Đào Tạo Kỹ Năng Lãnh Đạo Cho Giám Sát Sản Xuất: Vai Trò Chiến Lược Của HR Trong Việc Thúc Đẩy Tinh Gọn Nguồn Nhân Lực

Tóm tắt

• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn kết hợp đào tạo lãnh đạo cho đội ngũ giám sát có thể tăng năng suất hơn 40% mà không cần vốn đầu tư lớn.
• Chiến lược nhân sự yếu kém khiến nhà sản xuất mất từ 10.000 đến 40.000 USD cho mỗi lần thay thế nhân sự lành nghề, chủ yếu do tỷ lệ nghỉ việc cao.
• Để đạt kết quả bền vững, bộ phận nhân sự phải tham gia từ đầu quá trình chuyển đổi tinh gọn, đồng bộ chiến lược nhân tài và xây dựng chương trình đào tạo.

Ngành sản xuất đang đối mặt với thời điểm bước ngoặt, khi sự xuất sắc trong vận hành và chiến lược lực lượng lao động phải hoạt động song song. Với 60% nhà sản xuất cho rằng giữ chân nhân tài là ưu tiên hàng đầu và phương pháp tinh gọn đã chứng minh mang lại mức tăng năng suất trên 40%, câu hỏi không phải là có nên theo đuổi chuyển đổi tinh gọn hay không – mà là làm thế nào để chiến lược con người của bạn tạo ra tác động tối đa thông qua lãnh đạo hiệu quả trong ngành sản xuất.

Bối cảnh hiện tại cần lãnh đạo nhân sự mang tầm chiến lược

3 thách thức nhân sự cốt lõi đang đe dọa trực tiếp khả năng cạnh tranh của mọi doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi vai trò lãnh đạo nhân sự vượt trội thay vì chỉ quản lý nhân sự theo lối cũ.

Thiếu hụt kỹ năng là rào cản lớn trong triển khai tinh gọn

Ngành sản xuất Việt Nam đang đối mặt với thiếu hụt kỹ năng nghiêm trọng. Theo Tổng cục Thống kê, chỉ 27% lao động Việt Nam có chứng chỉ đào tạo chính quy, có nghĩa là khoảng 38 triệu người chưa được trang bị đủ kỹ năng cho sản xuất hiện đại. Khoảng cách này càng rõ ràng khi doanh nghiệp triển khai sản xuất tinh gọn – một quá trình đòi hỏi nhân sự có năng lực giải quyết vấn đề, tư duy cải tiến liên tục và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Nhận thức được mối đe dọa này đối với năng lực cạnh tranh quốc gia, Chính phủ Việt Nam đang cân nhắc thành lập Quỹ hỗ trợ đầu tư, dự kiến chi trả tới 50% chi phí đào tạo cho người lao động. Những nỗ lực triển khai sản xuất tinh gọn mà bỏ qua việc giải quyết vấn đề kỹ năng nền tảng này thường khó đạt kết quả như kỳ vọng. Khi người lao động chưa sẵn sàng thích ứng với quy trình chuẩn hóa, hệ thống quản lý trực quan hay phương pháp giải quyết vấn đề theo nhóm, việc duy trì những thay đổi hành vi theo yêu cầu của sản xuất tinh gọn là điều bất khả thi.

Chi phí biến động nhân sự làm lu mờ lợi ích đầu tư tinh gọn

Bài toán bất ổn định nhân sự đang phủ bóng lên hiệu quả đầu tư của sản xuất tinh gọn. Nghiên cứu về nhân sự ngành sản xuất năm 2024 chỉ ra chi phí thay thế một công nhân lành nghề ở tuyến đầu dao động từ 10.000 đến 40.000 USD; 56% lãnh đạo nhân sự thừa nhận biến động nhân sự tác động từ trung bình đến nghiêm trọng lên lợi nhuận. Riêng tại Hoa Kỳ, ngành sản xuất chứng kiến 4,7 triệu công nhân rời bỏ việc làm trong năm 2023, tương đương khoảng một phần ba tổng lực lượng lao động của ngành.

Cuộc khủng hoảng nhân sự này tác động tiêu cực đến quá trình chuyển đổi tinh gọn trên nhiều phương diện:

• Kiến thức quy trình và ý tưởng cải tiến bị mai một khi nhân viên nghỉ việc.
• Nhân viên mới đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể để đào tạo lại theo quy trình chuẩn.
• Sự xáo trộn nhân sự khiến các đội nhóm khó duy trì sự ổn định cần thiết để vun đắp văn hóa cải tiến liên tục.
• Chi phí cho một nhân sự nghỉ việc thậm chí có thể vượt cả ngân sách của nhiều dự án cải tiến tinh gọn.

