Trả Lương Tính Theo KPI

Trả lương theo KPI giúp thống nhất mục tiêu của nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức, tạo ra đòn bẩy mạnh mẽ để mỗi cá nhân và đội nhóm nỗ lực hết mình. Yếu tố then chốt trong mô hình này là các Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI), vốn cung cấp những mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để nhân viên hướng tới.

Bài viết này sẽ cung cấp một góc nhìn tổng quan và thực tế nhất về chính sách trả lương theo KPI: mô hình này có ý nghĩa gì với doanh nghiệp, cần cân nhắc những gì khi áp dụng, và cách thức vận hành ra sao.

1. Tìm hiểu khái niệm trả lương theo KPI

Là một chỉ số đo lường quen thuộc, KPI (Key Performance Indicator) là thước đo công việc hiệu quả thường được các đơn vị công ty sử dụng để đánh giá mức độ hiệu suất đạt được của nhân viên. Trả lương theo KPI là một chiến lược đãi ngộ, trong đó một phần thu nhập của nhân viên gắn liền với việc họ đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra. Thay vì một mức lương chỉ dựa trên chức danh hay thâm niên, mô hình này đưa vào một phần thu nhập biến đổi tùy theo kết quả công việc.

Về cơ bản, mô hình này được xây dựng trên một tiền đề đơn giản: hiệu suất cao hơn đi cùng với mức thưởng cao hơn. Điều này tạo ra một công cụ thúc đẩy động lực rất hiệu quả.

Các hình thức trả thưởng trong mô hình lương KPI

Trên thực tế, trả lương theo KPI không phải là một giải pháp cứng nhắc mà rất linh hoạt với nhiều hình thức, có thể áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp:

• Tăng lương dựa trên hiệu suất (Merit Pay): Là việc tăng vào lương cơ bản của nhân viên dựa trên kết quả đánh giá công việc. Đây là một khoản tăng vĩnh viễn nhằm ghi nhận sự đóng góp xuất sắc và ổn định theo thời gian.
• Các khoản thưởng (Bonuses): Là các khoản thanh toán một lần khi nhân viên đạt được mục tiêu cụ thể. Thưởng có thể gắn với thành tích cá nhân, đội nhóm hoặc toàn công ty (ví dụ: thưởng năm, thưởng nóng cho thành tích đột xuất, thưởng hoàn thành dự án).
• Hoa hồng (Commission): Phổ biến trong các vị trí bán hàng, đây là khoản thu nhập tính theo phần trăm trên doanh thu mà nhân viên tạo ra, liên kết trực tiếp thu nhập với kết quả kinh doanh.
• Chia sẻ lợi nhuận (Profit-Sharing): Là chương trình phân chia một phần lợi nhuận của công ty cho nhân viên. Hình thức này nuôi dưỡng ý thức làm chủ và khuyến khích mọi người cùng làm việc vì mục tiêu tài chính chung.
• Cổ phiếu thưởng / Cổ phiếu ưu đãi (Stock Options/Equity): Thường được áp dụng ở các công ty khởi nghiệp lẫn các tập đoàn lớn, việc trao quyền mua cổ phiếu ưu đãi hoặc cổ phiếu thưởng giúp nhân viên có một phần lợi ích gắn với sự tăng trưởng giá trị của công ty trong dài hạn.

Hiện nay, rất nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp FDI hay các công ty nước ngoài đều ưa chuộng hình thức trả lương này bởi:

• Hình thức giúp khuyến khích những nhân viên tiềm năng bộc lộ cá tính
• Hình thức giúp các cá nhân quản lý tài chính hiệu quả
• Khuyến khích nhân viên chủ động làm việc hiệu quả
• Dễ dàng triển khai
• Là công cụ để quan sát đánh giá nhân viên
• Khích lệ năng lực tối đa của nhân viên
• Là nhân tố phát triển doanh nghiệp

Cơ chế hoạt động của việc trả lương theo KPI

Để triển khai hiệu quả, hệ thống lương KPI cần một quy trình rõ ràng và có cấu trúc. Dù có thể khác biệt ở chi tiết, quy trình chung thường bao gồm các bước sau:

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Nền tảng của bất kỳ hệ thống lương KPI thành công nào là việc xác định các mục tiêu rõ ràng, đo lường được và khả thi. Các mục tiêu này phải thống nhất với mục tiêu chung của phòng ban và toàn công ty.
2. Xây dựng quy chế trả thưởng: Công ty cần văn bản hóa một cách minh bạch cách tính các khoản thưởng. Quy chế này cần nêu rõ chu kỳ đánh giá (ví dụ: theo quý, năm) và công thức chi trả. Chẳng hạn, chính sách có thể quy định rằng đạt 100% mục tiêu KPI sẽ nhận 100% thưởng, và vượt mục tiêu có thể nhận mức thưởng cao hơn.
3. Theo dõi hiệu suất: Trong suốt chu kỳ đánh giá, tiến độ thực hiện so với KPI cần được theo dõi thường xuyên. Quá trình này thường có sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hiệu suất và các buổi trao đổi, phản hồi định kỳ giữa quản lý và nhân viên.

Đánh giá và chi trả: Vào cuối chu kỳ, hiệu suất sẽ được đánh giá chính thức dựa trên các KPI đã đề ra, từ đó tính toán và chi trả khoản thu nhập theo hiệu suất tương ứng cho nhân viên.

Cách xây dựng cấu trúc và tính lương theo KPI

Một hệ thống lương KPI thành công cần nằm trong một triết lý đãi ngộ toàn diện. Nhiều công ty sử dụng “Mô hình lương 3P” để xây dựng cơ cấu thu nhập tổng thể cho nhân viên, đảm bảo tính công bằng và cạnh tranh.

