5 Lưu Ý Khi Sử Dụng Số Định Danh Cá Nhân Thay Cho Mã Số Thuế

Key takeaways

• Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân chính thức thay thế mã số thuế, chấm dứt hoàn toàn tình trạng một người có nhiều mã số thuế.
• Cơ quan thuế sẽ tự động hợp nhất tất cả mã số thuế trùng lặp về một số định danh cá nhân duy nhất mà không cần thủ tục hủy riêng lẻ.
• Doanh nghiệp cần rà soát ngay lập tức dữ liệu nhân sự và cập nhật hệ thống phần mềm để đảm bảo tuân thủ quy định mới.
• Các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn đã sử dụng mã số thuế cũ vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, không phải điều chỉnh lại.
• Thích ứng sớm với quy định mới giúp doanh nghiệp tránh rủi ro gián đoạn hoạt động và khẳng định năng lực quản trị hiện đại.

Trùng lặp mã số thuế cá nhân là tình trạng một người được cấp nhiều hơn một MST, thường do thay đổi từ CMND sang CCCD hoặc đăng ký ở nhiều nơi. Trước đây, việc này đòi hỏi các thủ tục hành chính phức tạp. Tuy nhiên, với chính sách mới có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, mọi mã số thuế sẽ được đồng bộ và hợp nhất về số định danh cá nhân duy nhất. Dưới đây là hướng dẫn giúp doanh nghiệp nắm bắt và thích ứng với thay đổi quan trọng này.

Quy định xử lý mã số thuế bị trùng khi chuyển sang số định danh cá nhân

Việc giải quyết tình trạng trùng lặp mã số thuế được thực hiện đồng bộ và tự động thông qua hệ thống công nghệ hiện đại, giúp loại bỏ hoàn toàn các thủ tục hành chính phức tạp trước đây.

Cơ quan thuế yêu cầu người nộp thuế cập nhật số định danh cá nhân cho tất cả các mã số thuế đã được cấp trước ngày 01/07/2025, bao gồm cả những trường hợp bị trùng lặp. Điều quan trọng là người nộp thuế phải chủ động rà soát toàn bộ mã số đã từng được cấp và thực hiện cập nhật thông tin một cách đầy đủ.

Sau khi hoàn tất việc cập nhật, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và tiến hành hợp nhất toàn bộ thông tin, nghĩa vụ thuế, lịch sử giao dịch về một số định danh duy nhất. Quá trình này được thực hiện hoàn toàn tự động không cần can thiệp thủ công từ người nộp thuế.

Các mã số thuế cũ bị trùng hoặc dư thừa sẽ được hệ thống quản lý về trạng thái “đã hợp nhất” và chấm dứt hiệu lực. Điểm đáng chú ý là người nộp thuế không cần thực hiện bất kỳ thủ tục hủy riêng lẻ nào cho các mã số thuế cũ. Mọi quyền lợi, dữ liệu thuế, lịch sử nghĩa vụ sẽ được chuyển giao đầy đủ sang số định danh cá nhân mới.

Trong trường hợp thông tin định danh chưa đồng bộ hoặc có sai lệch so với dữ liệu dân cư, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục cập nhật và bổ sung hồ sơ cá nhân theo quy định tại Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC. Chỉ sau khi đảm bảo thông tin trùng khớp hoàn toàn, cơ quan thuế mới tiến hành hợp nhất dữ liệu và chính thức sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế.

Lưu ý về giá trị pháp lý và hồ sơ cũ

Một trong những mối quan tâm lớn nhất của doanh nghiệp là tính hợp pháp của các giao dịch đã phát sinh với mã số thuế cũ.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC, các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn đã được lập hoặc sử dụng mã số thuế cũ trước ngày 01/07/2025 vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý. Doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh lại thông tin theo số định danh cá nhân mới đối với những giao dịch đã hoàn tất.

Điều này có nghĩa là tất cả hợp đồng lao động, bảng lương, báo cáo thuế, hóa đơn khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã sử dụng mã số thuế cũ đều tiếp tục có hiệu lực pháp lý. Doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng các chứng từ này cho mục đích kiểm tra, đối chiếu hoặc giải quyết các vấn đề thuế phát sinh sau này.

Tuy nhiên, đối với các giao dịch phát sinh mới từ ngày 01/07/2025 trở đi, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro về tuân thủ.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thắc mắc khi xử lý vấn đề trùng lặp mã số thuế và quá trình chuyển đổi sang số định danh cá nhân.

Nguyên nhân phổ biến gây trùng mã số thuế cá nhân

Tình trạng trùng lặp mã số thuế xảy ra do các nguyên nhân chính sau:

• Trùng số CMND/CCCD: Hai cá nhân khác nhau có cùng số CMND/CCCD do cấp nhầm hoặc trùng số CMND ở các tỉnh khác nhau, dẫn đến cơ quan thuế cấp chung một mã số thuế.
• Thay đổi giấy tờ tùy thân: Một cá nhân được cấp nhiều mã số thuế do thay đổi từ CMND sang CCCD hoặc đăng ký ở nhiều đơn vị chi trả khác nhau mà không thông báo về mã số đã có.
• Sử dụng trái phép: Số CMND/CCCD bị cá nhân hoặc tổ chức khác sử dụng để đăng ký mã số thuế mà không được sự đồng ý của chủ sở hữu thực.

Làm sao để kiểm tra mã số thuế cá nhân online?

Sử dụng số CMND/CCCD để tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn), Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc ứng dụng iCanhan, eTaxMobile. Nếu kết quả hiển thị nhiều hơn một mã số thuế, cần thực hiện cập nhật thông tin để được hợp nhất về số định danh cá nhân duy nhất.

Giữ lại mã số thuế tạo sau được không?

Không được lựa chọn giữ lại mã số thuế nào. Theo quy định từ 01/07/2025, tất cả các mã số thuế cũ đều sẽ được hợp nhất về một mã duy nhất là số định danh cá nhân gồm 12 chữ số trên thẻ Căn cước công dân. Quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Thông tin trên mã số thuế cũ không khớp với CCCD thì cần làm gì?

Cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế qua Cổng thông tin thuế điện tử, ứng dụng iCanhan, eTaxMobile hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế để cập nhật đúng với thông tin trên CCCD. Sau khi cập nhật và đảm bảo thông tin trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, mã số thuế sẽ được đồng bộ với số định danh cá nhân. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong tích hợp các hệ thống HR hiệu quả.

Việc chuyển đổi sang mã số thuế định danh là bước tiến bắt buộc trong quá trình số hóa quản lý nhà nước. Đây không còn là vấn đề hành chính cần xử lý mà là yêu cầu tuân thủ mang tính hệ thống. Các nhà lãnh đạo cần chỉ đạo ngay lập tức bộ phận nhân sự và kế toán rà soát toàn diện, đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp tương thích với quy định mới. Việc thích ứng sớm không chỉ giúp tránh hậu quả có 2 mã số thuế mà còn khẳng định năng lực quản trị hiện đại và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tính lương chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng tuân thủ pháp luật mới nhất.