Làm Thế Nào Để Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Viên?

Lắng nghe nhân viên

Hầu hết mọi doanh nghiệp hiểu rằng việc lắng nghe nhân viên – cả những điều tích cực và tiêu cực, có tác động lớn đến năng suất lao động của họ. Đó cũng là yếu tố quyết định đến khả năng giữ chân người tài và tăng tốc quá trình phát triển của doanh nghiệp. Nhân viên, cũng như khách hàng, luôn muốn được lắng nghe và việc lắng nghe cũng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đôi khi không chỉ là những góc nhìn mới mẻ mà doanh nghiệp còn có thể dựa vào đó để phát triển và cải tiến..

Tìm hiểu nguồn động lực cũng như tác nhân gây nản lòng trong công việc của mỗi nhân viên cũng rất quan trọng. Lãnh đạo cần đặt mình vào vị trí của nhân viên để thực sự thấu hiểu họ trải qua những gì trong công việc hằng ngày, lắng nghe quan điểm của họ thông qua các khảo sát nhóm tập trung (focus groups), phiếu thăm dò (poll) hay những lần thu thập ý kiến số đông (crowdsourcing). Khi nhân viên cảm thấy có tiếng nói, họ sẽ sẵn sàng hành động hơn, thể hiện bản thân và làm việc chăm chỉ hơn vì lợi ích chung của doanh nghiệp.

Duy trì môi trường làm việc cởi mở

Năng suất lao động của nhân viên có mối liên hệ mật thiết với sự cởi mở của môi trường làm việc. Khi nhân viên được khích lệ để chia sẻ ý kiến và đề xuất giải pháp cho các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp, họ sẽ có thêm động lực để làm việc tốt hơn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần xây dựng môi trường giao tiếp minh bạch và cởi mở, sẵn sàng lắng nghe ý kiến của nhân viên và phản hồi lại những ý kiến đó. Các diễn đàn hai chiều (two-way forum), cuộc thi trên mạng xã hội hay những buổi họp toàn thể (town hall meeting) với quản lý cấp cao cũng là phương pháp giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên với tổ chức và nâng cao năng suất làm việc của họ.

Làm thế nào để nâng cao hiệu suất của nhân viên

Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên

Theo khảo sát gần đây của ClearCompany, 68% nhân sự tin rằng chính sách đào tạo và phát triển là yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy năng suất của người lao động. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên có được cơ hội đào tạo bài bản, đồng thời xây dựng môi trường học tập không ngừng nghỉ, giúp nhân viên duy trì nhiệt huyết với công việc, khuyến khích họ tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp. 

Quan tâm đến sự phát triển cá nhân và con đường sự nghiệp của mỗi nhân viên là điều mà lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện, đồng thời dành ra những nguồn lực nhất định và tạo cơ hội để họ phát triển. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên thông qua những buổi huấn luyện (coaching), quá trình phản hồi và khảo sát (feedback and inspection) và qua các công cụ học tập thực tiễn như đào tạo trực tuyến (e-learning), các khóa học liên quan cùng một số công cụ đào tạo khác

Lãnh đạo trên tinh thần hợp tác

Lãnh đạo trên tinh thần hợp tác sẽ hỗ trợ rất nhiều cho đội nhóm, đồng thời khích lệ tinh thần làm việc chung. Trên tinh thần hợp tác, người lãnh đạo sẽ tìm cách khuyến khích, trao đổi và phát triển ý tưởng cùng với nhân viên, thay vì tìm cách kiểm soát hoặc ra lệnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp cho lãnh đạo bộ công cụ phù hợp, hướng dẫn cách thức trao đổi với nhân viên và có chương trình đào tạo thích hợp, tạo nền tảng vững chắc cho tinh thần hợp tác. Đây cũng chính là yếu tố có tác động thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên, đẩy nhanh quá trình thực hiện mục tiêu chung, cùng sẻ chia quyền đóng góp giữa các thành viên trong tổ chức.

