5 Lưu Ý Khi Sử Dụng Số Định Danh Cá Nhân Thay Cho Mã Số Thuế

Key Takeaways

• Từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân sẽ thay thế hoàn toàn MST cá nhân, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật
• Doanh nghiệp cần nắm rõ cách xử lý cho các trường hợp chính: thông tin khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia, thông tin không khớp và trường hợp có nhiều MST
• Việc chuyển đổi này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể cho cả doanh nghiệp và người lao động
• Cần chủ động hướng dẫn nhân viên kiểm tra, rà soát và cập nhật thông tin thuế ngay từ bây giờ để quá trình chuyển đổi diễn ra tự động, không gián đoạn
• Sự chuẩn bị sớm không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn là cơ hội tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và thực hiện nghĩa vụ thuế hiệu quả

Mã số thuế (MST) là một dãy số do cơ quan thuế cấp để nhận diện cá nhân hoặc tổ chức, phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế theo quy định. MST cũ chỉ tồn tại trong cơ sở dữ liệu của ngành thuế, dẫn đến trường hợp một người có thể có nhiều mã, gây khó khăn cho công tác quản lý. Số định danh cá nhân sẽ hợp nhất mọi nghĩa vụ thuế dưới một mã số duy nhất và đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

1. Ghi nhận thông tin đúng chuẩn

Từ ngày 01/07/2025, khi nộp bất kỳ hồ sơ thuế, hóa đơn, tờ khai hay chứng từ thuế nào, người nộp thuế phải ghi số định danh cá nhân vào mục “mã số thuế” thay cho mã số thuế cũ. Điều này có nghĩa là tất cả các mẫu biểu, phần mềm kế toán, hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp cần được cập nhật để thích ứng với quy định mới.

Đặc biệt quan trọng, khi đăng ký thuế hoặc cập nhật thông tin, người nộp thuế cần kê khai chính xác ba thông tin cơ bản: họ và tên, ngày tháng năm sinh và số định danh cá nhân. Ba thông tin này phải đảm bảo trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC). Bất kỳ sai lệch nào, dù nhỏ nhất như chênh lệch ngày sinh hoặc cách viết tên, đều phải được điều chỉnh trước khi có thể sử dụng số định danh cá nhân cho các giao dịch thuế.

Việc đồng bộ hóa thông tin này không chỉ giúp quá trình kê khai thuế diễn ra nhanh chóng hơn mà còn giảm thiểu đáng kể rủi ro sai sót và tranh chấp pháp lý. Doanh nghiệp nên hướng dẫn bộ phận nhân sự và kế toán kiểm tra kỹ lưỡng thông tin cá nhân của từng nhân viên để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

2. Cập nhật thông tin khi có sai lệch hoặc trùng lặp

Nếu trước ngày 01/7/2025 một cá nhân đã được cấp mã số thuế nhưng thông tin đăng ký không trùng khớp với dữ liệu dân cư quốc gia, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái mã số thuế về “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Trong trạng thái này, mã số thuế sẽ bị tạm khóa và người nộp thuế không thể thực hiện các giao dịch thuế bình thường cho đến khi hoàn tất việc cập nhật thông tin chính xác.

Để khắc phục tình trạng này, người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định tại Khoản 1, Khoản 4, Điều 25 Thông tư số 86/2024/TT-BTC. Quá trình này có thể mất thời gian và đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, do đó doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên thực hiện sớm để tránh gián đoạn công việc.

Đối với trường hợp cá nhân từng được cấp nhiều mã số thuế khác nhau, người nộp thuế cần cập nhật số định danh cá nhân cho tất cả các mã số thuế đã được cấp. Sau khi cập nhật, cơ quan thuế sẽ tích hợp toàn bộ các mã số thuế vào số định danh cá nhân duy nhất và hợp nhất tất cả dữ liệu thuế theo số định danh này.

Quá trình hợp nhất này mang lại lợi ích lớn cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Thay vì phải theo dõi và quản lý nhiều mã số thuế khác nhau, mọi thứ sẽ được tập trung dưới một số định danh duy nhất, giúp việc tra cứu, kê khai và quản lý nghĩa vụ thuế trở nên đơn giản và minh bạch hơn.

