truyền cảm hứng với một vài kết quả chính (key results) có thể đo lường được để cho thấy tiến bộ thực sự. OKR mang lại bối cảnh, mục đích và định hướng mà các chỉ số đơn lẻ thường thiếu. Chúng trả lời cho câu hỏi chiến lược: “Chúng ta muốn đi đến đâu và làm sao để biết mình đang đi đúng hướng?”

Ví dụ về OKR trong thực tế:

Đội đua F1

• Mục tiêu: Trở thành nhà vô địch giải F1.
• Kết quả chính:
  • KR1: Về đích trong top 3 ở 80% số chặng đua.
  • KR2: Giành vị trí xuất phát đầu tiên (pole position) trong 50% số chặng đua.
  • KR3: Giảm thời gian dừng pit trung bình từ 2.8 giây xuống 2.5 giây.

Đội ngũ kinh doanh

• Mục tiêu: Dẫn đầu thị trường về mức độ hài lòng của khách hàng.
• Kết quả chính:
  • KR1: Tăng chỉ số Net Promoter Score (NPS) từ 6 lên 8.
  • KR2: Giảm thời gian phản hồi khách hàng xuống dưới 2 giờ.
  • KR3: Ra mắt chương trình chăm sóc khách hàng chuyên sâu với 90% khách hàng mục tiêu tham gia.

Việc xây dựng OKR đòi hỏi sự tham gia của cả tập thể, trong đó mục tiêu của các đội nhóm sẽ góp phần hiện thực hóa mục tiêu chung của công ty. Hiểu rõ OKR là gì và tại sao quan trọng giúp chuyển các chỉ số đơn lẻ thành phần của sứ mệnh chiến lược có mục đích rõ ràng. 

OKR khác KPI như thế nào?

Những khác biệt này định hình cách mỗi framework thúc đẩy quyết định kinh doanh và phân bổ nguồn lực trong tổ chức.

Tiêu chí	OKR (Mục tiêu & kết quả chính)	KPI (Chỉ số hiệu suất chính)
Mục đích	Đặt ra và chinh phục các mục tiêu tham vọng.	Đo lường hiệu suất hoạt động đang diễn ra.
Trọng tâm	Kết quả cuối cùng, sự thay đổi, và sự đồng bộ.	Quy trình, hiện trạng, và so sánh với tiêu chuẩn.
Cấu trúc	Mục tiêu định tính + các kết quả chính định lượng.	Chỉ là một chỉ số định lượng.
Khung thời gian	Thường là ngắn hạn, có thời hạn cụ thể (ví dụ: theo quý).	Liên tục, có thể là dài hạn hoặc ngắn hạn.
Tính linh hoạt	Linh hoạt, có thể điều chỉnh hoặc thay đổi.	Tương đối cố định, thường nhất quán theo thời gian.
Sở hữu	Mang tính hợp tác, thường do đội nhóm dẫn dắt.	Thường do cấp quản lý thiết lập.
Trường hợp sử dụng	Thúc đẩy thay đổi chiến lược, đổi mới sáng tạo.	Giám sát hiệu suất, đảm bảo sự tuân thủ.

Mục đích: Giám sát vs. thay đổi

KPIs kiểm tra mức độ hoạt động tốt của những gì đang chạy – đo lường hiệu suất công việc hiện có. Những chỉ số n

ày giúp công ty nghiên cứu kết quả quá khứ và dự đoán tương lai, như tháng nào sẽ có doanh số hoặc quy mô giao dịch mong đợi.

OKR về đặt hướng mới và thúc đẩy thay đổi. Chúng đo lường sự thay đổi, được xây dựng để cải thiện hiệu suất đáng kể, không chỉ theo dõi. OKR tập trung đạt mục tiêu cụ thể và nhấn mạnh những kết quả có thể ban đầu có vẻ ngoài tầm với bằng cách truyền đạt tại sao chúng quan trọng hơn KPIs thông thường.

Phạm vi: Chỉ số đơn lẻ vs. hệ thống hoàn chỉnh

KPIs hoạt động như các điểm dữ liệu đơn lẻ – lượt truy cập website, tỷ lệ nghỉ việc nhân viên, chi phí khách hàng. Mỗi KPI có xu hướng đứng cùng mức với ưu tiên ngang nhau, cung cấp các phép đo cụ thể mà không cộng lại thành chiến lược lớn hơn.

