Làm Gì Khi Tài Khoản Định Danh Điện Tử Doanh Nghiệp Chưa Được Duyệt Sau 01/07/2025

Key Takeaways

• Doanh nghiệp chưa được duyệt tài khoản định danh điện tử sau 01/07/2025 vẫn có thể tạm thời sử dụng tài khoản thuế điện tử hiện tại để nộp tờ khai, nhưng cần xử lý dứt điểm để tránh gián đoạn lâu dài
• Nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối hoặc treo là thông tin kê khai không khớp với dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Việc chủ động rà soát hồ sơ, cập nhật thông tin chính xác và nộp sớm thủ tục là yếu tố quyết định đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh
• Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp cơ quan quản lý định danh khi gặp vấn đề không kích hoạt được tài khoản hoặc hồ sơ bị từ chối không rõ lý do

Tuy nhiên, theo hướng dẫn tạm thời từ cơ quan thuế, nếu tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp chưa được duyệt sau ngày 01/07/2025, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện các nghĩa vụ thuế và giao dịch hành chính thông qua tài khoản thuế điện tử hiện tại cho đến khi được cấp tài khoản định danh điện tử chính thức. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chủ động hoàn thiện hồ sơ định danh và cập nhật thông tin với cơ quan thuế để giảm thiểu nguy cơ gián đoạn dịch vụ khi hệ thống hoàn toàn chuyển sang sử dụng định danh điện tử.

Giải pháp tạm thời và các bước cần thực hiện ngay

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với tình trạng hồ sơ định danh điện tử chưa được xử lý xong, việc áp dụng các giải pháp tạm thời và xử lý các vướng mắc cụ thể trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

1. Kiểm tra tình trạng hồ sơ và nguyên nhân

Bước đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện là xác định rõ lý do vì sao hồ sơ tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp của mình chưa được duyệt. Việc hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp doanh nghiệp có hướng xử lý chính xác và hiệu quả.

2 nguyên nhân phổ biến nhất:

• Tài khoản định danh điện tử bị sai thông tin: Sự không khớp giữa thông tin kê khai và dữ liệu có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Tài khoản định danh điện tử bị từ chối: Hồ sơ không đáp ứng đủ yêu cầu về tính hợp lệ, thiếu giấy tờ cần thiết, hoặc thông tin người đại diện pháp luật chưa chính xác.

Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ gửi thông báo cụ thể về lý do từ chối hoặc yêu cầu bổ sung qua các kênh như ứng dụng VNeID, tin nhắn SMS hoặc email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

2. Sử dụng tài khoản thuế điện tử hiện tại

Trong giai đoạn chuyển tiếp hiện tại, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đã nộp hồ sơ đăng ký định danh điện tử và đang trong quá trình chờ cơ quan có thẩm quyền xử lý duyệt, vẫn có thể tạm thời duy trì việc sử dụng tài khoản giao dịch thuế điện tử cũ để thực hiện các nghĩa vụ nộp tờ khai cho các kỳ thuế phát sinh.

Lưu ý quan trọng: Đây chỉ là giải pháp tình thế trong thời gian ngắn, không phải phương án bền vững lâu dài. Doanh nghiệp cần tích cực theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và chủ động liên lạc với cơ quan có thẩm quyền để đẩy nhanh quá trình cấp tài khoản định danh điện tử chính thức.

3. Liên hệ và xử lý các vấn đề thường gặp

Khi gặp tình trạng không kích hoạt được tài khoản định danh điện tử hoặc hồ sơ bị từ chối mà không rõ lý do cụ thể, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với:

• Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử
• Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Công an tỉnh/thành phố)

Tài liệu cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật
• Tài liệu chứng minh việc đã nộp hồ sơ đăng ký định danh điện tử

Đặc biệt với các loại hình doanh nghiệp có cấu trúc phức tạp hoặc có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài, việc chuẩn bị hồ sơ có thể đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết sâu về quy định pháp luật.

