Chính Sách Nghỉ Phép Tại Việt Nam: Hướng Dẫn Đầy Đủ Theo Bộ Luật Lao Động 2019

Chế độ nghỉ phép theo pháp luật Việt Nam có những điểm khác biệt quan trọng so với nhiều quốc gia châu Á khác. Tài liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về các yêu cầu cốt lõi liên quan đến các loại nghỉ phép theo quy định hiện hành. Các nhà quản lý nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tìm thấy những hướng dẫn thực tiễn để xây dựng chính sách nghỉ phép phù hợp với tiêu chuẩn pháp lý.

Yêu cầu nghỉ phép hàng năm tiêu chuẩn

Một chính sách nghỉ phép hiệu quả cần đảm bảo các quyền lợi nghỉ phép tối thiểu theo quy định trong Bộ luật Lao động 2019. Những yêu cầu này thay đổi tùy theo điều kiện làm việc và đối tượng người lao động, tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch và quản lý nghỉ phép tại doanh nghiệp.

Phân bổ ngày nghỉ hàng năm như sau:

• Nhân viên làm việc trong điều kiện bình thường được hưởng 12 ngày nghỉ có lương mỗi năm.
• Người lao động dưới 18 tuổi, người khuyết tật và những ai làm việc trong môi trường độc hại được hưởng 14 ngày nghỉ.
• Người lao động trong môi trường đặc biệt nguy hiểm được hưởng 16 ngày nghỉ mỗi năm.

Bên cạnh đó, thời gian làm việc còn ảnh hưởng đến số ngày nghỉ theo cơ chế cộng dồn. Cứ mỗi 5 năm làm việc liên tục cho cùng một người sử dụng lao động, người lao động sẽ được cộng thêm một ngày nghỉ. Trường hợp làm việc dưới 12 tháng, số ngày nghỉ sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thực tế.

Cơ cấu ngày lễ và chế độ đãi ngộ

Theo Điều 112 Bộ luật Lao động 2019, người lao động tại Việt Nam được hưởng 11 ngày nghỉ lễ có lương mỗi năm. Lịch nghỉ lễ chính thức năm 2024 bao gồm:

• Tết Dương lịch: 01/01 (1 ngày)
• Tết Nguyên đán: Bắt đầu từ 27/01/2025 (5 ngày liên tiếp)
• Giỗ Tổ Hùng Vương: 7/04/2025 (1 ngày)
• Ngày Giải phóng miền Nam: 30/04 (1 ngày)
• Ngày Quốc tế Lao động: 01/05 (1 ngày)
• Quốc khánh: 02-03/09 (2 ngày)

Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, ngoài các ngày nghỉ theo quy định chung, họ có thể được nghỉ thêm 1 ngày vào dịp Tết cổ truyền của quốc gia mình và 1 ngày vào ngày Quốc khánh nước sở tại, nâng tổng số ngày nghỉ lễ có hưởng lương cao hơn so với người lao động trong nước.

Trong trường hợp ngày lễ trùng với ngày nghỉ hàng tuần, người sử dụng lao động có trách nhiệm bố trí nghỉ bù có hưởng lương. Nếu doanh nghiệp yêu cầu nhân viên làm việc vào ngày lễ, mức lương phải trả tối thiểu là 300% so với tiền lương ngày thường, chưa bao gồm lương ngày lễ.

Nghỉ thai sản và nghỉ chăm sóc gia đình

Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định rõ các chế độ nghỉ liên quan đến thai sản và chăm sóc gia đình, bảo vệ quyền lợi của người lao động có con nhỏ.

Quyền lợi nghỉ thai sản

Nhân viên nữ có quyền được hưởng:

• Nhân viên nữ được nghỉ thai sản có hưởng lương trong thời gian 6 tháng, do bảo hiểm xã hội chi trả.
• Trong thời gian nghỉ, có thể nghỉ tối đa 2 tháng trước sinh, phần thời gian còn lại nghỉ sau sinh.
• Sau khi sinh, người lao động bắt buộc phải nghỉ ít nhất 4 tháng.
• Trường hợp sinh đôi trở lên, được cộng thêm 30 ngày nghỉ cho mỗi bé kể từ con thứ hai trở đi.

Trong thời gian nghỉ thai sản, người lao động nữ sẽ được Bảo hiểm xã hội chi trả 100% mức lương trung bình tháng, tính dựa trên tiền lương của sáu tháng liền kề trước khi nghỉ. Chế độ này chỉ áp dụng cho những người đã tham gia bảo hiểm xã hội tối thiểu sáu tháng trong vòng 12 tháng trước thời điểm nghỉ thai sản.

Nghỉ phép chăm con

Nhân viên nam cũng được hỗ trợ nghỉ phép có lương để chăm sóc vợ sinh con, với số ngày nghỉ tùy thuộc vào tình huống cụ thể:

• 5 ngày làm việc đối với sinh thường
• 7 ngày làm việc nếu sinh mổ
• Từ 10 đến 14 ngày làm việc nếu sinh đôi trở lên
• Thời gian nghỉ phải được sử dụng trong vòng 30 ngày kể từ ngày vợ sinh.