Đình trệ năng suất là dấu hiệu của vấn đề sâu xa hơn

Số liệu về năng suất ngành sản xuất cho thấy cái giá phải trả khi doanh nghiệp xem nhẹ việc phát triển nguồn nhân lực. Các báo cáo trong ngành cho thấy giai đoạn 2015-2020, năng suất lao động của ngành sản xuất Hoa Kỳ chỉ tăng trưởng khoảng 0,5% mỗi năm – chưa bằng một phần ba mức tăng trưởng năng suất chung của toàn nền kinh tế.

Thực trạng đáng báo động này diễn ra ngay cả khi các doanh nghiệp đã đầu tư không nhỏ vào công nghệ, cho thấy vấn đề không nằm ở máy móc thiết bị, mà ở mức độ gắn kết của nhân viên và hiệu quả tối ưu hóa quy trình. Phương pháp sản xuất tinh gọn giải quyết trực tiếp khoảng cách năng suất này bằng cách trao quyền cho người lao động chủ động loại bỏ lãng phí và cải tiến quy trình. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống nhân sự đủ mạnh để tuyển chọn, phát triển và giữ chân những nhân viên mang tư duy cải tiến liên tục, các công cụ sản xuất tinh gọn sẽ không thể phát huy hết tiềm năng.

Động lực cốt lõi cho thành công chuyển đổi tinh gọn

Phát triển năng lực lãnh đạo là yếu tố then chốt quyết định thành bại của quá trình chuyển đổi tinh gọn. Thực tiễn tại các doanh nghiệp sản xuất toàn cầu chứng minh: các chương trình đào tạo đội ngũ giám sát sản xuất do bộ phận nhân sự dẫn dắt không chỉ tạo ra lợi thế cạnh tranh đo lường được, mà còn duy trì bền vững thành quả này rất lâu sau giai đoạn triển khai ban đầu.

Những câu chuyện thành công tại Việt Nam khẳng định vai trò của nhân sự

Vietnam Precision Machining là một doanh nghiệp cỡ vừa tại Bắc Giang chuyên phục vụ thị trường FDI và xuất khẩu, là minh chứng điển hình. Nhờ sự hỗ trợ của bộ phận nhân sự trong quá trình chuyển đổi tinh gọn, công ty đã đạt những thành tựu ấn tượng:

• Lợi nhuận hoạt động tăng 50%.
• Năng suất lao động tăng 25%.
• Năng suất máy móc tăng 15%.
• Điểm năng lực lãnh đạo tăng 25%.

Trường hợp này cho thấy việc đồng bộ năng lực lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp có vai trò quyết định đến thành công của chuyển đổi. Doanh nghiệp không chỉ thay đổi quy trình, mà quan trọng hơn là thay đổi tư duy của nhân viên về công việc và khả năng cải tiến, thông qua việc xác định và phát triển các nhà lãnh đạo tương lai cũng như chiến lược thu hút nhân tài hiệu quả. 

Kinh nghiệm quốc tế và cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm

Sáng kiến chuỗi cung ứng tinh gọn của Nike là ví dụ tiêu biểu về cách bộ phận nhân sự, thông qua các chương trình đào tạo, giúp lan tỏa kiến thức tinh gọn trong mạng lưới nhà cung ứng phức tạp. Với trung tâm đào tạo tinh gọn chuyên biệt tại Việt Nam, Nike đã hỗ trợ 80% đối tác sản xuất giày dép áp dụng thành công hệ thống sản xuất tinh gọn. Kết quả là năng suất cao hơn, tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường được rút ngắn đáng kể.

Tập đoàn Danaher mang đến bằng chứng thuyết phục hơn về sự tích hợp chặt chẽ và lâu dài giữa nhân sự và sản xuất tinh gọn. Hệ thống kinh doanh của tập đoàn được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cải tiến liên tục, với bộ phận nhân sự giữ vai trò trung tâm trong việc định hình và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Theo báo cáo của Danaher, hệ thống đã giúp tập đoàn tích hợp thành công hơn 50 thương vụ mua lại, đạt mức tăng trưởng lợi nhuận hàng năm khoảng 30% và gia tăng giá trị thị trường lên đến 80,000% kể từ những năm 1980.

