Cách Định Hướng Chiến Lược Tái Cấu Trúc Công Ty Hiệu Quả

Tóm tắt ý chính:

• Hầu hết các doanh nghiệp tái cấu trúc không thành công đều dẫn đến năng suất giảm, vị thế thị trường suy yếu và nhân viên thiếu gắn kết.
• So với giải pháp sa thải, đào tạo lại và điều chuyển nhân sự nội bộ giúp tiết kiệm chi phí hơn và còn giữ lại được chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên
• Để tái cấu trúc doanh nghiệp thành công, cần có sự gắn kết chặt chẽ với chiến lược kinh doanh, giao tiếp minh bạch và hỗ trợ đầy đủ cho toàn bộ nhân viên.
• Doanh nghiệp áp dụng đồng bộ nhiều phương pháp tái cấu trúc hợp lý và tối ưu có thể tăng tỷ lệ thành công từ 32% lên tới 88%.

Nhiều doanh nghiệp lớn quyết định thực hiện tái cấu trúc nhưng chưa tới một nửa trong số đó đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Các nhà lãnh đạo cần nhìn nhận tái cấu trúc doanh nghiệp với mức độ nghiêm túc không thua kém các thương vụ đầu tư lớn hay các quyết định mua bán, sáp nhập quan trọng khác. Bài viết này mang đến những góc nhìn thực tế giúp các CEO định hướng chiến lược tái cấu trúc một cách thông minh, hiệu quả, đồng thời đảm bảo các mục tiêu kinh doanh được hoàn thành trọn vẹn.

Chiến lược thay thế: Định hình nguồn lực thay vì cắt giảm

Sa thải nhân sự thoạt nhìn có vẻ là biện pháp nhanh chóng để cắt giảm chi phí, nhưng thường phản tác dụng. Mất đi nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm không chỉ khiến tinh thần đội ngũ lao dốc, mà còn kéo theo những chi phí tuyển dụng lớn khi tình hình kinh doanh ổn định trở lại. Thay vào đó, lãnh đạo ngày nay ưu tiên giữ chân và phát triển năng lực nhân viên, đồng thời tái cơ cấu lực lượng lao động để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.

Điều chuyển nhân sự nội bộ hiệu quả hơn sa thải hàng loạt

Về mặt tài chính, việc giữ chân nhân viên rõ ràng có lợi hơn. Tại Anh, mỗi nhân viên bị sa thải có thể gây ra chi phí hơn 16.000 bảng Anh cho tiền bồi thường và các khoản phí khác, chưa kể chi phí tuyển dụng sau này. Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chiến lược “giữ lại và đào tạo lại” như một giải pháp tối ưu hơn khi tái cấu trúc.

Ví dụ như ngân hàng Santander tại Anh. Trong quá trình tái cấu trúc, Santander đã thành công chuyển đổi vị trí cho 30% số nhân viên bị ảnh hưởng, thay vì sa thải. Các nhân viên từ các phòng ban trung tâm bị cắt giảm sẽ được đào tạo lại và điều chuyển sang các vị trí chăm sóc khách hàng trực tiếp trong những phân khúc ngân hàng bán lẻ đang mở rộng.

Đào tạo lại nhân sự – Chiến lược cốt lõi của tái cấu trúc

“Nếu doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ đáp ứng phần lớn các yêu cầu trong tương lai, việc đào tạo lại nhân viên sẽ hiệu quả hơn nhiều so với tuyển mới bên ngoài.”

– Tiến sĩ Anthony Carnevale, Giám đốc Trung tâm Giáo dục và nguồn nhân lực, đại học Georgetown – 

Chiến lược này phù hợp với các xu hướng nhân sự toàn cầu. McKinsey dự báo, năm 2030, khoảng 375 triệu lao động (14% lực lượng lao động toàn cầu) sẽ phải chuyển nghề hoặc học các kỹ năng mới do ảnh hưởng của số hóa và tự động hóa. Doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và phát triển kỹ năng nội bộ từ sớm sẽ giành được lợi thế cạnh tranh rõ ràng hơn trong quá trình tái cấu trúc.

Tối ưu nguồn lực nội bộ bằng “quiet hiring”

Hiện nay, ngày càng nhiều tổ chức áp dụng phương pháp “quiet hiring” – điều chuyển và phát triển nhân viên nội bộ thay vì tuyển dụng mới. Phương pháp này tận dụng kinh nghiệm và hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp của nhân viên, giúp họ nhanh chóng thích nghi với các vai trò mới.

“Doanh nghiệp có thể vượt qua các thách thức bằng cách khai thác chính nguồn lực nội tại và đặt họ làm trọng tâm trong chiến lược nhân sự của mình.”

