Các Quy Trình Nhân Sự Cần Tự Động Hóa

Tóm tắt

• Tự động hóa quy trình HR giúp loại bỏ các tác vụ thủ công tốn thời gian và tiềm ẩn rủi ro, nhờ đó đội ngũ có thể tập trung vào những mục tiêu chiến lược, thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp.
• Tự động hóa các khâu như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, tính lương và đảm bảo tuân thủ pháp luật sẽ nhanh chóng mang lại lợi tức đầu tư (ROI) nhờ giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ công việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.
• Doanh nghiệp trì hoãn tự động hóa quản lý nhân sự sẽ phải đối mặt với chi phí ngày càng tăng do quy trình trì trệ, rủi ro pháp lý và nguy cơ để mất nhân tài vào tay đối thủ.
• Tự động hóa thông minh giúp bộ phận nhân sự từ một trung tâm chi phí trở thành một động lực tạo ra giá trị, củng cố lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Các đội ngũ nhân sự ngày nay đang đứng trước một bài toán khó: vừa phải quản lý hiệu quả khối lượng công việc nhân sự phức tạp với nguồn lực giới hạn, vừa phải đóng góp giá trị chiến lược cho doanh nghiệp. Những quy trình thủ công vốn hiệu quả trước đây, nay lại trở thành rào cản, gây ra sai sót, bỏ lỡ cơ hội và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Tự động hóa luồng công việc HR và các hệ thống thông minh mang đến một lộ trình đã được kiểm chứng, giúp đội ngũ nhân sự loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại để tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị cao, xây dựng lợi thế cạnh tranh.

Tự động hóa tuyển dụng để tuyển dụng nhanh hơn

Quy trình tuyển dụng là ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp đối với các ứng viên tài năng hàng đầu. Tuy nhiên, phần lớn các tổ chức vẫn đang áp dụng những phương pháp thủ công, lỗi thời, khiến ứng viên tiềm năng nản lòng và từ bỏ ngay cả trước khi đến vòng phỏng vấn.

Khi tự động hóa các quy trình HR trong tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ giải quyết được chuỗi dài các vấn đề vốn tích tụ thành những tổn thất lớn về chi phí. Riêng việc sàng lọc CV thủ công có thể chiếm đến 75% thời gian của bộ phận tuyển dụng, trong khi những xung đột lịch trình và chậm trễ trong khâu kiểm tra thông tin ứng viên càng kéo dài thời gian tuyển dụng và làm tăng tỷ lệ ứng viên rút lui.

Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Sàng lọc CV thủ công là một trong những rào cản lớn nhất của quy trình tuyển dụng. Nhân viên tuyển dụng phải dành hàng giờ xem xét hàng trăm hồ sơ chỉ để kiểm tra những tiêu chí cơ bản, còn lại rất ít thời gian cho những trao đổi thực sự giá trị với ứng viên. Cách làm này không chỉ lãng phí nguồn lực quý giá mà còn dẫn đến những tiêu chuẩn đánh giá thiếu nhất quán.

Các giải pháp RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) có thể tự động quét và đánh giá hồ sơ dựa trên các tiêu chí đã thiết lập như:

• Bằng cấp và chứng chỉ cần thiết
• Mức độ kinh nghiệm phù hợp
• Kỹ năng chuyên môn cụ thể
• Kinh nghiệm trong ngành

Công nghệ này đảm bảo chỉ những ứng viên đạt yêu cầu mới được chuyển đến bước đánh giá của con người, giúp cắt giảm đến 75% thời gian sàng lọc mà vẫn duy trì tiêu chuẩn đánh giá nhất quán. Hiệu quả này cho phép đội ngũ tuyển dụng tập trung chuyên môn vào việc xây dựng mối quan hệ và đánh giá ứng viên một cách chiến lược hơn.

Điều phối lịch phỏng vấn

Điều phối lịch phỏng vấn là một thách thức đáng kể khác mà tự động hóa có thể giải quyết trực tiếp. Quy trình truyền thống thường bao gồm nhiều email qua lại, dễ xảy ra xung đột lịch và thường xuyên phải sắp xếp lại, gây khó chịu cho ứng viên và làm chậm trễ quyết định tuyển dụng. Nhiều ứng viên giỏi thường đã chấp nhận lời mời từ công ty khác trong khi đội ngũ của bạn vẫn còn đang loay hoay điều phối lịch trình.