3: Quy định đối với hộ kinh doanh có nhiều địa điểm

Từ ngày 01/7/2025, cơ quan thuế sẽ không còn cấp mã số thuế riêng cho từng địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh nữa. Thay vào đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ sử dụng một số định danh cá nhân duy nhất của người đại diện để kê khai và thực hiện mọi giao dịch thuế với cơ quan thuế nơi có hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, những mã số thuế đã được cấp cho các địa điểm kinh doanh trước đây sẽ không mất đi mà được cơ quan thuế chuyển đổi tự động sang số định danh cá nhân. Quá trình chuyển đổi này diễn ra tự động, không yêu cầu thủ tục bổ sung từ phía người nộp thuế, giúp đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Người nộp thuế vẫn có thể tra cứu được thông tin nghĩa vụ thuế theo từng mã số thuế của địa điểm kinh doanh đã được cấp trước đây khi đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử thông qua tài khoản định danh điện tử (VNEID) mức độ 2. Tính năng này đảm bảo tính truy xuất và minh bạch trong quản lý dữ liệu thuế lịch sử.

4. Giá trị pháp lý của hóa đơn, chứng từ đã sử dụng mã số thuế cũ

Tất cả các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế, giấy tờ có giá trị pháp lý đã được lập có sử dụng thông tin mã số thuế cũ trước ngày 01/7/2025 sẽ tiếp tục được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế và chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà không cần phải điều chỉnh thông tin mã số thuế sang số định danh cá nhân.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không cần lo lắng về việc phải in lại, sửa đổi hay làm mới tất cả các chứng từ, hóa đơn đã phát hành trước đây. Các tài liệu này vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý và được chấp nhận trong mọi giao dịch, thủ tục thuế sau này. Quy định này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025 trở đi, tất cả các hóa đơn, chứng từ mới phát hành phải sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng việc cập nhật hệ thống phần mềm kế toán, mẫu hóa đơn và các biểu mẫu liên quan để đảm bảo tuân thủ quy định mới ngay từ ngày đầu tiên.

Các giao dịch, hợp đồng, chứng từ thanh toán đã thực hiện trước đây vẫn có đầy đủ giá trị chứng minh và có thể được sử dụng trong các tranh chấp pháp lý hoặc kiểm tra thuế nếu cần thiết.

5. Chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin

Người nộp thuế nên chủ động kiểm tra và đối chiếu thông tin đăng ký thuế hiện tại với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua các kênh chính thức. Cơ quan thuế cung cấp nhiều phương thức tra cứu thuận tiện như:

Kênh trực tuyến:

• Cổng Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn
• Trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Ứng dụng di động: iCanhan hoặc eTaxMobile (cho người có tài khoản thuế điện tử)

Kênh trực tiếp:

• Liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Chi cục Thuế nơi cư trú
• Số điện thoại đường dây nóng của ngành thuế 

Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm tra thông tin thuế của toàn bộ nhân viên một cách có hệ thống. Bộ phận nhân sự có thể phối hợp với bộ phận kế toán để lập danh sách chi tiết, kiểm tra từng trường hợp và hỗ trợ nhân viên hoàn thiện thủ tục nếu cần thiết.

Ngoài ra, cơ quan thuế hiện đang thực hiện công tác rà soát và chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu mã số thuế cá nhân để chuẩn bị cho việc chuyển đổi. Do đó, người nộp thuế cũng cần chú ý theo dõi các thông báo chính thức từ cơ quan thuế để nắm bắt thông tin và thực hiện đúng hướng dẫn khi cần thiết.Lợi ích của việc dùng số định danh hứa hẹn mang lại nhiều giá trị thiết thực như giảm thiểu thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, và tạo thuận lợi cho người dân cũng như doanh nghiệp trong thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc đầu tư vào dịch vụ tính lương chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển đổi này. Sự chuẩn bị sớm và có hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những gián đoạn không mong muốn mà còn biến thách thức thành cơ hội để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả thực hiện nghĩa vụ thuế.