Vai Trò Doanh Nghiệp Trong Quyết Toán Thuế TNCN 2025

Key Takeaways

• Doanh nghiệp chỉ quyết toán thuế TNCN thay nhân viên khi nhận ủy quyền hợp lệ, giúp giảm gánh nặng hành chính và tránh rủi ro phạt cho cả hai bên
• Khấu trừ thuế đúng quy định với mọi loại hợp đồng lao động mang lại lợi ích tuân thủ pháp lý, tăng lòng tin từ nhân viên và giảm chi phí truy thu sau này
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và hỗ trợ cung cấp chứng từ khấu trừ thuế giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự
• Doanh nghiệp cần chủ động tư vấn nhân viên về điều kiện ủy quyền để tránh sai sót, từ đó tối ưu hóa quy trình thuế và tập trung vào mục tiêu kinh doanh

1. Là đơn vị được ủy quyền thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho nhân viên

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP yêu cầu cá nhân phải ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và đang làm việc tại doanh nghiệp vào thời điểm quyết toán. Điều này ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp quản lý hồ sơ thuế, vì nếu ủy quyền không hợp lệ, cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh, dẫn đến chi phí bổ sung.

Khi có ủy quyền hợp lệ, doanh nghiệp thay mặt nhân viên thực hiện toàn bộ quy trình từ A-Z. Tổng hợp thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản khác theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tính toán các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/tháng) và người phụ thuộc (4.4 triệu đồng/tháng).

Lập và nộp hồ sơ quyết toán bao gồm: Tờ khai 05/QTT-TNCN, phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN cho thuế lũy tiến từng phần, phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN cho thuế suất toàn phần, và phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN cho người phụ thuộc. Làm việc với cơ quan thuế để xử lý khoản nộp thêm hoặc hoàn trả, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt do chậm nộp và nâng cao hình ảnh trách nhiệm xã hội.

Khi không có ủy quyền, trách nhiệm của doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc khấu trừ thuế hàng tháng/quý và nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 24 Luật Thuế thu nhập cá nhân. Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế khi nhân viên yêu cầu, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Toàn bộ nghĩa vụ quyết toán thuế cuối năm thuộc về cá nhân người lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý trường hợp này để tránh nhầm lẫn, giúp duy trì dòng chảy tài chính ổn định và giảm thiểu tranh chấp nội bộ.

2. Kê khai, khấu trừ và nộp thuế TNCN đúng quy định

Khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 111/2013/TT-BTC phân biệt rõ các loại hình việc làm, giữa hợp đồng dài hạn và ngắn hạn, ảnh hưởng đến cách tính thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất 10%. Điều này yêu cầu doanh nghiệp cập nhật thường xuyên các biểu thuế để tránh sai sót, vì truy thu có thể dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 2-25 triệu đồng.

• Đối với hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế hàng tháng theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Kê khai theo tháng hoặc quý theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Áp dụng tạm tính giảm trừ gia cảnh dựa trên bản khai của nhân viên, với quy định quan trọng là doanh nghiệp không chịu trách nhiệm pháp lý về việc khai tạm tính này theo Nghị định 12/2015/NĐ-CP. Quy trình này giúp nhân viên nhận lương ròng cao hơn và tăng động lực làm việc.
• Đối với hợp đồng dưới 03 tháng hoặc cộng tác viên: Khấu trừ 10% thuế TNCN trên mỗi lần chi trả từ 2.000.000 đồng trở lên theo điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ nếu cá nhân có thu nhập duy nhất tại đây và làm cam kết theo Mẫu 08/CK-TNCN. Cá nhân phải đăng ký MST và chịu trách nhiệm về cam kết, trường hợp phát hiện gian lận sẽ bị xử lý theo Luật quản lý thuế. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong tuyển dụng thời vụ và giảm chi phí cố định.
• Đối với nhân viên đã nghỉ việc: Theo Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, doanh nghiệp vẫn phải tổng hợp và đưa phần thu nhập đã chi trả cho nhân viên đó vào hồ sơ quyết toán thuế chung của công ty trong năm. Cấp chứng từ khấu trừ thuế với ghi chú cụ thể: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” nếu đã quyết toán thay trước đó. Việc xử lý thuế TNCN khi chấm dứt hợp đồng đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro truy thu từ cơ quan thuế.