Các loại nghỉ phép cá nhân

Bộ luật Lao động quy định nhiều hình thức nghỉ phép cá nhân, bao gồm cả nghỉ có lương và không lương, để phù hợp với các sự kiện quan trọng trong đời sống mà vẫn đảm bảo tính minh bạch về thủ tục giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Nghỉ phép cá nhân có lương

Người lao động có quyền nghỉ phép có lương trong những dịp quan trọng của gia đình:

• Kết hôn: 3 ngày làm việc
• Con kết hôn: 1 ngày làm việc
• Cha mẹ (cả bên vợ/chồng), vợ/chồng hoặc con qua đời: 3 ngày làm việc

Trong suốt thời gian nghỉ phép này, người lao động vẫn được hưởng nguyên lương và các quyền lợi phúc lợi theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

Nghỉ phép cá nhân không lương

Ngoài các trường hợp có lương, người lao động có thể xin nghỉ không lương khi có lý do chính đáng và được người sử dụng lao động chấp thuận:

• Ông bà hoặc anh/chị/em ruột qua đời: 1 ngày làm việc
• Anh/chị/em ruột kết hôn: 1 ngày làm việc
• Các lý do cá nhân khác: Cần có sự đồng ý của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động cần ban hành quy trình rõ ràng cho việc đăng ký nghỉ phép và lưu trữ hồ sơ minh bạch. Mặc dù không được từ chối vô lý các yêu cầu nghỉ hợp lệ, người lao động vẫn phải nộp thông báo và tài liệu chứng minh phù hợp để được duyệt nghỉ.

Công nhận thời gian để tính lương nghỉ phép

Điều 65 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP đưa ra hướng dẫn chi tiết về các khoảng thời gian được tính vào quyền nghỉ phép có lương. Theo đó, thời gian thử việc và đào tạo nghề được công nhận là thời gian làm việc hợp lệ, giúp người lao động tích lũy ngày nghỉ phép ngay cả khi chưa chính thức ký hợp đồng lao động dài hạn.

Bên cạnh đó, luật cũng bảo vệ người lao động trong các trường hợp nghỉ liên quan đến sức khỏe. Cụ thể, thời gian nghỉ ốm đau lên đến hai tháng mỗi năm và thời gian điều trị chấn thương lao động kéo dài đến sáu tháng vẫn được tính vào thời gian làm việc để xét nghỉ phép. Thời gian nghỉ thai sản cũng được ghi nhận đầy đủ, nhằm hỗ trợ sự ổn định cho người lao động trong giai đoạn chăm sóc gia đình.

Ngoài ra, nghị định cho phép tính tối đa một tháng nghỉ không lương mỗi năm vào thời gian tích lũy nghỉ phép, mang đến sự linh hoạt mà không làm mất quyền lợi phúc lợi của người lao động.

Các trường hợp đặc biệt và điều chỉnh

Bộ luật Lao động Việt Nam cũng đưa ra cơ chế xử lý linh hoạt cho những tình huống đặc biệt trong tính toán thời gian nghỉ phép. Đối với các trường hợp làm việc không trọn tháng, nếu tổng số ngày làm việc và nghỉ phép được duyệt đạt ít nhất 50% số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng, thì tháng đó vẫn được tính trọn vẹn.

Nhân viên làm việc dưới 12 tháng sẽ được tính ngày nghỉ theo tỷ lệ thời gian thực tế đã làm việc, đảm bảo quyền lợi công bằng cho cả lao động ngắn hạn và dài hạn.

Chế độ chi trả cho nghỉ phép bao gồm:

• Trả đủ lương cho ngày nghỉ phép hàng năm theo mức lương bình thường
• Chi trả 300% lương cho những ngày lễ mà người lao động vẫn đi làm
• Thanh toán phần nghỉ phép chưa sử dụng trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động

Yêu cầu tuân thủ đối với người sử dụng lao động

Các tổ chức cần xây dựng chính sách nghỉ phép nhân viên rõ ràng và lưu trữ đầy đủ thông tin trong suốt quá trình nghỉ. Điều này bao gồm ghi nhận các yêu cầu, quy trình phê duyệt và hồ sơ cho các loại nghỉ phép đặc biệt. Bên cạnh đó, hệ thống phải theo dõi sát sao số dư nghỉ phép, tần suất sử dụng của mỗi cá nhân, đồng thời bảo đảm tính chính xác của dữ liệu để đáp ứng yêu cầu tuân thủ.

Để xử lý và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép một cách nhanh chóng, các công ty cần thiết lập quy trình rõ ràng với khung thời gian cụ thể và phân cấp phê duyệt minh bạch. Hệ thống cũng cần tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và quản lý, đồng thời duy trì hồ sơ phù hợp.

Việc quản lý nghỉ phép tuân thủ đòi hỏi tích hợp với các chức năng nhân sự khác, đặc biệt là quy trình tính lương. Điều này giúp bảo đảm tính chính xác trong thanh toán nghỉ phép và xử lý đúng loại nghỉ. Bên cạnh đó, cơ chế theo dõi thời gian phải cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho việc tính toán, tránh sai sót lưu trữ.

Kiểm tra định kỳ hệ thống quản lý nghỉ phép sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ và kịp thời nhận ra những điểm cần cải thiện. Các công ty nên rà soát lại quy trình theo chu kỳ, vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý hiện hành vừa đáp ứng mục tiêu kinh doanh.

Tại Việt Nam, Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn xây dựng quy định cụ thể về mọi loại hình nghỉ phép, từ quyền nghỉ thường niên đến những trường hợp cá nhân đặc thù. Các doanh nghiệp phải đảm bảo chính sách của mình tuân theo các quy định này, thông qua hệ thống theo dõi, quy trình phê duyệt minh bạch và tính toán thanh toán hợp lý.

Đội ngũ tư vấn nhân sự của Talentnet hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý nghỉ phép tuân thủ cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm phục vụ hơn 1.000 công ty tại Việt Nam, chúng tôi cung cấp giải pháp thực tiễn về phát triển chính sách, yêu cầu hồ sơ và quy trình triển khai.