Tăng cường tối đa năng suất lao động của nhân viên tại mọi điểm tiếp xúc    

Năng suất lao động cần rõ ràng và nhất quán trên mọi phương diện giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhân viên. Con người, tổ chức, công nghệ và vật lý là bốn “điểm chạm” cần xét đến trong quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động. Trong đó, con người là điểm tương tác quan trọng nhất, đặc biệt trong môi trường làm việc ngày càng được số hóa như hiện nay. Chính những người đồng nghiệp sẽ quyết định đến mức độ hài lòng, hiệu quả và thành công của nhau, cũng như sự tiến bộ của cá nhân đó theo thời gian.Đối với môi trường làm việc được số hóa, doanh nghiệp cần chú trọng thêm tính di động và độ thân thiện với người dùng.

Thiết lập cơ chế đo lường hiệu suất rõ ràng và linh hoạt

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) được xác định rõ sẽ cung cấp số liệu khách quan và cụ thể để đánh giá hiệu quả công việc. Việc lựa chọn KPI phù hợp với trách nhiệm từng cá nhân và mục tiêu tổng thể của công ty là rất quan trọng. Tập trung vào các chỉ tiêu đo lường được như doanh số bán hàng hay mức độ hài lòng của khách hàng để dễ dàng theo dõi tiến độ, ghi nhận thành công và nhận diện những điểm cần cải thiện. Đồng thời, duy trì sự linh hoạt trong việc điều chỉnh KPI khi ưu tiên kinh doanh thay đổi hoặc vai trò nhân viên phát triển, đảm bảo KPI luôn phù hợp thực tiễn.

Ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu hiệu suất nhân viên

Công nghệ mang lại nhiều phương thức thiết thực để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình quan trọng. Các nền tảng giao tiếp như Slack, Microsoft Teams hay Zoom giúp xóa bỏ khoảng cách, tạo điều kiện kết nối, trao đổi thông tin và xử lý vấn đề nhanh chóng hơn. Việc tích hợp Hệ thống quản lý học tập (LMS) cung cấp trung tâm tài liệu, khóa học trực tuyến và nguồn lực phát triển kỹ năng, cho phép nhân viên chủ động học tập mà không làm gián đoạn công việc chính. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý hiệu suất cung cấp khung làm việc có cấu trúc, giúp thiết lập mục tiêu rõ ràng, phản hồi liên tục và giám sát tiến trình thực hiện. Qua đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nhận diện các rào cản và chủ động hỗ trợ nhân viên đạt kết quả cao nhất.

Thúc đẩy hiệu quả làm việc từ xa

Mặc dù ngày càng phổ biến, làm việc từ xa vẫn đi kèm một số thách thức nhất định đối với sự gắn kết và hiệu suất công việc. HR đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các khó khăn này bằng cách thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến, cả cá nhân lẫn theo nhóm, để duy trì sự kết nối chặt chẽ. Các hoạt động xây dựng tinh thần đội nhóm ảo, như giờ giải lao cà phê trực tuyến hay buổi gặp mặt thân mật, sẽ giảm thiểu cảm giác cô lập khi làm việc xa văn phòng. Vì nhân viên làm việc từ xa thường phải chủ động hơn, HR cần phối hợp với quản lý thiết lập rõ ràng mục tiêu, mốc thời gian cụ thể và cơ chế giải trình rõ ràng. Ngoài ra, việc ghi nhận kịp thời và cụ thể những thành tích của nhân viên sẽ giúp họ luôn có động lực. Khi đánh giá hiệu suất cho nhân viên làm việc từ xa, nên tập trung vào kết quả công việc thay vì thời gian hiện diện; việc áp dụng các công cụ theo dõi tiến độ dự án và báo cáo nhiệm vụ hoàn thành sẽ giúp quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả hơn.