Mô hình lương 3P chia tổng thu nhập thành ba thành phần cốt lõi:

• P1 – Lương theo vị trí công việc: Đây là phần lương cơ bản cố định, được xác định dựa trên trách nhiệm công việc, mức lương trên thị trường và thang bảng lương nội bộ.
• P2 – Lương theo năng lực cá nhân: Thành phần này ghi nhận các kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm riêng của mỗi cá nhân. Nó thường được thể hiện qua các đợt xét tăng lương định kỳ dựa trên khung năng lực.
• P3 – Lương theo thành tích: Đây là phần thu nhập biến đổi, gắn trực tiếp với kết quả công việc. Đây chính là các khoản thưởng KPI, hoa hồng… được tính dựa trên mức độ hoàn thành công việc.

Cách tiếp cận toàn diện nhất là phương pháp 3P (P1 + P2 + P3), kết hợp một mức lương cơ bản với tiềm năng thu nhập cao hơn thông qua hiệu suất. Một số vị trí, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng, có thể áp dụng phương pháp 2P (P1 + P3), bao gồm lương cơ bản và hoa hồng theo thành tích.

Cách tính lương theo KPI

Thành phần P3 được tính toán dựa trên công thức KPI đã được thiết lập. Một phương pháp phổ biến để tính thưởng là phân bổ tỷ trọng cho các KPI khác nhau dựa trên mức độ quan trọng.

Điểm hiệu suất KPI được tính theo công thức: Điểm KPI = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) x Tỷ trọng

Ví dụ, một nhân viên có ba KPI:

• KPI 1: Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng thêm 5% (Tỷ trọng: 50%)
• KPI 2: Đạt 95% điểm hài lòng của khách hàng (Tỷ trọng: 30%)
• KPI 3: Hoàn thành một khóa học phát triển chuyên môn (Tỷ trọng: 20%)

Nếu nhân viên hoàn thành 100% cả ba mục tiêu, tổng điểm hiệu suất của họ là 100%, và họ sẽ nhận đủ mức thưởng mục tiêu. Khoản chi trả cuối cùng sẽ dựa trên tổng điểm có trọng số này.

Áp dụng trả lương theo KPI cần phải lưu ý những điều gì?

Hình thức trả lương tuy được áp dụng phổ biến nhưng khi được ứng dụng thực tế, có một số vấn đề sau cần lưu ý:

• Mục tiêu, chỉ số KPI đạt được phải phù hợp, cụ thể, rõ ràng và áp sát mức độ, tính chất của công việc
• Cần theo dõi, giám sát thường xuyên và phải tạo các điều kiện để hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt các công việc được giao phó
• Lãnh đạo không nên tạo quá nhiều gánh nặng doanh số hay các sức ép khiến bầu không khí căng thẳng, áp lực dồn nén, làm việc kém hiệu quả
• Nên xây dựng chính sách lương thưởng xứng đáng

Những câu hỏi thường gặp khác

1. Khi không đạt KPI, nhân viên có bị trừ lương không?

Người lao động hoàn toàn không thể mất lương khi không đạt hiệu suất KPI đã đề ra do hai uy định sau:

• Tại bộ Luật Lao động năm 2018, điều 90 và 91 nêu rằng: Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo đúng thoả thuận để thực hiện các công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc vị trí chức danh, phụ các lương và các khoản tiền bổ sung khác. Trong mọi trường hợp, người lao động luôn được hưởng mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả để làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện bình thường để đảm bảo mức sống tối thiểu phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, xã hội
• Tại Điều 5 Bộ Luật Lao động 2019 cũng nêu rõ: Người lao động có quyền hưởng lương phù hợp với trình độ kỹ năng nghề trên cơ sở thoả thuận với người sử dụng lao động, được bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, được nghỉ phép theo chế độ, được nghỉ hàng năm có lương và được hưởng lương phúc lợi tập thể

2. Hình thức trả lương theo KPI có tính thuế TNCN không?

Quy định tại Luật Thuế TNCN 2007, hình thức lương theo KPI không thuộc danh sách các khoản được miễn thuế TNCN, vì thế tiền lương nhận được khi tính theo KPI sẽ phải đóng thuế theo hạn mức quy định,

Cụ thể, các khoản chịu thuế TNCN bao gồm tiền lương, tiền công hoặc các khoản tiền có tính chất tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp. Cũng trong bộ Luật này, các khoản không bị tính thuế TNDN không bao gồm tiền lương tính theo KPI.

3. Trả lương theo KPI có phải đóng BHXH không?

Mức đóng BHXH được tính dựa trên tiền lương định kỳ hàng tháng của người lao động theo khoản 2 điều 5 Luật BHXH 2014. Trong khi đó, tiền lương định kỳ tháng đóng BHXH được quy rõ là mức lương, khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thoả thuận trong hợp đồng theo khoản 2 điều 17 Nghị định 115/2015/NĐ-CP. Cũng tại thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH có xác định khoản bổ sung được tính vào mức đóng bảo hiểm xã hội là các khoản có mức tiền cụ thể cùng mức lương thỏa thuận và được trả thường xuyên trong các kỳ trả lương.

Xét từ khía cạnh khác, tiền lương theo KPI được căn cứ trên hiệu suất công việc người lao động đạt được mà không có mức KPI cố định và lượng KPI đạt được hàng tháng không giống nhau, do đó số tiền lương tính theo hình thức này không cố định.

Hiểu đơn giản, lương theo KPI chính xác là khoản thu nhập có con số cụ thể nhưng lại không định kỳ thường xuyên do đó trường hợp này không được tính là tiền lương để đóng BHXH.