Giấy Phép Cần Thiết Cho Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam

Việt Nam đang thu hút ngày càng nhiều lao động nước ngoài, đặc biệt trong các lĩnh vực công nghệ cao, tài chính và sản xuất FDI. Quy định về việc tuyển dụng người nước ngoài tại Việt Nam vừa được cập nhật toàn diện qua Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế hoàn toàn Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Bài viết này tóm tắt các loại giấy tờ cần thiết, điều kiện được miễn, và những thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm trước khi tuyển dụng lao động nước ngoài.

Giấy phép lao động tại Việt Nam

Để làm việc hợp pháp tại Việt Nam từ 3 tháng trở lên, người lao động nước ngoài bắt buộc phải có giấy phép lao động. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025, giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn một lần. Sau khi đã gia hạn, người lao động muốn tiếp tục làm cùng vị trí phải nộp hồ sơ xin cấp mới.

Người sử dụng lao động phải xin giấy phép lao động thay mặt cho người lao động nước ngoài. Theo Nghị định 219/2025, thẩm quyền cấp phép đã chuyển từ DOLISA sang UBND cấp tỉnh (do Bộ LĐ-TB&XH sáp nhập vào Bộ Nội vụ từ 01/03/2025). Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến tối thiểu 10 ngày trước khi người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Để xin giấy phép lao động, người nước ngoài cần đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Người lao động phải từ đủ 18 tuổi trở lên và có đủ năng lực để thực hiện công việc được tuyển dụng.
2. Có các bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm làm việc cần thiết cho vai trò của họ.
3. Có sức khỏe tốt, được chứng nhận bởi cơ quan y tế Việt Nam, đảm bảo cá nhân đủ sức khỏe để làm việc và không gây nguy cơ cho sức khỏe cộng đồng.
4. Không có tiền án tại Việt Nam hoặc nước họ sinh sống, để duy trì tính toàn vẹn và an toàn của lực lượng lao động Việt Nam.

Giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Không phải tất cả người lao động nước ngoài tại Việt Nam đều cần xin giấy phép lao động. Trong một số trường hợp đặc biệt, cá nhân có thể được cấp giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động nếu đáp ứng đủ điều kiện. Những đối tượng được miễn trừ bao gồm:

• Giám đốc hoặc người điều hành công ty tham gia vào việc ra quyết định và định hướng chiến lược cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn tối thiểu 3 tỷ đồng. Hoặc là thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn tối thiểu 3 tỷ đồng. 

• Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam 

• Chuyên gia thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn ngắn hạn với thời hạn dưới 03 tháng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và có tính chất then chốt đối với dịch vụ hoặc dự án. 

• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam 

• Chuyên gia được điều chuyển nội bộ trong 11 lĩnh vực thuộc Danh mục cam kết trong lĩnh vực dịch vụ giữa Việt Nam và WTO 

• Chuyên gia trong lĩnh vực ưu tiên: Người lao động nước ngoài làm việc trong các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận. Đây là trường hợp hoàn toàn mới được bổ sung theo Nghị định 219/2025.

Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động có vai trò tương đương giấy phép lao động, là cơ sở để xin thẻ tạm trú (TRC). Thời hạn tối đa là 2 năm. Lưu ý quan trọng: Theo Nghị định 219/2025, một số trường hợp không cần làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Thẻ tạm trú (TRC) cho người nước ngoài tại Việt Nam

Thẻ tạm trú (TRC) là văn thư cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam từ một đến 5 năm. TRC đặc biệt hữu ích cho những người dự định sống và làm việc lâu dài tại Việt Nam, vì nó miễn cho người sở hữu khỏi cần thị thực và cho phép nhập cảnh nhiều lần.

Người sở hữu TRC là giải pháp tiện lợi khi không phải gia hạn thị thực và có thể nhập cảnh, xuất cảnh Việt Nam theo nhu cầu công việc trong suốt thời gian hiệu lực của thẻ. Điều này giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí liên quan đến việc xin và gia hạn thị thực.

Đối với doanh nghiệp FDI đang tuyển dụng nhiều lao động nước ngoài, dịch vụ expat chuyên biệt có thể hỗ trợ toàn bộ quy trình từ xin giấy phép lao động đến thẻ tạm trú, giảm đáng kể gánh nặng hành chính cho phòng nhân sự.

Giấy tờ cần thiết khi xin giấy phép lao động và TRC

Để xin giấy phép lao động hoặc Thẻ tạm trú (TRC) cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận khám sức khỏe do cơ quan y tế được công nhận tại Việt Nam cấp, không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Lý lịch tư pháp: Không quá sáu tháng trước khi nộp, đảm bảo người nộp đơn không có tiền án tiền sự.
• Giấy tờ liên quan: Các giấy tờ liên quan đến vai trò và lý lịch của người lao động nước ngoài, tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Hộ chiếu và thị thực: Bản sao hợp pháp hộ chiếu và thị thực, xác nhận danh tính và việc nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam.

Lưu ý quan trọng theo Nghị định 219/2025: Tất cả giấy tờ cấp ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Ngoài ra, từ cuối năm 2025, Việt Nam đã gia nhập Công ước La Hay 1961 về Apostille, tạo thuận lợi hơn cho việc hợp pháp hóa giấy tờ từ các quốc gia thành viên. Doanh nghiệp nên tư vấn với chuyên gia tuân thủ nhân sự để cập nhật yêu cầu hồ sơ mới nhất, tránh bị từ chối do hồ sơ không đúng quy định.

Hậu quả pháp lý khi không có giấy tờ hợp lệ 

Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt cụ thể khi không có giấy phép lao động hợp lệ như sau: 

Ngoài phạt tiền, người lao động nước ngoài vi phạm còn có thể bị trục xuất và cấm nhập cảnh. Với doanh nghiệp, rủi ro pháp lý không chỉ dừng ở tiền phạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ với cơ quan quản lý lao động địa phương. Quy định thay đổi thường xuyên, đặc biệt sau khi Nghị định 219/2025 có hiệu lực từ tháng 8/2025.

Giấy phép lao động và thẻ tạm trú là trách nhiệm pháp lý trực tiếp của doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài. Với Nghị định 219/2025 vừa có hiệu lực, một số quy trình đã được đơn giản hóa nhưng yêu cầu về hồ sơ và thời hạn thông báo cũng chặt chẽ hơn. Dịch vụ hỗ trợ pháp lý cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam của Talentnet bao gồm toàn bộ quy trình từ xin giấy phép đến gia hạn TRC, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mới nhất.