Xử lý các vấn đề thường gặp khiến tài khoản bị treo hoặc không sử dụng được

Việc nắm vững cách thức xử lý các tình huống cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình hoàn tất định danh điện tử diễn ra thuận lợi nhất.

1. Khi tài khoản định danh điện tử bị từ chối hoặc báo sai thông tin

Đây là vấn đề phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải, nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ sự thiếu đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống quản lý nhà nước.

Nguyên nhân chính:

• Thông tin không khớp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở không trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện hành
• Chưa cập nhật thay đổi: Doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ, người đại diện pháp luật nhưng chưa cập nhật với Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Vấn đề kỹ thuật: Hồ sơ tải lên bị mờ, thiếu trang, không đúng định dạng

Hướng giải quyết theo 3 bước:

1. Đối chiếu: Rà soát toàn bộ thông tin đã khai báo với bản gốc Giấy chứng nhận ĐKKD để phát hiện sai lệch
2. Cập nhật gốc: Làm việc với Sở KH&ĐT để cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh, đồng bộ cơ sở dữ liệu quốc gia
3. Nộp lại: Tiến hành nộp lại hồ sơ trên VNeID sau khi dữ liệu đã đồng bộ để hoàn tất thủ tục

2. Khi không kích hoạt được tài khoản định danh điện tử đã được duyệt

Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp đã nhận thông báo cấp tài khoản thành công nhưng không kích hoạt được tài khoản định danh điện tử.

• Quá hạn kích hoạt: Bỏ lỡ thời hạn 7 ngày kể từ khi nhận thông báo, khiến tài khoản bị tạm khóa
• Lỗi xác thực: Nhập sai mã OTP do số điện thoại/email đăng ký không còn sử dụng

Cách xử lý:

Nếu quá hạn 7 ngày → Liên hệ trực tiếp Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính (Công an cấp tỉnh/thành phố) để yêu cầu mở lại tài khoản.

Nếu lỗi nhận mã OTP → Kiểm tra lại kênh nhận tin nhắn và email, đảm bảo thông tin liên lạc chính xác.

Đối với các trường hợp phức tạp do sai lệch dữ liệu gốc hoặc vấn đề người đại diện pháp luật, dịch vụ hỗ trợ định danh điện tử của Talentnet sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng, xử lý vướng mắc và đẩy nhanh tiến độ cấp tài khoản.

Làm thế nào để tránh bị từ chối và đẩy nhanh quá trình kích hoạt?

Để tránh rơi vào những tình huống phức tạp, doanh nghiệp cần áp dụng cách tiếp cận chủ động ngay từ đầu. Việc thực hiện đúng hướng dẫn định danh điện tử cho doanh nghiệp ngay từ bước đầu sẽ giúp tránh nhiều rắc rối không đáng có:

• Chuẩn bị hồ sơ chính xác: Đảm bảo mọi thông tin kê khai khớp 100% với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
• Đảm bảo tài khoản VNeID cá nhân: Người đại diện pháp luật phải có kích hoạt tài khoản định danh điện tử cá nhân mức độ 2 thành công.
• Nộp hồ sơ sớm: Thực hiện thủ tục ngay để có đủ thời gian xử lý và khắc phục sai sót, tránh quá tải hệ thống vào phút chót.

Tình trạng chưa được duyệt tài khoản định danh điện tử sau 01/07/2025 không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn hoàn toàn các hoạt động thuế và hành chính. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời và doanh nghiệp cần tích cực xử lý để hoàn tất thủ tục chính thức.

Sự gián đoạn lâu dài sau thời điểm chuyển tiếp là một rủi ro hiện hữu đối với mọi doanh nghiệp chưa hoàn tất định danh điện tử. Trong bối cảnh quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc dịch vụ tuân thủ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết để đảm bảo doanh nghiệp luôn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.

Chủ động kiểm tra, xử lý các vướng mắc và hoàn tất thủ tục ngay từ bây giờ là bước đi cần thiết để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động và sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.