Quy Định Đóng Bảo Hiểm Xã Hội Của Doanh Nghiệp FDI Tại Việt Nam 2025

Key takeaways

• Doanh nghiệp FDI phải tuân thủ quy định đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp với mức đóng 30% trên quỹ lương cho người lao động có hợp đồng từ 12 tháng trở lên
• Từ 1/7/2025, Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP siết chặt quy định về đối tượng, mức đóng và cách tính lương làm căn cứ đóng BHXH
• Vi phạm có thể dẫn đến truy thu nhiều năm và phạt hành chính lên tới 150 triệu VNĐ cho tổ chức, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp
• Việc tuân thủ đúng quy định đóng BHXH của doanh nghiệp không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng cho phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hợp đồng lao động, xây dựng bảng lương minh bạch và thiết lập quy trình cập nhật định kỳ

Quy định đóng BHXH của doanh nghiệp đang ngày càng siết chặt, đặc biệt với Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025. Đối với các CEO và lãnh đạo doanh nghiệp FDI, việc nắm vững các quy định này không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu cấp bách để đảm bảo hoạt động ổn định, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có và xây dựng nền tảng phát triển bền vững tại Việt Nam.

1. Đối tượng và điều kiện tham gia BHXH

Việc xác định chính xác đối tượng phải tham gia BHXH là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp FDI tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Người lao động Việt Nam

Tất cả người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên đều phải tham gia BHXH bắt buộc.

Điều đáng lưu ý là pháp luật xem xét theo bản chất của mối quan hệ lao động, không phải theo tên gọi hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp cố gắng “thay tên” hợp đồng lao động thành hợp đồng cộng tác, khoán việc để tránh nghĩa vụ BHXH. Tuy nhiên, cơ quan quản lý sẽ xem xét theo thực chất có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên hay không.

Người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Điều kiện này nghiêm ngặt hơn so với người lao động Việt Nam, thể hiện sự cân nhắc về tính ổn định và cam kết dài hạn của lao động nước ngoài.

Quy định đóng BHXH cho công ty nước ngoài có ba trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
• Người đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định của Bộ luật Lao động tại thời điểm giao kết hợp đồng
• Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác (như hiệp định song phương về BHXH giữa Việt Nam và Hàn Quốc đã có hiệu lực từ 1/1/2024)

2. Các khoản phải đóng BHXH

Hiểu rõ cơ cấu đóng góp BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ việc lập kế hoạch tài chính chính xác.

Đối tượng	Quỹ hưu trí & tử tuất	Quỹ ốm đau & thai sản	Quỹ TNLĐ-BNN	Quỹ BHYT	Tổng cộng
Người sử dụng lao động	14%	3%	0,5%	3%	20,5%
Người lao động nước ngoài	8%	–	–	1,5%	9,5%

Mức đóng của người sử dụng lao động

Doanh nghiệp phải đóng tổng cộng 20,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Khoản đóng này bao gồm 17% vào quỹ BHXH (14% quỹ hưu trí và tử tuất, 3% quỹ ốm đau và thai sản), 3% vào quỹ bảo hiểm y tế, và 0,5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu đủ điều kiện và được Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội chấp thuận, có thể được áp dụng mức đóng thấp hơn là 0,3%.

Mức đóng của người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài đóng tổng cộng 9,5% gồm 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất, và 1,5% vào quỹ bảo hiểm y tế. Một điểm quan trọng là người lao động nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp, do đó không phải đóng khoản này. Tham khảo thêm 10 quyền lợi của bảo hiểm xã hội để hiểu rõ hơn về các chế độ người lao động được hưởng.

Tổng chi phí BHXH hàng tháng = Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH × 30% (20,5% do doanh nghiệp đóng + 9,5% do người lao động đóng)

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Quan trọng là phải phân biệt rõ các khoản phụ cấp, bổ sung ổn định và các khoản biến động theo năng suất để xây dựng bảng lương minh bạch, đúng luật. Việc tính toán chính xác các khoản này là một phần quan trọng của tổng chi phí nhân sự mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Đối với trường hợp tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng ngoại tệ, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được tính bằng Đồng Việt Nam trên cơ sở tỷ giá bình quân của 4 Ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố tại thời điểm cuối ngày 02/01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01/07 cho 6 tháng cuối năm.