– CEO Công ty tư vấn nhân sự –

Nhân viên thường có phản hồi tích cực với các cơ hội này. Tuy nhiên, việc triển khai cần thực hiện một cách thận trọng. Theo khảo sát của Monster, 27% nhân viên cân nhắc rời bỏ công ty nếu cảm thấy “quiet hiring” chỉ đơn giản là giao thêm việc, mà không có thêm bất kỳ quyền lợi nào khác.

Chương trình điều chuyển nội bộ mang đến 3 lợi ích lớn: giúp doanh nghiệp lấp đầy các vị trí thiếu hụt kỹ năng với chi phí thấp, tăng cường gắn kết của nhân viên thông qua cơ hội phát triển trong công việc, đồng thời giữ lại nguồn lực tri thức có thể bị thất thoát qua các đợt cắt giảm nhân sự.

Tái cấu trúc thành công cần làm gì?

Muốn tái cấu trúc thành công, doanh nghiệp cần một cách tiếp cận bài bản, cân bằng giữa các yêu cầu mang tính chiến lược và yếu tố con người. Sự khác biệt giữa thành công và thất bại không nằm ở quyết định tái cấu trúc hay lựa chọn hình thức tái cấu trúc nào, mà nằm ở cách thực hiện. 

Bắt đầu từ chiến lược và kế hoạch rõ ràng

Muốn tái cấu trúc thành công, chiến lược kinh doanh phải là nền tảng quyết định cấu trúc tổ chức mới của doanh nghiệp. Boston Consulting Group (BCG) nhấn mạnh rằng những công ty đồng bộ hóa cấu trúc tổ chức với các mục tiêu chiến lược kinh doanh luôn đạt tỷ lệ thành công cao hơn hẳn.

Hiệu quả của kế hoạch tái cấu trúc rõ ràng rất đáng kể. Theo dữ liệu từ BCG, việc hội đủ các yếu tố quan trọng như chiến lược rõ ràng, vai trò cụ thể và đội ngũ lãnh đạo mạnh mẽ có thể tăng tỷ lệ thành công của việc tái cấu trúc từ 32% lên tới 88%. Đây là lý do doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi quyết định tái cấu trúc.

Ba câu hỏi cốt lõi để định hướng chiến lược tái cấu trúc công ty:

1. Thay đổi này sẽ hỗ trợ trực tiếp chiến lược kinh doanh như thế nào?
2. Các vị trí và kỹ năng nào là tối quan trọng với thành công tương lai của doanh nghiệp?
3. Doanh nghiệp sẽ dùng những chỉ số cụ thể nào để đo lường thành công của quá trình tái cấu trúc?

Các lãnh đạo cần xác định rõ mục đích cụ thể của việc tái cấu trúc, như mở rộng thị trường mới, số hóa hoạt động hay cắt giảm chi phí, đồng thời làm rõ các vị trí và kỹ năng cần thiết. Đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp ra quyết định đầu tư hay cắt giảm nhân sự một cách chiến lược, đảm bảo tái cấu trúc hiệu quả và đúng mục tiêu.

Giao tiếp cởi mở để tạo niềm tin

Trước và trong quá trình tái cấu trúc, giao tiếp cởi mở luôn được ưu tiên hàng đầu. Minh bạch với nhân viên về lý do thay đổi, tiêu chí quyết định và kết quả kỳ vọng chính là chìa khóa để duy trì niềm tin.

Theo khảo sát của Gallup, nhân viên có niềm tin vào lãnh đạo sẽ gắn bó với công ty cao gấp 4,5 lần và ít gặp tình trạng kiệt sức đến 62% khi đối mặt với các thay đổi lớn. Ngay cả khi thông tin cần truyền tải không mấy lạc quan, sự trung thực luôn mang lại sự tôn trọng và khả năng phục hồi tốt hơn.

Những yếu tố cần đảm bảo khi thông báo về việc tái cấu trúc:

• Giải thích rõ ràng lý do kinh doanh thúc đẩy sự thay đổi.
• Cung cấp thông tin minh bạch về thời gian và quy trình cụ thể.
• Làm rõ tiêu chí được sử dụng trong quyết định thay đổi.
• Cập nhật đều đặn tiến trình thực hiện việc tái cấu trúc.
• Tạo nhiều kênh để nhân viên đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến.

Đánh giá lại vai trò và ưu tiên năng lực

Thay vì chỉ coi tái cấu trúc là việc cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp nên xem đây là cơ hội để đánh giá lại toàn diện phương thức vận hành. Talentnet khuyến nghị đánh giá lại từng bộ phận để phát hiện các điểm không cần thiết, thiếu hiệu quả và xác định những chức năng then chốt đang thiếu hụt nhân lực.