Các công cụ RPA tích hợp với hệ thống lịch để tự động đề xuất các khung thời gian phù hợp, gửi thông báo xác nhận và xử lý các yêu cầu thay đổi lịch. Việc tự động hóa này giúp loại bỏ phần lớn xung đột lịch trình, giảm tải công việc hành chính, đồng thời mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho ứng viên, góp phần nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng.

Xác minh thông tin ứng viên

Quy trình xác minh thông tin ứng viên thường là rào cản cuối cùng làm trì hoãn việc gửi thư mời nhận việc, dẫn đến nguy cơ mất những ứng viên hàng đầu vào tay đối thủ. Xác minh thủ công đòi hỏi nhiều bước đối chiếu với các cơ sở dữ liệu bên ngoài và dịch vụ của bên thứ ba, khiến quy trình kéo dài khó lường, có thể lên đến hàng tuần.

RPA có thể kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu về lịch sử làm việc, các tổ chức giáo dục và hệ thống hồ sơ tư pháp để thực hiện kiểm tra thông tin ứng viên một cách toàn diện và hiệu quả. Tự động hóa đảm bảo quá trình thẩm định cần thiết được hoàn thành nhanh chóng, không tạo ra những điểm nghẽn có thể ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng.

Tự động onboarding và offboarding để chuyển giao công việc liền mạch

Trải nghiệm onboarding kém có thể dẫn đến tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc cao. Ngược lại, offboarding không chặt chẽ lại tạo ra những lỗ hổng bảo mật, có thể khiến dữ liệu nhạy cảm của công ty bị rò rỉ trong nhiều tháng.

Các quy trình đào tạo hội nhập và nghỉ việc thủ công thường tạo ra những trở ngại không cần thiết tại những thời điểm quan trọng trong vòng đời của một nhân viên. Những vấn đề này có thể làm giảm sự hài lòng của nhân viên ngay từ những ngày đầu và gây ra các lỗ hổng bảo mật khi họ rời đi. Hiểu rõ những quy trình HR nào có thể được tự động hóa trong các khâu này là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động ổn định.

Tự động onboarding

Quy trình đào tạo nhân viên mới truyền thống thường bao gồm nhiều thủ tục giấy tờ, nhập liệu thủ công trên nhiều hệ thống và chậm trễ trong việc cấp quyền truy cập. Cách tiếp cận này không chỉ tạo gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự mà còn buộc nhân viên mới phải vượt qua nhiều rào cản thủ tục trước khi có thể thực sự đóng góp cho công ty.

RPA tự động hóa toàn bộ luồng công việc đào tạo hội nhập:

1. Phân phối tài liệu: Tự động gửi các biểu mẫu và hợp đồng cần thiết.
2. Thu thập dữ liệu: Thu thập và xác thực thông tin nhân viên.
3. Cấp phát tài khoản hệ thống: Tạo tài khoản trên tất cả các nền tảng cần thiết.
4. Phân quyền truy cập: Thiết lập quyền hạn và giấy phép bảo mật phù hợp.

Nhân viên mới sẽ nhanh chóng được cấp quyền truy cập vào các công cụ và tài nguyên cần thiết, giúp họ làm việc năng suất hơn ngay từ đầu, đồng thời giảm thiểu lỗi thủ công trong quá trình nhập liệu và thiết lập tài khoản. Các tổ chức đang tìm kiếm giải pháp toàn diện thông qua dịch vụ chia sẻ nhân sự thuê ngoài để quản lý các quy trình phức tạp này một cách hiệu quả.

Biện pháp bảo mật trong offboard

Quy trình cho nhân viên nghỉ việc nếu thực hiện thủ công trên nhiều hệ thống và nền tảng khác nhau sẽ tiềm ẩn những rủi ro đáng kể về bảo mật và tuân thủ. Việc thu hồi quyền truy cập không triệt để có thể khiến nhân viên cũ vẫn tiếp tục truy cập được vào hệ thống, tạo ra lỗ hổng bảo mật dữ liệu và nguy cơ vi phạm các quy định tuân thủ.

Quy trình nghỉ việc tự động đảm bảo việc thu hồi quyền truy cập một cách có hệ thống trên tất cả các ứng dụng, theo dõi việc hoàn trả thiết bị và thực hiện nhất quán các thủ tục nghỉ việc. Cách tiếp cận này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty, đồng thời đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật và yêu cầu pháp lý.

Cải thiện quản lý dữ liệu nhân viên chính xác và chuyên sâu

Dữ liệu nhân viên chính xác là nền tảng cho mọi quyết định quan trọng về lực lượng lao động. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức vẫn đang phụ thuộc vào các quy trình thủ công dễ sai sót, thường cung cấp thông tin lỗi thời ngay khi các nhà lãnh đạo cần đến nhất.

Quản lý dữ liệu nhân viên theo cách thủ công tiêu tốn đáng kể nguồn lực của bộ phận nhân sự, đồng thời tạo ra rủi ro từ lỗi và sự thiếu nhất quán thông tin giữa các hệ thống. Những vấn đề này hạn chế khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về lực lượng lao động. Các công ty thường phát hiện ra những thiếu sót này trong quá trình kiểm tra sức khỏe hệ thống HR.

Nhập liệu và đồng bộ hóa dữ liệu tự động

Chuyên viên nhân sự thường dành phần lớn thời gian để nhập và cập nhật thông tin nhân viên thủ công trên nhiều hệ thống khác nhau, tạo cơ hội cho lỗi và sự thiếu nhất quán. Công việc lặp đi lặp lại này khiến họ không còn thời gian cho các hoạt động phân tích và hoạch định chiến lược.

RPA tự động hóa quy trình nhập liệu và đồng bộ hóa dữ liệu, đảm bảo thông tin chính xác và nhất quán trên tất cả các hệ thống HR. Công nghệ này duy trì tính toàn vẹn dữ liệu theo thời gian thực bằng cách:

• Cập nhật hồ sơ nhân viên trên nhiều nền tảng đồng thời
• Xác thực dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ
• Đánh dấu những điểm không nhất quán để con người xem xét
• Lưu trữ lịch sử thay đổi cho mục đích tuân thủ

Việc tự động hóa giải phóng chuyên viên nhân sự để họ tập trung vào phân tích lực lượng lao động và hoạch định chiến lược, từ đó tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Tích hợp các hệ thống HR hiện đại còn nâng cao hơn nữa những khả năng này bằng cách kết nối liền mạch tất cả các nguồn dữ liệu.

Báo cáo nhân sự theo thời gian thực

Việc lập báo cáo thủ công về các chỉ số nhân sự thường dẫn đến thông tin bị trễ hoặc không đầy đủ, hạn chế khả năng ra quyết định của lãnh đạo. Các quy trình truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian thu thập và tổng hợp dữ liệu, có thể không phản ánh đúng thực trạng biến động nhân sự tại thời điểm đó.

Hệ thống báo cáo tự động liên tục thu thập và phân tích dữ liệu HR để cung cấp thông tin chuyên sâu theo thời gian thực về tỷ lệ nghỉ việc, xu hướng biến động nhân sự và các chỉ số hiệu suất khác. Nhờ đó, các nhà lãnh đạo nhận được thông tin kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho việc hoạch định nguồn nhân lực một cách chủ động và ra quyết định chiến lược.

Tự động bảng lương và phúc lợi chính xác

Theo một nghiên cứu, mỗi lỗi về bảng lương có thể khiến tổ chức thiệt hại trung bình $291 cho các khoản phạt và chi phí khắc phục, trong khi sai sót trong quản lý phúc lợi có thể dẫn đến các cuộc thanh tra tuân thủ tốn kém và kiện tụng từ phía nhân viên.