3. Đăng ký mã số thuế, cập nhật và lưu trữ thông tin

Quản lý mã số thuế cá nhân theo Thông tư 80/2021/TT-BTC đòi hỏi doanh nghiệp tích hợp hệ thống HR để theo dõi thay đổi, vì sai sót có thể dẫn đến truy thu thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019. Vai trò này kết nối trực tiếp với phân tích dữ liệu nhân sự, giúp dự báo chi phí thuế hàng năm.

Doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động lần đầu theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Điều này giúp nhân viên tránh chậm trễ trong thủ tục thuế cá nhân và đảm bảo doanh nghiệp có thể thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế đúng quy định.

• Quản lý thông tin người phụ thuộc: Cập nhật và quản lý thông tin đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh dựa trên hồ sơ chứng minh từ nhân viên. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 4.4 triệu đồng/tháng. Sai sót ở khâu này có thể dẫn đến tính thuế sai và bị cơ quan thuế truy thu.
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý: Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý bao gồm: hợp đồng lao động, giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN), bản cam kết thu nhập, và chứng từ khấu trừ thuế. Thời hạn lưu trữ là 10 năm để phục vụ cho việc quyết toán và các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế. Áp dụng phương pháp quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp tiềm ẩn và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

4. Đảm bảo và phản ánh các quyền lợi thuế cho nhân viên

Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ để tránh trách nhiệm khấu trừ thiếu theo Điều 24 Luật Thuế thu nhập cá nhân.

Ghi nhận và tính toán đầy đủ các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/tháng) và cho người phụ thuộc đã đăng ký hợp lệ (4.4 triệu đồng/tháng/người) theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Điều này giúp nhân viên giảm số thuế phải nộp và tăng thu nhập ròng.

Xử lý các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện, và các khoản đóng góp từ thiện để giảm trừ thu nhập chịu thuế. Đặc biệt, không quyết toán phần thu nhập từ bảo hiểm nhân thọ do doanh nghiệp mua đã khấu trừ 10% theo quy định pháp luật hiện hành.

Theo Điều 24 Luật Thuế thu nhập cá nhân, khi nhân viên khai sai thông tin (ví dụ: người phụ thuộc), trách nhiệm chính thuộc về cá nhân. Tuy nhiên, doanh nghiệp có vai trò hướng dẫn và yêu cầu cung cấp hồ sơ chứng minh đầy đủ để giảm thiểu rủi ro bị truy thu từ cơ quan thuế. Doanh nghiệp nên thiết lập cam kết bằng văn bản và quy trình truy thu ngược từ cá nhân nếu bị xử phạt do thông tin sai.

5. Hỗ trợ, tư vấn và cung cấp thông tin minh bạch

Tư vấn về thuế tiền lương và thuế thu nhập cũng như thời hạn nộp thuế thu nhập cá nhân trước ngày 31/3 theo Thông tư 80/2021/TT-BTC giúp tránh phạt chậm nộp, đồng thời hỗ trợ khai bổ sung nếu phát hiện sai sót theo Công văn 13762/CTHN-HKDCN.

Chủ động thông báo cho toàn thể nhân viên về thời hạn và điều kiện ủy quyền quyết toán thuế hàng năm. Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm dương lịch. Giải thích rõ các điều kiện ủy quyền: hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, đang làm việc tại thời điểm quyết toán, và các ngoại lệ như thu nhập vãng lai >10 triệu đồng/tháng.

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu cho những nhân viên không đủ điều kiện ủy quyền hoặc đã nghỉ việc để họ có cơ sở tự quyết toán. Bao gồm cả việc in chuyển đổi từ chứng từ điện tử nếu doanh nghiệp áp dụng hệ thống chứng từ TNCN điện tử.

