Xây Dựng Hệ Thống HRIS cho Nhà Máy Mới tại Việt Nam chỉ trong 30 Ngày

Tổng quan dự án

• Khách hàng: Tập đoàn sản xuất toàn cầu đến từ Mỹ đang mở rộng hoạt động tại thị trường Việt Nam

• Bối cảnh: Nhà máy mới thành lập với quy mô nhân sự dự kiến tăng trưởng nhanh gấp 60 lần chỉ trong vòng 6 tháng, trong khi năng lực của các bộ phận nội bộ tại Việt Nam vẫn đang trong giai đoạn xây dựng

• Thách thức: Thiết lập nền tảng HR có khả năng mở rộng nhanh chóng, vừa đáp ứng nhu cầu vận hành tức thời, vừa phù hợp với đặc thù pháp lý và vận hành tại Việt Nam

• Phạm vi triển khai: Xây dựng hệ thống HRIS linh hoạt để quản lý chấm công, nghỉ phép và tăng ca, đồng thời tư vấn thiết lập quy trình nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu pháp lý và thực tiễn vận hành tại địa phương

• Thời gian triển khai: Khoảng 1 tháng để chính thức vận hành hệ thống

Bối cảnh & Thách thức

Khi một tập đoàn sản xuất toàn cầu của Mỹ triển khai nhà máy đầu tiên tại Việt Nam, mục tiêu đặt ra rất rõ ràng: nhanh chóng đưa nhà máy vào vận hành, đồng thời chuẩn bị cho giai đoạn mở rộng nhân sự quy mô lớn.

Tuy nhiên, thực tế triển khai phức tạp hơn nhiều.

Chỉ trong vòng 6 tháng, doanh nghiệp dự kiến tăng quy mô nhân sự lên đến 60 lần. Điều này đòi hỏi không chỉ tốc độ triển khai, mà còn cần một hệ thống đủ ổn định để duy trì vận hành liên tục trong bối cảnh tăng trưởng nhanh.

Song song đó, với vai trò là doanh nghiệp mới gia nhập thị trường, bộ phận HR tại Việt Nam vẫn còn ở giai đoạn đầu xây dựng. Dù doanh nghiệp đã có sẵn chiến lược và hệ thống toàn cầu, các cấu trúc này chưa được thiết kế để phù hợp với quy định lao động tại Việt Nam, mô hình ca kíp sản xuất đặc thù tại địa phương, cũng như nhu cầu vận hành thực tế của lực lượng lao động trong ngành sản xuất.

Điều này tạo ra nhiều lớp thách thức cùng lúc:

1. Chưa có nền tảng HR địa phương hoàn chỉnh, trong khi hoạt động vận hành cần bắt đầu ngay lập tức

2. Hệ thống toàn cầu mang tính chuẩn hóa cao, khó thích ứng nhanh với đặc thù lao động và vận hành tại Việt Nam

3. Nguồn lực nội bộ còn hạn chế trong việc chuyển đổi yêu cầu toàn cầu thành quy trình vận hành phù hợp tại địa phương

Trong bối cảnh đó, bài toán không đơn thuần là triển khai một hệ thống HR. Đó là việc xây dựng một nền tảng vận hành vừa có khả năng mở rộng, vừa đảm bảo tuân thủ từ con số 0, với tốc độ đủ nhanh để hỗ trợ vận hành ngay lập tức và đủ vững chắc để đồng hành cùng quá trình tăng trưởng nhân sự gấp 60 lần chỉ trong vài tháng.

Cách tiếp cận 

Vai trò của Talentnet trong dự án này không chỉ dừng lại ở triển khai hệ thống mà tập trung vào việc xây dựng song song cả hệ thống lẫn nền tảng vận hành, giúp doanh nghiệp có thể chuyển từ giai đoạn thiết lập sang vận hành thực tế mà không bị gián đoạn.

Trọng tâm của giải pháp là một nền tảng HRIS linh hoạt và có khả năng mở rộng, đóng vai trò là “xương sống” cho hoạt động quản trị nhân sự ngay từ ngày đầu vận hành.

Hệ thống bao gồm 3 phân hệ cốt lõi: (1) Quản lý chấm công, (2) Quản lý nghỉ phép, và (3) Quản lý tăng ca.

Thay vì áp dụng một cấu trúc cố định, Talentnet phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan tại khu vực để chuyển hóa các yêu cầu toàn cầu thành những quy trình có thể triển khai hiệu quả tại Việt Nam. Điều này giúp các yếu tố quan trọng như: cơ cấu ca làm việc, chính sách tăng ca, quy trình quản lý nghỉ phép,… không chỉ được cấu hình trên hệ thống, mà còn thực sự phù hợp với yêu cầu pháp lý và thực tế vận hành của môi trường sản xuất tại Việt Nam.

Cách tiếp cận tập trung vào 3 ưu tiên chính:

• Thiết kế sẵn cho khả năng mở rộng: đảm bảo hệ thống có thể đáp ứng tăng trưởng nhân sự nhanh mà không cần tái cấu trúc

• Duy trì tính linh hoạt trong triển khai: cho phép cấu hình phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế thay vì áp đặt mô hình chuẩn hóa cứng nhắc

• Tích hợp yếu tố địa phương vào logic hệ thống: hỗ trợ vận hành nhân sự trơn tru trong môi trường manufacturing

Kết quả

Chỉ trong khoảng 1 tháng, doanh nghiệp đã chuyển từ giai đoạn thiết lập sang trạng thái sẵn sàng vận hành, đồng thời xây dựng được nền tảng HR đủ vững để chuẩn bị cho giai đoạn mở rộng nhân sự quy mô lớn.

Doanh nghiệp đã chuyển từ giai đoạn thiết lập sang trạng thái sẵn sàng vận hành

• Hệ thống sẵn sàng trong khoảng 1 tháng, đảm bảo tiến độ vận hành nhà máy
• Sẵn sàng hỗ trợ tăng trưởng nhân sự gấp 60 lần mà không cần tái thiết kế hệ thống
• Thiết lập nền tảng vận hành nhân sự bài bản và tuân thủ ngay từ ngày đầu tiên
• Tăng tính kiểm soát và nhất quán trong quản lý lực lượng lao động