Tuyển nhân sự quốc tế cho FDI mà không cần lập pháp nhân VN

Key Takeaways

• Câu hỏi quyết định không phải là “đã có pháp nhân chưa” mà là “nhân sự đó sẽ làm việc ở đâu.” Nơi làm việc xác định toàn bộ nghĩa vụ pháp lý, và nhầm lẫn giữa hai trường hợp là rủi ro phổ biến nhất mà FDI mới vào thị trường gặp phải.
• Nhân sự quốc tế làm việc từ xa và không có mặt tại Việt Nam quá 183 ngày trong năm không phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân hay bảo hiểm xã hội tại Việt Nam. Doanh nghiệp trả lương qua bảng lương tập đoàn ở nước ngoài mà không cần pháp nhân Việt Nam.
• Với nhân sự quốc tế làm việc trực tiếp, pháp nhân là điều kiện bắt buộc để bảo lãnh giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025. Nhưng tổng thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi họ làm việc hợp pháp thực tế chỉ 1 đến 2 tháng.
• Trong thời gian hoàn thiện pháp nhân, dịch vụ thuê ngoài nhân sự cho phép FDI tuyển nhân viên người Việt hợp pháp trong 2 đến 4 tuần, xây dựng đội ngũ địa phương mà không mất thêm thời gian chờ đợi.

Việt Nam thu hút 38,4 tỷ USD vốn đầu tư nước ngoài đăng ký mới trong năm 2025, và phần lớn các doanh nghiệp đó cần đội ngũ trước khi pháp nhân được cấp. Câu hỏi thực sự không phải là có pháp nhân hay chưa, mà là nhân sự quốc tế đó sẽ làm việc ở đâu. Nơi làm việc xác định hai luồng pháp lý hoàn toàn khác nhau, và hiểu rõ sự khác biệt đó là điều kiện để tuyển dụng đúng cách ngay từ đầu.

Câu hỏi quyết định tất cả: họ sẽ làm việc ở đâu?

Trước khi xem xét bất kỳ thủ tục nào, doanh nghiệp cần trả lời một câu duy nhất: người đó làm việc từ xa tại quốc gia của họ, hay có mặt và làm việc trực tiếp tại Việt Nam? Câu trả lời đó xác định toàn bộ nghĩa vụ pháp lý khi tuyển dụng tại Việt Nam, bao gồm giấy phép lao động, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và hình thức chi trả lương.

Luồng 1: Nhân sự quốc tế làm việc từ xa, không cần pháp nhân Việt Nam

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài không làm việc trực tiếp tại Việt Nam không thuộc diện điều chỉnh của quy định về giấy phép lao động. Nếu nhân sự quốc tế làm việc hoàn toàn từ xa và không có mặt tại Việt Nam quá 183 ngày trong một năm dương lịch, doanh nghiệp không cần pháp nhân, không cần giấy phép lao động và không phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam. Lương được chi trả qua bảng lương của tập đoàn tại quốc gia đặt trụ sở.

Luồng này phù hợp với nhiều vị trí trong giai đoạn nghiên cứu thị trường: Giám đốc khu vực phụ trách nhiều thị trường, chuyên gia chiến lược, hoặc nhân sự cấp cao đang điều phối từ xa trước khi hoạt động chính thức tại Việt Nam.Rủi ro cần kiểm soát là nguy cơ phát sinh ở cơ sở thường trú. Khi nhân sự từ xa thường xuyên ký hợp đồng lớn với đối tác Việt Nam thay mặt tập đoàn, hoặc thực tế có văn phòng và hoạt động kinh doanh tại Việt Nam dù chưa đăng ký, Cục Thuế Việt Nam có thể xác định đây là cơ sở thường trú và truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp 20% cùng toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh. Ranh giới giữa hỗ trợ từ xa và kinh doanh thực chất tại Việt Nam cần được làm rõ trước khi áp dụng luồng này.