Giải đáp các thắc mắc của nhân viên liên quan đến số liệu thu nhập, thuế đã khấu trừ và các khoản giảm trừ trong bảng lương giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và tăng độ tin cậy vào hệ thống payroll của doanh nghiệp. Bao gồm:

1. Hướng dẫn về cách tính giảm trừ gia cảnh
2. Các khoản không tính thuế
3. Quy trình xử lý khi có số thuế nộp thêm hoặc được hoàn

Khi nào nhân viên phải tự quyết toán thuế?

Tự quyết toán theo Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP áp dụng khi có thu nhập vãng lai vượt ngưỡng, ảnh hưởng đến chiến lược thuế cá nhân. Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu để dự đoán trường hợp này.

Các trường hợp bắt buộc tự quyết toán: 

• Có thu nhập từ nhiều nơi – Làm việc tại từ hai công ty trở lên, có thu nhập vãng lai, hoặc nhận thu nhập ngoài tiền lương như tự do, kinh doanh, đầu tư
• Đã nghỉ việc, không còn làm ở công ty – Khi chấm dứt hợp đồng lao động trước thời điểm quyết toán cuối năm, không thuộc quyền ủy quyền của doanh nghiệp nữa theo Công văn 883/TCT-DNNCN
• Nhận lương từ nước ngoài, tổ chức quốc tế – Khi công ty nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế không khấu trừ hoặc không quyết toán thay. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng phải khai trước khi xuất cảnh
• Tự đề nghị hoàn thuế, bù thuế – Phát sinh số thuế phải nộp thêm >50.000 VNĐ hoặc hoàn thuế ngoài khoản tổ chức đã quyết toán. Bao gồm trường hợp xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn
• Trường hợp đặc biệt: bình quân thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ 10% thì vẫn có thể ủy quyền cho phần thu nhập chính.

Doanh nghiệp hỗ trợ được gì khi nhân viên tự quyết toán? Hỗ trợ tự quyết toán theo Công văn 636/TCT-DNNCN bao gồm cung cấp chứng từ điện tử, giúp nhân viên tránh phạt hành chính:

• Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế – Doanh nghiệp cấp các giấy tờ cần thiết để nhân viên hoàn thiện hồ sơ tự quyết toán, bao gồm chứng nhận thu nhập, bảng lương, chứng từ 10% và in chuyển đổi từ chứng từ điện tử nếu áp dụng
• Hướng dẫn quy trình tự kê khai – Đội ngũ kế toán tư vấn cho nhân viên về trình tự tự quyết toán, các mẫu biểu (05/QTT-TNCN và phụ lục), cách lập tờ khai và chuẩn bị phụ lục chứng minh giảm trừ
• Giải đáp thắc mắc về số liệu – Giúp nhân viên hiểu rõ về khoản thu nhập, thuế đã khấu trừ trong năm và chỉnh sửa/cập nhật thông tin cá nhân nếu cần
• Tư vấn quy trình hoàn/đóng bổ sung thuế – Hỗ trợ về nghiệp vụ liên quan khoản thuế thừa hoặc thiếu phải xử lý ngoài doanh nghiệp

Lưu ý quan trọng: thời hạn nộp cho cá nhân là cuối tháng thứ 4 sau năm dương lịch. Cá nhân không bị phạt nếu chỉ hoàn thuế nhưng chậm nộp tờ khai.

Vai trò của doanh nghiệp trong quyết toán thuế TNCN rất đa dạng: từ đại diện được ủy quyền, tuân thủ pháp lý, quản lý thông tin, đến hỗ trợ và tư vấn. Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý quy trình này không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

Lãnh đạo cần chủ động hướng dẫn nhân viên lập giấy ủy quyền trước ngày 31/3 hàng năm, yêu cầu hồ sơ chứng minh đầy đủ và lưu trữ kỹ lưỡng theo đúng quy định của Thông tư 80/2021/TT-BTC để tránh truy thu. Đầu tư vào dịch vụ kê khai thuế TNCN chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành.

Hãy liên hệ dịch vụ tính lương của Talentnet ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình thuế, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao lợi thế cạnh tranh thông qua giải pháp quản lý nhân sự toàn diện.