OKR là hệ thống hoàn chỉnh liên kết mục tiêu đầy cảm hứng với một tập hợp chỉ số tập trung kết quả cùng nhau kể câu chuyện tiến bộ rõ ràng. Hệ thống này hoạt động như các khối xây dựng để đạt mục tiêu và chiến lược then chốt, vận hành như phần của quy trình lớn hơn.

Thời gian: Liên tục vs. theo chu kỳ

KPIs thường được theo dõi liên tục hoặc thời gian dài để quan sát sức khỏe doanh nghiệp. Những KPIs giống nhau thường được dùng quý này qua quý khác, hoạt động như mục tiêu chuẩn giúp trả lời liệu các đội có đạt mục tiêu hay không.

OKR được đặt trong chu kỳ ngắn hơn, có thời hạn – thường theo quý – để tạo sự tập trung và khẩn cấp xung quanh những thúc đẩy chiến lược cụ thể. Cách tiếp cận này cho phép kiểm tra thường xuyên và thay đổi mục tiêu, đảm bảo tiến bộ xảy ra và rào cản được khắc phục nhanh.

OKR và KPI? Nên sử dụng chỉ số nào?

Nên dùng OKRs hay KPIs? Câu hỏi này đặt sai trọng tâm. Đây không phải cuộc cạnh tranh, mà là câu chuyện về việc lựa chọn đúng công cụ cho đúng mục đích.

Hãy dùng KPI khi mục tiêu là giám sát và duy trì hiệu suất ổn định tại các mảng cốt lõi của doanh nghiệp. Chúng là nền tảng của sự vận hành xuất sắc, cung cấp các chỉ số “sức khỏe” quan trọng và giúp giữ cho con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng.

Hãy dùng OKR khi mục tiêu là thay đổi, đổi mới, hoặc cải thiện đáng kể hiệu suất trong một lĩnh vực chiến lược. Chúng là động lực cho sự tăng trưởng và chuyển đổi, đặc biệt giá trị trong những môi trường thay đổi nhanh, nơi sự linh hoạt là tối quan trọng. OKR phát huy hiệu quả tốt nhất khi công ty cần tập hợp các đội nhóm hướng về một sứ mệnh chung, chinh phục những mục tiêu lớn và nuôi dưỡng văn hóa đổi mới.

Sức mạnh thực sự khi kết hợp OKR và KPI

Một điểm yếu thường bị bỏ qua của việc chỉ dùng KPI là sự mơ hồ về trách nhiệm. Trưởng một bộ phận có thể chịu trách nhiệm báo cáo về KPI “Tỷ lệ khách hàng rời bỏ”, nhưng các hoạt động hằng ngày của đội ngũ dưới quyền lại không có tác động rõ ràng và trực tiếp đến con số cấp cao đó. Điều này tạo ra một lỗ hổng: chỉ số thì được theo dõi, nhưng không ai thực sự có nhiệm vụ cụ thể để cải thiện. OKR giải quyết vấn đề này bằng cách yêu cầu các đội nhóm xác định những kết quả chính cụ thể mà họ sẽ chịu trách nhiệm để tạo ra thay đổi cho KPI đang yếu kém. Cách làm này chuyển đổi việc giám sát thụ động thành sự sở hữu chủ động và có trách nhiệm.

Lợi thế cạnh tranh thực sự đến khi hai hệ thống này không còn là công cụ riêng rẽ, mà trở thành một quy trình tích hợp, thúc đẩy cả sự vận hành xuất sắc lẫn những đột phá chiến lược. Quy trình này vận hành như sau:

1. KPIs giúp phát hiện vấn đề và cơ hội. Bảng điều khiển KPI cho thấy bức tranh toàn cảnh về “sức khỏe” doanh nghiệp. Một chỉ số KPI “báo động đỏ” hoặc có hiệu suất kém không phải là thất bại – đó là một tín hiệu quý giá cho thấy cần tập trung năng lượng và nguồn lực chiến lược vào đâu.
2. OKRs đưa ra giải pháp trọng tâm. Từ tín hiệu của KPI, doanh nghiệp tạo ra một OKR được thiết kế đặc thù để khắc phục vấn đề đó. Cách tiếp cận này giúp cả đội ngũ tập trung vào một sứ mệnh rõ ràng, có thể đo lường để tạo ra sự cải tiến vượt bậc.
3. OKR thành công tạo ra một tiêu chuẩn mới. Khi đạt được OKR, mục tiêu tham vọng đó sẽ trở thành ngưỡng hiệu suất cơ bản mới. Kết quả chính đó có thể được chuyển thành một KPI cần theo dõi thường xuyên, đảm bảo thành quả được duy trì và liên tục nâng cao tiêu chuẩn của tổ chức.