Một giải pháp tối ưu là xây dựng danh sách năng lực để đối chiếu khả năng hiện tại của nhân viên với các yêu cầu trong cấu trúc tổ chức mới. Ví dụ, Santander áp dụng “ma trận cung-cầu nhân sự” để điều chuyển nhân viên từ những bộ phận giảm quy mô sang các vị trí đang cần mở rộng, dựa trên mức độ tương thích về năng lực.

Mỗi vị trí trong cấu trúc mới đều phải có mục tiêu và giá trị rõ ràng, phù hợp với chiến lược chung. Các vị trí không còn phù hợp cần được tái định nghĩa hoặc loại bỏ. Đây là cách làm thực tế để doanh nghiệp đạt hiệu quả từ việc tái cấu trúc.

Hỗ trợ các nhân viên bị ảnh hưởng 

Cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên trong quá trình tái cấu trúc phản ánh giá trị và khả năng lãnh đạo. Đối với những nhân viên không còn phù hợp, cách tốt nhất là cung cấp gói bồi thường cao hơn mức tối thiểu theo luật, gia hạn các quyền lợi bảo hiểm và hỗ trợ tìm kiếm công việc mới.

Các chương trình chuyển đổi nghề nghiệp sẽ hỗ trợ nhân viên rất nhiều trong việc cập nhật hồ sơ, luyện tập phỏng vấn và kết nối với các nhà tuyển dụng. Những hỗ trợ này không chỉ có lợi cho nhân viên phải ra đi mà còn giúp duy trì tâm lý làm việc cho những người ở lại.

Với nhân viên được điều chuyển nội bộ hoặc tham gia “quiet hiring”, việc định hướng và đào tạo bài bản cũng rất quan trọng. Đừng bao giờ mặc định rằng nhân viên sẽ dễ dàng thích nghi với trách nhiệm mới mà không cần hỗ trợ. Các lãnh đạo cần công nhận sự đóng góp của nhân viên nghỉ việc, đồng thời thấu hiểu các thử thách mới mà nhân viên ở lại phải đối mặt.

Giảm thiểu rủi ro và theo dõi quá trình

Ngay cả một kế hoạch tái cấu trúc tốt cũng có thể gặp trục trặc nếu thực hiện thiếu chặt chẽ. Các chuyên gia khuyến nghị thành lập một đội ngũ chuyển đổi gồm đại diện các phòng ban chủ chốt như nhân sự, pháp lý, truyền thông và các bộ phận nghiệp vụ liên quan khác để giám sát việc triển khai.

Các doanh nghiệp nên chia quá trình tái cấu trúc thành từng giai đoạn nhỏ dễ quản lý và thử nghiệm trước ở một bộ phận cụ thể nếu có thể. Lập kế hoạch dự phòng để chuẩn bị cho các tình huống như nhân sự chủ chốt nghỉ việc hoặc giảm năng suất tạm thời.

Những chỉ số quan trọng cần theo dõi:

• Đo lường các chỉ số tài chính (tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất).
• Theo dõi các chỉ số vận hành liên quan trực tiếp tới mục tiêu tái cấu trúc.
• Thực hiện khảo sát nhanh để đánh giá sự thích nghi và mức độ gắn bó của nhân viên.
• Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện, đặc biệt ở nhóm nhân viên có năng lực tốt.
• Đánh giá lại tiến độ tại các mốc thời gian 30, 90 và 180 ngày.

Việc giám sát quá trình tái cấu trúc là rất cần thiết để bảo đảm thành công. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng để đo lường các kết quả đạt được khác nhau như tiết kiệm chi phí, gia tăng hiệu suất hay thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Sử dụng khảo sát nhân viên để xác định các vấn đề còn tồn tại và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết. Mục tiêu không chỉ là thay đổi sơ đồ tổ chức mà còn giúp tiếp nhận lợi ích từ các kỹ thuật tái cấu trúc doanh nghiệp.

Tái cấu trúc không chỉ là việc cắt giảm chi phí mà còn là xây dựng chiến lược nhằm chuẩn bị tương lai cho cả doanh nghiệp. Lãnh đạo thấu cảm và hỗ trợ nhân viên sẽ giúp duy trì lòng tin và hiệu quả hoạt động. Chi phí phải trả cho việc quản lý thay đổi kém hiệu quả sẽ lớn hơn rất nhiều so với nguồn lực đầu tư vào một chiến lược tái cấu trúc hiệu quả và dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp.