Dẫn Dắt Đội Ngũ Vượt Qua Thời Kỳ Bất Ổn: Bí Quyết Cho Nhà Lãnh Đạo

Key takeaways

• Giai đoạn bất ổn đòi hỏi hệ thống có cấu trúc như EOS để giữ vững sự tập trung, thay vì những lời khuyên chung chung.
• Lãnh đạo khủng hoảng hiệu quả là che chắn cho đội ngũ khỏi sự hỗn loạn bên ngoài, đồng thời kết nối công việc hàng ngày với mục tiêu dài hạn.
• Chìa khóa thành công là chọn đúng hệ thống cho nhu cầu của doanh nghiệp, dù là EOS, mô hình năng lực khủng hoảng, hay lãnh đạo phục vụ.
• Doanh nghiệp có phương pháp hệ thống sẽ biến khủng hoảng thành lợi thế cạnh tranh và trỗi dậy mạnh mẽ hơn các đối thủ chỉ biết ứng phó.

Lãnh đạo trong thời kỳ bất ổn là một trong những thử thách lớn nhất. Áp lực vừa phải cắt giảm chi phí, vừa phải quản lý một đội ngũ đầy lo âu, lại phải ra quyết định rủi ro cao với thông tin hạn chế, có thể khiến ngay cả người dày dạn kinh nghiệm nhất cũng choáng ngợp.

Tuy nhiên, chính giai đoạn này cũng mở ra cơ hội để củng cố sức mạnh, mài giũa sự tập trung và trỗi dậy mạnh mẽ hơn những đối thủ thiếu phương pháp tiếp cận hệ thống trong lãnh đạo khủng hoảng.

Khung năng lực EOS (hệ thống vận hành doanh nghiệp)

Hệ thống EOS lại đưa ra một lộ trình đã được kiểm chứng, giúp hàng ngàn công ty duy trì sự tập trung và thúc đẩy kết quả khi mọi thứ xung quanh đều bất định.

Xây dựng cấu trúc qua 3 thành phần cốt lõi

Trong giai đoạn biến động, đội ngũ rất cần cấu trúc và các ưu tiên rõ ràng để vượt qua sóng gió. Hệ thống EOS cung cấp chính xác điều này — một phương pháp hoàn chỉnh giúp đội ngũ lãnh đạo luôn đồng nhất và có trách nhiệm giải trình khi môi trường bên ngoài trở nên hỗn loạn.

Bộ công cụ tầm nhìn/hành động (Vision/Traction Organizer – V/TO) đóng vai trò như mỏ neo chiến lược trong thời kỳ biến động. Tài liệu một trang này xác định rõ:

• Các giá trị cốt lõi định hướng việc ra quyết định
• Mục tiêu 10 năm cho định hướng dài hạn
• Bức tranh 3 năm cho các mục tiêu trung hạn
• Kế hoạch 1 năm cho sự tập trung trước mắt

V/TO tạo ra sự rõ ràng về những gì không thay đổi, ngay cả khi thị trường thay đổi nhanh chóng. Khi đội ngũ hiểu rõ đích đến của công ty và thấy được công việc hàng ngày của họ đóng góp vào mục tiêu lớn đó như thế nào, họ có thể tự đưa ra quyết định tốt hơn và duy trì sự tập trung.

Các mục tiêu trọng yếu hàng quý (Quarterly Rocks) chuyển hóa tầm nhìn dài hạn thành những ưu tiên có thể hành động ngay. Thay vì bị choáng ngợp bởi hàng loạt vấn đề trong khủng hoảng, các “Rocks” buộc đội ngũ lãnh đạo phải xác định từ ba đến bảy mục tiêu quan trọng nhất cho 90 ngày tới. Sự tập trung cao độ này ngăn chặn tình trạng trì trệ thường thấy trong giai đoạn kinh tế bất định, đảm bảo đội ngũ dồn năng lượng vào các hoạt động có tác động cao nhất.

Bảng điểm (Scorecard) giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu, nhất là khi trực giác có thể bị ảnh hưởng bởi căng thẳng. Bằng cách theo dõi từ 5 đến 15 chỉ số quan trọng hàng tuần, đội ngũ lãnh đạo có thể phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời. Các chỉ số chính cần theo dõi bao gồm:

• Số lượng khách hàng tiềm năng chất lượng hàng tuần
• Lượng tiền mặt dự trữ
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng
• Điểm số gắn kết của nhân viên

Bắt đầu với EOS

Triển khai EOS đòi hỏi kỷ luật và sự nhất quán:

1. Xây dựng bộ công cụ V/TO và truyền thông rộng rãi trong toàn công ty.
2. Tổ chức các cuộc họp hàng quý để rà soát tiến độ và đặt ra các ưu tiên mới.
3. Triển khai các bảng theo dõi (dashboard) để các chỉ số chính luôn được cập nhật.
4. Tổ chức các cuộc họp lãnh đạo hàng tuần tập trung vào việc xem xét bảng điểm và giải quyết vấn đề

Khung năng lực lãnh đạo khủng hoảng

Các nhà lãnh đạo thông thái biết rằng giai đoạn bất định đòi hỏi một bộ kỹ năng khác với thời kỳ ổn định. Khung năng lực này vạch ra các năng lực chính xác cần thiết để dẫn dắt hiệu quả qua từng giai đoạn của một cuộc suy thoái.

1. Giao tiếp: Khi đội ngũ lo lắng và thông tin thay đổi liên tục, giao tiếp trở thành yếu tố sống còn. Lãnh đạo khủng hoảng hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc cập nhật thông tin, mà phải tạo ra một cuộc đối thoại thường xuyên, minh bạch. Lãnh đạo cần chia sẻ những gì mình biết, thừa nhận những điều chưa chắc chắn, và giải thích bối cảnh của các quyết định khó khăn. Mục tiêu là ngăn những khoảng trống thông tin bị lấp đầy bởi tin đồn và đồn đoán.

2. Xây dựng lòng tin: Niềm tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi an toàn công việc bị lung lay. Lãnh đạo phải thể hiện sự quan tâm chân thành đến phúc lợi của nhân viên trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn hiệu suất. Điều này có nghĩa là tích cực lắng nghe, đáp ứng các nhu cầu chính đáng, và nhất quán giữa lời nói và hành động. Tầm quan trọng của niềm tin trong văn hóa doanh nghiệp chính là nền tảng để đội ngũ duy trì sự gắn kết và năng suất trong khủng hoảng.

3. Sáng tạo: Khi các phương pháp truyền thống không còn hiệu quả, sự sáng tạo trở nên thiết yếu. Lãnh đạo phải khuyến khích tư duy đổi mới và tạo không gian cho sự thử nghiệm, ngay cả khi nguồn lực hạn hẹp. Chìa khóa là cân bằng giữa khám phá sáng tạo và các ràng buộc thực tế để đảm bảo các ý tưởng mới có thể được thực thi.

4. Chuyên môn: Năng lực này thể hiện ở việc tận dụng cả dữ liệu và kiến thức ngành để đưa ra các quyết định sáng suốt dưới áp lực. Lãnh đạo cần kết hợp thông tin từ nhiều nguồn, phân biệt giữa các gián đoạn tạm thời và thay đổi vĩnh viễn, và ra quyết định chiến lược ngay cả khi thông tin không đầy đủ.

Mô hình lãnh đạo khủng hoảng ba rào cản

Phương pháp này thừa nhận rằng lãnh đạo không thể kiểm soát các yếu tố bên ngoài, nhưng có thể tạo ra các rào cản để che chắn cho đội ngũ khỏi sự hỗn loạn và duy trì hiệu suất cao.

Rào cản 1: Giữ vững sứ mệnh cốt lõi bằng cách dùng các bộ lọc chiến lược để đánh giá mọi cơ hội và yêu cầu. Khi mọi thứ đều có vẻ khẩn cấp, một tiêu chí rõ ràng về những gì phù hợp với sứ mệnh sẽ giúp đội ngũ:

• Nói “không” với những việc gây xao nhãng làm lãng phí nguồn lực
• Nói “có” với các hoạt động thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên
• Ngăn chặn lối tư duy phân tán khi đối mặt với nhiều sáng kiến
• Đảm bảo nguồn lực được tập trung vào công việc có tác động cao

Rào cản 2: Tạo ra các ‘vùng đệm’ hỗ trợ khi giải quyết khía cạnh con người của sự bất định. Căng thẳng kinh tế ảnh hưởng đến mỗi người một khác. Lãnh đạo cần thừa nhận điều này. Các “vùng đệm” hỗ trợ bao gồm:

• Các chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) về sức khỏe tinh thần.
• Các phương thức làm việc linh hoạt để giảm bớt căng thẳng cá nhân.
• Trao đổi rõ ràng về an toàn công việc khi có thể để giảm bớt lo lắng.
• Các chương trình quản lý căng thẳng và chăm sóc sức khỏe

Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi khó khăn, mà là cung cấp công cụ và sự hỗ trợ để mọi người vượt qua thử thách. Đây là một khía cạnh quan trọng của việc truyền động lực cho nhân viên trong suy thoái. Việc thấu hiểu sự đồng cảm trong môi trường làm việc trở nên cốt lõi khi hỗ trợ một đội ngũ đa dạng.

Rào cản 3: Thúc đẩy khả năng thích ứng: Xây dựng năng lực giúp đội ngũ phản ứng nhanh với các thay đổi. Điều này bao gồm đào tạo về quản trị sự thay đổi, các buổi thực hành lập kế hoạch kịch bản (scenario planning) để chuẩn bị cho các tương lai có thể xảy ra, và thiết lập các chu trình học hỏi nhanh để rút kinh nghiệm từ cả thành công và thất bại. 

Các bước triển khai:

1. Xác định các yếu tố sứ mệnh “bất khả xâm phạm” để làm kim chỉ nam cho các quyết định khó khăn.
2. Thiết lập các chương trình hỗ trợ nhân viên toàn diện và các nhóm hỗ trợ đồng nghiệp.
3. Thực hiện các buổi đánh giá sau hành động (After-action review) sau những biến động thị trường để rút ra bài học kinh nghiệm.

Mô hình lãnh đạo chuyển đổi và lãnh đạo phục vụ

Nghiên cứu luôn cho thấy hai phong cách lãnh đạo này giúp tăng đáng kể sự gắn kết và giữ chân nhân viên trong giai đoạn khó khăn, là công cụ thiết yếu để truyền động lực cho nhân viên trong suy thoái.

• Lãnh đạo chuyển đổi: Truyền cảm hứng bằng cách kết nối công việc hàng ngày của đội ngũ với tầm nhìn dài hạn của tổ chức. Trong thời kỳ bất định, nhân viên cần hiểu tại sao công việc của họ lại quan trọng. Lãnh đạo chuyển đổi giỏi trong việc vẽ ra một bức tranh hấp dẫn về tương lai sau khủng hoảng, tôn vinh tư duy đổi mới thách thức lối mòn, và duy trì sự lạc quan trong khi vẫn thừa nhận các thách thức thực tế.
• Lãnh đạo phục vụ: Xây dựng lòng tin và sự trung thành bằng cách ưu tiên phúc lợi và sự trao quyền cho nhân viên. Họ tập trung vào việc loại bỏ các rào cản, cung cấp nguồn lực, tạo ra môi trường nơi mọi người cảm thấy được trân trọng và lắng nghe. Trong giai đoạn kinh tế bất định, khi nhân viên cảm thấy dễ bị tổn thương, phong cách lãnh đạo phục vụ thể hiện sự đầu tư thực sự vào con người, chứ không chỉ vào năng suất của họ.

Cả hai phong cách đều đòi hỏi sự chân thành khi triển khai. Với lãnh đạo chuyển đổi, hãy thường xuyên truyền đạt “lý do” đằng sau các thay đổi chiến lược và tạo ra các diễn đàn để chia sẻ ý tưởng sáng tạo. 

Đối với lãnh đạo phục vụ, thành công đến từ việc thiết lập cơ chế lắng nghe phản hồi từ cấp dưới qua các buổi khảo sát hay các cuộc họp nhảy cấp (skip-level meetings). Việc khen thưởng công khai những tấm gương về sự đổi mới và cả sự đồng cảm sẽ củng cố thông điệp rằng hiệu suất và con người đều quan trọng như nhau. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi quản lý của lực lượng lao động đa thế hệ.