Ví dụ: Một bệnh viện đặt KPI là phải duy trì thời gian hoạt động (uptime) của nền tảng đăng ký khám bệnh ở mức 99%, nhưng hiệu suất hiện tại chỉ đạt 50%. KPI này đang báo động. Đội ngũ kỹ thuật sau đó đặt một mục tiêu: “Tạo ra nền tảng đăng ký khám bệnh ổn định và đáng tin cậy tuyệt đối” với kết quả chính: “Tăng thời gian hoạt động từ 50% lên 99% trong quý 3.” Khi đạt được, mức 99% này sẽ trở thành KPI cơ bản mới cần duy trì trong các quý tiếp theo.

Các tổ chức muốn triển khai cách tiếp cận tích hợp này có thể cân nhắc sử dụng các hệ thống quản lý hiệu suất toàn diện, vốn cung cấp nền tảng cần thiết để hỗ trợ cả việc theo dõi KPI và triển khai OKR hiệu quả. 

3 sai lầm phổ biến cần tránh khi dùng OKR và KPI

Ngay cả những nhà lãnh đạo có thiện chí nhất cũng có thể làm suy yếu hệ thống này nếu mắc phải ba sai lầm phổ biến sau:

1. OKR chỉ là “danh sách công việc hằng ngày”. Đây là sai lầm khi đặt ra các OKR chỉ để mô tả những nhiệm vụ thường nhật thay vì thúc đẩy sự thay đổi thực sự. Một OKR hiệu quả phải là mục tiêu có tính thách thức, nếu không, nó chỉ là một danh sách công việc được đặt cho một cái tên mỹ miều, hoặc chính là một KPI trá hình.
2. Ôm đồm quá nhiều mục tiêu. Vừa theo dõi hàng chục KPI, vừa đặt ra vô số OKR cùng lúc sẽ làm phân tán sự tập trung và chắc chắn dẫn đến kết quả tầm thường. Lãnh đạo phải đưa ra những lựa chọn khó khăn, tìm ra một vài chỉ số và mục tiêu quan trọng nhất để tạo ra tác động lớn nhất.
3. Thiết lập rồi… để đó. Cả hai hệ thống đều trở nên vô dụng nếu thiếu sự đánh giá và điều chỉnh thường xuyên. Thành công đòi hỏi một nhịp độ làm việc nhất quán với các buổi kiểm tra hằng tuần và đánh giá hằng quý để giữ cho cả đội ngũ đi đúng hướng và chịu trách nhiệm với kết quả.

Để tránh những cạm bẫy này, các tổ chức nên đánh giá hệ thống quản lý hiệu suất hiện tại để xác định các lỗ hổng trước khi áp dụng những phương pháp mới. 

Lựa chọn đúng các KPI dài hạn để điều hành doanh nghiệp là một quyết định có ảnh hưởng lớn. Theo dõi sai chỉ số có thể dẫn cả tổ chức đi chệch hướng. OKR cung cấp một “sân chơi thử nghiệm” ít rủi ro trong mỗi quý để kiểm chứng xem chỉ số nào thực sự có tác động, trước khi áp dụng chúng vĩnh viễn vào hệ thống báo cáo của công ty. Bằng cách sử dụng một chỉ số mới tiềm năng như một kết quả chính trong một OKR hằng quý, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá mức độ phù hợp và tác động của nó đối với các mục tiêu chiến lược. Cách tiếp cận linh hoạt này đảm bảo rằng các KPI mà doanh nghiệp cam kết gắn bó là những chỉ số thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Mục tiêu cuối cùng không phải là chọn giữa OKR và KPI, mà là sử dụng thành thạo cả hai để tạo ra tác động chiến lược tối đa. Lãnh đạo cần nhìn vào các KPI hiện tại để tìm ra những lĩnh vực chỉ đang “ổn” thay vì “xuất sắc”, sau đó sử dụng các OKR trọng tâm để thúc đẩy những cải tiến đột phá, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Lợi ích của một hệ thống quản lý hiệu suất tích hợp không chỉ dừng lại ở việc đo lường – chúng còn kiến tạo một văn hóa cải tiến liên tục và tư duy chiến lược trong toàn tổ chức.

Hãy tự hỏi: Đâu là KPI yếu kém duy nhất mà nếu được cải thiện triệt để bằng một OKR trọng tâm trong quý này, sẽ tạo ra lợi thế chiến lược lớn nhất cho doanh nghiệp?