Góc nhìn chuyên gia: nhân sự là yếu tố chiến lược không thể thiếu

Các nhà lãnh đạo ngành liên tục khẳng định vai trò thiết yếu của nhân sự đối với thành công của mọi quá trình chuyển đổi. Ông Suhail Bin Tarraf, CEO của Tanfeeth, người đã trực tiếp dẫn dắt cuộc chuyển đổi tinh gọn quy mô lớn, nhận định: “Trong quá trình chuyển đổi tổ chức, vai trò hỗ trợ của bộ phận nhân sự ở mọi cấp độ vô cùng quan trọng, thậm chí khó có thể đánh giá hết. Đó thực sự là yếu tố then chốt cho thành công.”

Bà Kathi Hanley, cựu Giám đốc Nhân sự của Toyota và huấn luyện viên tinh gọn, cũng đồng tình: “Các quy trình tuyển chọn, đãi ngộ, thăng tiến và giữ chân nhân viên – vốn là nghiệp vụ cốt lõi của nhân sự – cần phải được điều chỉnh để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình tinh gọn. Thực tế cho thấy, các hệ thống nhân sự truyền thống thường không khuyến khích được những hành vi cần thiết để sản xuất tinh gọn vận hành hiệu quả.“

Các chiến lược thực tế cho áp dụng sản xuất tinh gọn

Bốn chiến lược đã được kiểm chứng sau đây sẽ giúp các nhà lãnh đạo sản xuất đưa năng lực nhân sự song hành cùng mục tiêu chuyển đổi tinh gọn, đồng thời xây dựng nền tảng tổ chức vững chắc cho lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào hệ thống quản lý nhân tài

Bộ phận nhân sự cần tái thiết kế các quy trình nhân sự cốt lõi nhằm củng cố và khuyến khích các hành vi theo định hướng tinh gọn. Điều này có nghĩa là ưu tiên tuyển dụng và đề bạt những cá nhân sở hữu năng lực giải quyết vấn đề và tinh thần làm việc nhóm, bên cạnh các kỹ năng chuyên môn thuần túy. Bản mô tả công việc cho các vị trí trong ngành sản xuất cần nêu bật trách nhiệm cải tiến liên tục. Song song đó, hệ thống quản lý hiệu suất và tiêu chí thăng tiến phải ghi nhận các hành vi tinh gọn như giải quyết vấn đề theo nhóm và đóng góp vào các hoạt động cải tiến.

Các doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực này thường thực hiện những thay đổi cụ thể sau trong quản trị nhân tài:

• Điều chỉnh chính sách đãi ngộ, bổ sung các khoản thưởng cho đội nhóm dựa trên mục tiêu chất lượng hoặc cắt giảm lãng phí.
• Cải cách lộ trình thăng tiến, đề cao vai trò lãnh đạo trong các dự án cải tiến.
• Thiết kế quy trình phỏng vấn nhằm đánh giá năng lực giải quyết vấn đề và cộng tác.
• Xây dựng các lộ trình phát triển sự nghiệp có ghi nhận đóng góp vào quá trình cải tiến liên tục.

Để triển khai hiệu quả, hệ thống quản lý hiệu suất cần được đồng bộ hóa, đảm bảo việc đo lường và khen thưởng các hành vi tinh gọn được thực hiện nhất quán ở mọi cấp độ trong tổ chức. 

Đầu tư vào đào tạo toàn diện và phát triển năng lực lãnh đạo

Chuyển đổi tinh gọn thành công đòi hỏi các chương trình đào tạo đa cấp độ – từ việc nâng cao nhận thức cơ bản về tinh gọn cho toàn thể nhân viên, đến chứng chỉ cải tiến liên tục nâng cao dành cho các chuyên gia tinh gọn. Đây chính là lúc công tác đào tạo lãnh đạo thể hiện tác dụng rõ ràng thông qua các kết quả có thể đo lường được. Nhiều công ty hàng đầu thành lập “Học viện tinh gọn” nội bộ hoặc hợp tác với các nhà tư vấn để phát triển chuyên môn nội bộ một cách nhanh chóng.