3. Thủ tục đăng ký và hồ sơ

Quy trình đăng ký BHXH cho doanh nghiệp FDI yêu cầu chuẩn bị và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hồ sơ.

Đăng ký mã đơn vị và tham gia lần đầu

Doanh nghiệp chưa có mã đơn vị BHXH phải đăng ký trước khi báo tăng người lao động. Quy trình này bao gồm hai bước chính: đăng ký mã đơn vị và báo tăng người lao động tham gia BHXH.

Hồ sơ đăng ký mã đơn vị gồm:

1. Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
2. Tờ khai tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS

Hồ sơ báo tăng BHXH cho người lao động bao gồm:

1. Tờ khai tham gia BHXH cho người lao động chưa có mã BHXH theo mẫu TK1-TS
2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách người lao động tham gia BHXH theo mẫu D02-LT
3. Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người lao động
4. Hợp đồng lao động được ký kết giữa công ty và người lao động

Yêu cầu đặc biệt đối với người lao động nước ngoài

Khi làm hồ sơ báo tăng BHXH cho người lao động nước ngoài, các thông tin cá nhân như họ tên, quốc gia, giới tính phải được ghi theo phiên âm quốc tế. Hồ sơ cá nhân phải được dịch sang tiếng Việt và có chứng thực hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện quản lý hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công BHXH. Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 30 ngày từ khi ký hợp đồng lao động. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ nhận được sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động.

4. Quản lý, kiểm soát và lưu ý

Việc quản lý BHXH hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp luật.

Bốn bước quan trọng doanh nghiệp cần thực hiện

1. Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động, kể cả các hợp đồng “thay tên” như thỏa thuận cộng tác, khoán việc nếu có bản chất lao động trả lương và quản lý, vì chúng vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định.
2. Xác định rõ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, phân biệt khoản phụ cấp, bổ sung ổn định và khoản biến động theo năng suất để xây dựng bảng lương minh bạch, đúng luật, tránh truy thu hoặc đóng vượt mức cần thiết.
3. Lưu ý nghĩa vụ BHXH đối với người lao động nước ngoài, đặc biệt trường hợp hợp đồng từ 12 tháng trở lên không thuộc diện miễn trừ (di chuyển nội bộ, đủ tuổi hưu hoặc điều ước quốc tế quy định khác).
4. Thiết lập quy trình kiểm tra, cập nhật định kỳ chính sách BHXH, đào tạo nhân sự phụ trách để kịp thời nắm bắt thay đổi pháp luật, đặc biệt khi Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã siết chặt hơn về đối tượng, mức đóng, cách tính lương quy đổi ngoại tệ. Để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn về bảo hiểm xã hội theo cập nhật Luật BHXH mới nhất.

Lợi ích khi tuân thủ đúng quy định

Việc thực hiện đầy đủ và chính xác nghĩa vụ BHXH sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và truy thu nhiều năm. Đồng thời, điều này còn giúp tối ưu chi phí nhân sự hợp lý và minh bạch, nâng cao năng lực quản trị tài chính và xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác và nhân viên. Việc hiểu rõ các loại phúc lợi cho nhân viên bao gồm cả BHXH bắt buộc sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả.

Quy định đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là một phần quan trọng trong chính sách nhân sự, an sinh xã hội và văn hóa doanh nghiệp. Trong bối cảnh các quy định pháp luật về BHXH ngày càng rõ ràng và chặt chẽ hơn, đặc biệt với sự có hiệu lực của Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, rà soát và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tuân thủ.

Để có sổ tay tuân thủ nhân sự chi tiết và được cập nhật liên tục, các nhà lãnh đạo cần hành động ngay hôm nay bằng việc rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động để xác định đúng đối tượng phải tham gia BHXH, xây dựng bảng lương minh bạch phân biệt rõ các khoản thu nhập tính BHXH, và thiết lập quy trình kiểm tra cập nhật định kỳ để luôn đi trước những thay đổi của pháp luật.