Quản Lý Phép Năm Người Lao Động

Tóm tắt

• Số ngày phép cơ bản dao động từ 12-16 ngày tùy tính chất công việc và tăng 1 ngày sau mỗi 5 năm thâm niên
• Các khoảng thời gian nghỉ dài hạn như nghỉ không lương quá 1 tháng, nghỉ ốm quá 2 tháng không được tính vào thâm niên phép
• Doanh nghiệp chỉ bắt buộc trả tiền phép chưa nghỉ khi nhân viên thôi việc, còn lại có thể thỏa thuận gộp tối đa 3 năm
• Quy chế nghỉ phép nội bộ chặt chẽ là công cụ quan trọng để tránh tranh chấp và quản trị rủi ro hiệu quả

Chế độ nghỉ phép năm tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều rủi ro pháp lý và chi phí tiềm ẩn. Một sai sót nhỏ trong cách tính phép năm của người lao động có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và uy tín của doanh nghiệp, đặc biệt trong các trường hợp phức tạp. Bài viết này sẽ làm rõ những quy định chế độ nghỉ phép quan trọng nhất theo luật lao động hiện hành, giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nắm vững cách xử lý các tình huống đặc biệt để quản trị rủi ro hiệu quả và đảm bảo tuân thủ.

Doanh nghiệp cần nắm những quy định cơ bản nào về phép năm?

Hiểu đúng khung luật lao động về chế độ nghỉ phép là nền tảng để xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ các con số cơ bản để tránh sai sót trong tính toán và các lỗi thường gặp trong quy trình tính lương.

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng được hưởng số ngày nghỉ phép có hưởng nguyên lương tùy theo điều kiện công việc:

• 12 ngày: Với công việc trong điều kiện bình thường
• 14 ngày: Với người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
• 16 ngày: Với công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

Điều quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua là quy định về phép thâm niên. Cứ đủ 5 năm làm việc cho một doanh nghiệp, người lao động được cộng thêm 1 ngày phép. Một nhân viên làm việc 15 năm sẽ có thêm 3 ngày phép so với mức cơ bản. Điều này tạo ra sự chênh lệch đáng kể trong việc lập kế hoạch nhân sự và quản lý tính lương hiệu quả.

Đối với những người lao động chưa làm đủ 12 tháng, số ngày phép được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế. Công thức tính này sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.

Những khoảng thời gian nào không được tính thâm niên để cộng ngày phép?

Một trong những điểm phức tạp nhất trong quản lý chế độ nghỉ phép của người lao động là xác định chính xác thời gian làm việc để tính thâm niên. Sai sót ở đây có thể dẫn đến tranh chấp lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải mọi thời gian nghỉ của nhân viên đều được tính là thời gian làm việc để hưởng thêm ngày phép. Theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các trường hợp sau sẽ không được tính vào thâm niên phép năm:

• Thời gian nghỉ việc không hưởng lương cộng dồn quá 01 tháng trong một năm
• Thời gian nghỉ do ốm đau vượt quá 02 tháng trong một năm
• Thời gian nghỉ do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp vượt quá 06 tháng trong một năm

Ví dụ cụ thể: Nếu một nhân viên nghỉ không lương tổng cộng 45 ngày trong năm, chỉ có 30 ngày đầu được tính vào thâm niên. 15 ngày còn lại sẽ bị loại trừ.

Quy định này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống theo dõi và phân loại các loại nghỉ phép khác nhau một cách chính xác để tuân thủ các điểm chính trong nguyên tắc tuân thủ bảng lương.

Cách tính phép năm trong các trường hợp đặc biệt cần lưu ý?

Thực tế vận hành doanh nghiệp thường gặp nhiều tình huống không theo khuôn mẫu chuẩn. Hiểu rõ cách tính trong từng trường hợp giúp doanh nghiệp xử lý đúng và tránh rủi ro.

Khi người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng

Số ngày phép được tính theo công thức: 

Ví dụ: Một nhân viên làm công việc bình thường được 8 tháng sẽ có (12 + 0) ÷ 12 × 8 = 8 ngày phép. Kết quả tính toán được làm tròn theo nguyên tắc: phần thập phân từ 0,5 trở lên làm tròn lên 1 ngày, nhỏ hơn 0,5 làm tròn xuống. 

Điều này có thể tạo ra sự khác biệt trong một số trường hợp cận biên và cần được tích hợp trong dịch vụ tính lương chuyên nghiệp.

Khi người lao động làm việc chưa đủ tháng

Một tháng được tính đủ điều kiện nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng đó.

Ví dụ: Nếu một tháng có 22 ngày làm việc theo lịch công ty, nhân viên cần có ít nhất 11 ngày làm việc hoặc nghỉ có hưởng lương thì tháng đó mới được tính vào thời gian tính phép năm.

Xử lý ngày phép chưa nghỉ: Chi trả, chuyển năm hay nhân viên tự mất quyền lợi?

Quản lý ngày phép chưa nghỉ là vấn đề phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và mối quan hệ lao động. Xử lý sai có thể dẫn đến tranh chấp tốn kém.

Người lao động thôi việc hoặc bị mất việc

Doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán tiền lương cho những ngày phép mà người lao động chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết tại thời điểm chấm dứt hợp đồng. Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, không thể thỏa thuận khác.

Việc tính toán số tiền phải trả dựa trên mức lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm chấm dứt. Doanh nghiệp phải có hệ thống theo dõi chính xác số ngày phép còn lại của từng nhân viên để tránh tranh chấp khi thanh lý hợp đồng.

Thỏa thuận gộp phép tối đa 3 năm

Pháp luật cho phép người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận để gộp ngày nghỉ phép, nhưng không được quá 03 năm một lần. Việc này cần có sự đồng thuận và quy định rõ ràng trong nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ vì việc gộp phép có thể tạo ra những khoảng trống lớn trong lực lượng lao động khi nhân viên nghỉ dài ngày. Đồng thời, nếu nhân viên thôi việc trong thời gian gộp phép, số tiền phải thanh toán có thể rất lớn.

Người lao động không chủ động nghỉ phép

Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc và không có nhu cầu nghỉ, doanh nghiệp không có nghĩa vụ thanh toán tiền cho những ngày phép chưa nghỉ đó. Đây là điểm thay đổi quan trọng so với Bộ luật Lao động 2012.

Nếu doanh nghiệp đã có quy định lịch nghỉ linh hoạt cho phép nhân viên đăng ký nhưng họ không đăng ký, theo Công văn số 308/CV-PC của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, có thể được xem là người lao động đã từ bỏ quyền nghỉ của mình trong năm đó. Điều này cần được quy định rõ ràng trong nội quy lao động để tránh tranh chấp.Việc quản lý chế độ nghỉ phép năm không chỉ là trách nhiệm của phòng Nhân sự mà còn là một phần trong chiến lược quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo nên chủ động rà soát lại quy chế nội bộ để đảm bảo tuân thủ chặt chẽ, minh bạch hóa quyền lợi, tránh các tranh chấp không đáng có. Đồng thời, việc xây dựng phúc lợi tiêu chuẩn cho nhân viên và sử dụng các dịch vụ tuân thủ hành chính chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một chính sách phúc lợi hiệu quả, góp phần giữ chân nhân tài.