Luồng 2: Nhân sự quốc tế làm việc tại Việt Nam cần pháp nhân, nhưng thời gian ngắn hơn bạn nghĩ

Nếu nhân sự quốc tế cần có mặt và làm việc thường xuyên tại Việt Nam, pháp nhân là điều kiện bắt buộc để bảo lãnh giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 7/8/2025. Không có con đường nào vòng qua yêu cầu này. Nhưng tổng thời gian của quy trình, bao gồm cả các thủ tục cần thiết cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, ngắn hơn nhiều so với những gì phần lớn doanh nghiệp lo ngại.

Bước 1: Hoàn thiện pháp nhân trong khoảng 20 đến 25 ngày làm việc

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư được cấp trong 15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần thêm 3 đến 5 ngày làm việc sau đó. Nếu hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu, toàn bộ giai đoạn này mất khoảng 20 đến 25 ngày làm việc.

Bước 2: Xin giấy phép lao động trong 15 đến 20 ngày làm việc tiếp theo

Sau khi có pháp nhân, doanh nghiệp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong 5 ngày làm việc, rồi nộp hồ sơ giấy phép lao động tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh với thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc. Tổng từ khi bắt đầu nộp hồ sơ pháp nhân đến khi nhân sự quốc tế làm việc hợp pháp: 1 đến 2 tháng.

Nghị định 219/2025 cũng quy định 15 trường hợp được miễn giấy phép lao động, trong đó có chuyên gia điều chuyển nội bộ dưới 3 tháng và chuyên gia trong các lĩnh vực ưu tiên như công nghệ, tài chính và chuyển đổi số được cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Với những trường hợp này, không cần giấy phép lao động nhưng vẫn cần xác nhận bằng văn bản từ Sở Lao động, Thương binh và Xã hội và pháp nhân vẫn phải đứng tên bảo lãnh.

Giai đoạn chờ pháp nhân: cách để đội ngũ không bị đình trệ

Một đến hai tháng là khoảng thời gian chấp nhận được, nhưng vẫn phát sinh chi phí cơ hội khi doanh nghiệp vẫn cần đội ngũ tại chỗ để khảo sát đối tác, chuẩn bị mặt bằng và tiếp thị thị trường. 

Giải pháp là thuê ngoài nhân sự theo mô hình phù hợp Điều 170–178 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020, cho phép tuyển nhân viên người Việt hợp pháp trước khi có pháp nhân. Đơn vị dịch vụ đứng tên sử dụng lao động, xử lý toàn bộ hợp đồng, lương, bảo hiểm và thuế; doanh nghiệp nước ngoài trực tiếp quản lý chuyên môn. Nhân viên đầu tiên có thể bắt đầu trong 2–4 tuần. 

Cách tiếp cận hiệu quả nhất là chạy song song: nhân sự quốc tế làm việc từ xa trong khi đội ngũ địa phương được xây dựng qua mô hình PEO ngay từ tuần đầu. Khi pháp nhân hoàn thiện, cả hai luồng chuyển sang vận hành chính thức mà không gián đoạn, nhân viên người Việt cũng có thể chuyển sang hợp đồng trực tiếp một cách liền mạch.

Ngưỡng hợp lý để chuyển hoàn toàn sang pháp nhân trực tiếp là khoảng 20 nhân viên trở lên. Dưới ngưỡng đó, chi phí thuê ngoài nhân sự thấp hơn đáng kể so với chi phí duy trì bộ máy pháp nhân chưa vận hành đầy đủ, đồng thời loại bỏ rủi ro tuân thủ trong giai đoạn dễ xảy ra sai sót nhất.

Kết luận

Tuyển nhân sự quốc tế cho FDI tại Việt Nam không yêu cầu pháp nhân trong mọi trường hợp, nhưng đòi hỏi sự phân biệt rõ ràng giữa hai luồng từ ngày đầu tiên. Xác định đúng luồng cho từng vị trí, dùng dịch vụ thuê ngoài để xây dựng đội ngũ địa phương song song, và lên lộ trình chuyển đổi khi pháp nhân sẵn sàng là cách tiếp cận giảm thiểu rủi ro và rút ngắn thời gian đưa đội ngũ vào vận hành. Dịch vụ nhân sự thuê ngoài của Talentnet hỗ trợ toàn bộ quy trình này từ tuyển dụng, quản lý hợp đồng đến chuyển đổi sang pháp nhân trực tiếp.