Xây dựng văn hóa công nhận và khen thưởng

Khi nhân viên cảm nhận được rằng những đóng góp của mình được đánh giá cao, họ sẽ có động lực thể hiện khả năng tốt nhất. Xây dựng văn hóa công nhận không chỉ dừng lại ở việc đưa ra những lời khen ngợi ngẫu nhiên. Việc khen thưởng cần kịp thời và chi tiết, ghi nhận cả những thành tích lớn lẫn nhỏ trong công việc hàng ngày. Hệ thống khen thưởng cần đa dạng: ngoài tiền thưởng và cơ hội thăng tiến, cũng nên có những hình thức khuyến khích nhỏ nhưng thường xuyên, như thẻ quà tặng, công nhận công khai hay các ngày nghỉ phép bổ sung. Đồng thời, khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý tưởng xây dựng chương trình khen thưởng hoặc thiết lập cơ chế ghi nhận thành tích giữa đồng nghiệp với nhau để gia tăng sự gắn kết và trách nhiệm tập thể.

Triển khai các chương trình chăm sóc sức khỏe toàn diện

Việc chú trọng sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên sẽ giúp cải thiện hiệu suất công việc, tăng khả năng giữ chân nhân sự và nâng cao tinh thần làm việc chung. Hãy bắt đầu bằng khảo sát nhu cầu thực tế của nhân viên, từ đó xây dựng chương trình chăm sóc sức khỏe phù hợp với sở thích và mong đợi của họ. Bạn có thể hợp tác với các phòng gym địa phương để cung cấp ưu đãi đặc biệt, hoặc tổ chức các lớp yoga, huấn luyện thể lực ngay tại công ty. Đồng thời, cung cấp quyền truy cập Chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) để hỗ trợ bảo mật và tư vấn sức khỏe tâm lý. Các hoạt động như hội thảo về chánh niệm, đăng ký sử dụng ứng dụng thiền, hoặc những buổi chia sẻ về dinh dưỡng, chăm sóc giấc ngủ và dấu hiệu kiệt sức cũng rất hữu ích để giảm căng thẳng và cải thiện chất lượng cuộc sống nhân viên.

Khuyến khích cân bằng công việc và cuộc sống

Dù luôn đề cao tinh thần trách nhiệm và làm việc chăm chỉ, nhưng việc bảo vệ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là yếu tố quyết định để tránh tình trạng kiệt sức ở nhân viên giỏi. Hãy xây dựng chính sách làm việc linh hoạt như tuần làm việc rút ngắn, giờ làm việc linh động hoặc làm việc từ xa vào những ngày cố định. Quan trọng nhất, lãnh đạo phải làm gương bằng cách không gửi email công việc vào buổi tối muộn hay cuối tuần, đồng thời khuyến khích và biểu dương công khai những nhân viên sử dụng thời gian nghỉ phép để thực sự nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng.

Tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng

Một không gian làm việc được bố trí hợp lý không chỉ tăng năng suất mà còn nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Cung cấp những chiếc ghế ngồi thoải mái, ánh sáng phù hợp và giảm tối đa tiếng ồn sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là xây dựng một môi trường an toàn về tâm lý. Khuyến khích nhân viên thoải mái chia sẻ những mối quan tâm và đưa ra các ý tưởng mới mà không lo sợ bị phán xét. Đồng thời, thể hiện rõ ràng rằng công ty luôn ủng hộ sự phát triển cá nhân bằng cách cung cấp các chương trình đào tạo, cơ hội cố vấn và xác định cụ thể các lộ trình thăng tiến rõ ràng trong tổ chức.

Năng suất làm việc hiệu quả của nhân viên là một trong những khoản đầu tư đáng giá nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Do vậy, dành thời gian để đánh giá và xây dựng chiến lược cải thiện năng suất lao động cho nhân viên sẽ đảm bảo vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Trong bối cảnh tương lai tiềm ẩn nhiều bất ổn, doanh nghiệp nào có năng suất làm việc cao hơn sẽ tồn tại vững bền hơn.
Hãy để Talentnet, đơn vị tư vấn nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, cùng tham gia với doanh nghiệp trên chặng đường vươn lên vị trí đầu ngành. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc nâng cao năng suất lao động cho nhân viên thuộc nhiều môi trường ngành nghề khác nhau, Talentnet tự tin có thể hỗ trợ xây dựng chiến lược phù hợp, hướng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Cùng Talentnet khép lại hành trình bằng việc ứng dụng dịch vụ hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.