Lựa chọn khung năng lực phù hợp cho doanh nghiệp

Thay vì áp dụng các lời khuyên rời rạc, các khung năng lực này giúp doanh nghiệp kiến tạo một chiến lược ứng phó có hệ thống. Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào nhu cầu trước mắt, năng lực hiện tại và thách thức cụ thể mà doanh nghiệp đang đối mặt.

Khung năng lực/Mô hình	Áp dụng	Kết quả	Hành động chính
EOS	Đội ngũ thiếu cấu trúc & trách nhiệm giải trình	Các ưu tiên và chỉ số rõ ràng	Tạo V/TO, mục tiêu trọng yếu hàng quý, bảng điểm
Năng lực lãnh đạo khủng hoảng	Lãnh đạo cần phát triển kỹ năng ứng phó	Nâng cao năng lực lãnh đạo	Đào tạo giao tiếp, các bài tập xây dựng lòng tin
Mô hình ba rào cản	Tổ chức đối mặt với hỗn loạn từ bên ngoài	Bảo vệ sự tập trung của đội ngũ	Thiết lập bộ lọc sứ mệnh, hệ thống hỗ trợ, đào tạo thích ứng
Lãnh đạo chuyển đổi/phục vụ	Tinh thần và sự gắn kết của đội ngũ thấp	Xây dựng lại niềm tin và mục đích chung	Truyền thông tầm nhìn, thiết lập kênh phản hồi

Thời kỳ bất định tạo ra áp lực to lớn, nhưng các khung năng lực có cấu trúc sẽ cung cấp một lộ trình để biến thách thức thành lợi thế cạnh tranh. Các phương pháp hệ thống như EOS tạo ra trách nhiệm giải trình; các kỹ năng lãnh đạo khủng hoảng giúp ứng phó với thách thức cụ thể; mô hình rào cản giúp che chắn cho đội ngũ. Các phong cách như lãnh đạo chuyển đổi và phục vụ đặc biệt hiệu quả trong việc xây dựng lòng tin và sự kiên cường.

Khi các tổ chức triển khai các khung năng lực này một cách bài bản, họ sẽ chuyển từ thế bị động ứng phó sang chủ động xây dựng lợi thế, định vị mình để trỗi dậy mạnh mẽ hơn các đối thủ.

Đối với các tổ chức cần hỗ trợ để triển khai các khung năng lực này, dịch vụ tư vấn nhân sự chuyên nghiệp có thể cung cấp chuyên môn sâu về phát triển năng lực lãnh đạo và xây dựng sự kiên cường của tổ chức.

Các khung năng lực cho ta phương pháp để chủ động định hình tương lai thay vì bị động ứng phó. Nhưng phương pháp dù tốt đến đâu cũng sẽ thất bại nếu thiếu một tầm nhìn đủ lớn để dẫn đường. Nếu doanh nghiệp đã sẵn sàng biến lý thuyết thành hành động và vạch ra một lộ trình rõ ràng, thì đã đến lúc nghĩ lớn hơn.

The Makeover 2025: SAILING AHEAD là lời kêu gọi hành động dành cho các nhà lãnh đạo muốn làm chủ sự bất định và xây dựng những tổ chức kiên cường, hướng tới tương lai.

Tham gia The Makeover 2025 để cùng:

• Vạch ra lộ trình phía trước bằng cách đi xa hơn những cuộc thảo luận chiến lược để định hình sự tăng trưởng có thể hành động.
• Kết nối với các nhà tương lai học toàn cầu và các lãnh đạo hàng đầu Việt Nam đang thúc đẩy sự chuyển đổi thực sự.
• Trải nghiệm các định dạng “blind-box” với những ý tưởng bất ngờ và các phiên thảo luận đầy năng lượng, truyền cảm hứng và thôi thúc hành động.

Hãy tham gia cùng Talentnet để tìm ra những hướng đi rõ ràng hơn, những ý tưởng táo bạo hơn, và động lực để tiến về phía trước.