Mạng lưới Chuyển đổi Tinh gọn của Hiệp hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam (VASI), ra mắt năm 2022, thể hiện cách tiếp cận này ở quy mô lớn. Bắt đầu với năm doanh nghiệp thí điểm, chương trình khuyến khích việc học hỏi chung với các chuyên gia nhân sự và đào tạo hướng dẫn các dự án Kaizen liên doanh nghiệp. Theo báo cáo của VASI, các nhà máy tham gia đã đạt được mức cải thiện hiệu quả trên 20% hàng năm.

Đào tạo lãnh đạo quan trọng, vì các nhà quản lý cấp trung phải học các kỹ năng huấn luyện và hỗ trợ thay vì cách tiếp cận chỉ huy và kiểm soát. Hiểu rõ hồ sơ cá nhân qua bài kiểm tra Emergenetics giúp điều chỉnh các phương pháp đào tạo phù hợp với các phong cách tư duy và sở thích hành vi khác nhau. Đào tạo chéo cho công nhân nhiều kỹ năng tăng tính linh hoạt vận hành đồng thời thu hút nhân viên vào việc học tập liên tục giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân tài.

Điều hướng tích hợp số hóa và bền vững

Giai đoạn 2023-2025 chứng kiến các nhà sản xuất theo đuổi “Tinh gọn 4.0” – kết hợp thực hành tinh gọn với công nghệ Công nghiệp 4.0 và các mục tiêu bền vững. Các bộ phận nhân sự phải đảm bảo lực lượng lao động được đào tạo về IoT, phân tích dữ liệu và tự động hóa trong khi duy trì văn hóa cải tiến lấy con người làm trung tâm của tinh gọn.

Sự phát triển này đòi hỏi nhân sự phải cân bằng các nguyên tắc tinh gọn truyền thống với nhu cầu lực lượng lao động mới nổi. Đào tạo về môi trường hiện tích hợp với các hội thảo tinh gọn để xây dựng năng lực cho mô hình chuyển đổi kết hợp “tinh gọn-số hóa xanh” ngày càng được khách hàng và cơ quan quản lý yêu cầu. Thách thức nằm ở việc tuyển dụng nhân tài am hiểu công nghệ trong khi cung cấp đào tạo số cho nhân viên sản xuất hiện tại, thường cần kế hoạch kế nhiệm để đảm bảo chuyển giao kiến thức và tính liên tục.

Thành lập đội ngũ chuyên trách và đảm bảo sự phù hợp về văn hóa

Nhân sự nên làm việc với ban lãnh đạo cấp cao để thành lập các đội chuyển đổi tinh gọn chuyên trách với những cá nhân có tiềm năng cao. Carlos Zuleta Londoño, COO của Porvenir, lưu ý: “Cam kết quản lý tinh gọn có nghĩa là phải đưa ra một số hy sinh. Một trong những điều quan trọng nhất chúng tôi làm là chỉ bố trí những người xuất sắc nhất cho đội tinh gọn – thực tế, người đứng đầu đội đó là một trong những quản lý giỏi nhất của tôi.“

Quản lý thay đổi văn hóa có lẽ là đóng góp quan trọng nhất của nhân sự. Theo Khảo sát 2024 của Gartner, hơn một nửa các chuyên gia nhân sự coi sự kháng cự văn hóa tổ chức là thách thức hàng đầu. Các phong cách văn hóa tổ chức và lãnh đạo khác nhau đòi hỏi cách tiếp cận quản lý thay đổi được điều chỉnh phù hợp. Nhân sự phải dẫn đầu giao tiếp minh bạch, giải quyết nỗi lo về an ninh việc làm, và điều chỉnh tất cả chính sách từ cuộc họp đến giải quyết xung đột với trọng tâm giải quyết vấn đề cộng tác của tinh gọn.

Bằng chứng cho thấy, sự tham gia chiến lược của nhân sự trong đào tạo lãnh đạo cho giám sát viên sản xuất quyết định kết quả chuyển đổi tinh gọn. Các công ty có chiến lược lực lượng lao động phù hợp đạt được những tiến bộ năng suất đáng kể trong khi những công ty coi nhân sự là thứ yếu gặp khó khăn với việc thực hiện và tính bền vững. Khi ngành sản xuất đối mặt với những thay đổi nhân sự, thiếu hụt kỹ năng và nhu cầu tích hợp số, các tổ chức nhúng các nguyên tắc tinh gọn vào hệ thống quản lý nhân tài thông qua dịch vụ tư vấn nhân sự sẽ nắm bắt được lợi thế cạnh tranh mà đối thủ không thể dễ dàng sao chép.