Trong số các quy trình HR có thể được tự động hóa, quản lý bảng lương và phúc lợi là những quy trình mang tính trọng yếu cao, nơi mà sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên và việc tuân thủ quy định. Các quy trình thủ công tạo ra những rủi ro và vấn đề không cần thiết, có thể làm xói mòn niềm tin của nhân viên và dẫn đến các khoản phạt tốn kém.

Tự động tính toán bảng lương

Việc tính toán bảng lương phức tạp, bao gồm các khoản khấu trừ, tiền thưởng, làm thêm giờ và các khoản thuế, rất dễ xảy ra sai sót tốn kém nếu thực hiện thủ công. Chỉ một lỗi tính toán nhỏ cũng có thể dẫn đến việc trả lương không chính xác, làm tổn hại niềm tin của nhân viên và gây ra các vấn đề về tuân thủ.

RPA xử lý những phép tính phức tạp này một cách chính xác, đảm bảo việc chi trả lương thưởng đúng quy định, đồng thời duy trì tuân thủ các quy định về thuế và luật lao động. Các tổ chức cũng nên đơn giản hóa xử lý bảng lương cuối năm để đảm bảo hoạt động trơn tru trong các giai đoạn cao điểm.

Tích hợp theo dõi thời gian làm việc

Việc tích hợp thủ công giữa hệ thống theo dõi thời gian và xử lý bảng lương thường gây ra nhiều vấn đề và dễ dẫn đến sai sót trong tính toán lương thưởng. Các quy trình truyền thống đòi hỏi nhân viên HR phải chuyển dữ liệu bảng chấm công thủ công, tạo cơ hội cho sai sót về số giờ làm việc và tính toán số ngày phép còn lại.

RPA tích hợp liền mạch với các hệ thống theo dõi thời gian để tự động tính toán giờ làm việc, giờ làm thêm và số ngày phép. Sự tích hợp này giúp loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công, đồng thời đảm bảo việc trả lương chính xác dựa trên thời gian làm việc thực tế.

Tăng cường tuân thủ và báo cáo thông qua tự động hóa

Theo thống kê, việc không tuân thủ quy định khiến các tổ chức thiệt hại trung bình 14.8 triệu đô la mỗi năm, trong đó các vi phạm về nhân sự chiếm một phần không nhỏ do những thiếu sót trong giám sát thủ công.

Các yêu cầu về tuân thủ quy định và báo cáo tiêu tốn đáng kể nguồn lực của bộ phận nhân sự, đồng thời tạo ra rủi ro từ lỗi thủ công hoặc trễ thời hạn. Những thách thức này càng trở nên phức tạp hơn khi quy mô tổ chức phát triển và đối mặt với sự giám sát chặt chẽ hơn từ các cơ quan quản lý.

Giám sát tuân thủ liên tục

Kiểm tra dữ liệu HR thủ công để xác minh việc tuân thủ thường tốn nhiều thời gian và có thể bỏ sót các vấn đề quan trọng cho đến khi chúng trở thành những sự cố tốn kém. Các quy trình kiểm toán truyền thống dựa trên những đợt đánh giá thủ công định kỳ có thể không phát hiện được những sai lệch một cách kịp thời.

RPA thực hiện kiểm tra dữ liệu HR một cách liên tục và có hệ thống để xác định các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn ngay lập tức. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm quy định và các khoản phạt liên quan, đồng thời đảm bảo việc tuân thủ nhất quán các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài.

Báo cáo theo quy định tự động

Việc chuẩn bị các báo cáo theo quy định thường bao gồm nhiều công đoạn tổng hợp và định dạng dữ liệu lặp đi lặp lại, tiêu tốn nguồn lực quý giá của bộ phận nhân sự. Quá trình chuẩn bị thủ công làm tăng nguy cơ sai sót hoặc trễ thời hạn, có thể dẫn đến các khoản phạt hoặc sự giám sát từ cơ quan quản lý.

Hệ thống báo cáo tự động sẽ thu thập dữ liệu cần thiết, định dạng báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý và nộp tài liệu đúng hạn. Việc tự động hóa này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên HR, đồng thời giảm thiểu rủi ro tuân thủ liên quan đến các quy trình báo cáo thủ công.

Câu hỏi đặt ra cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay không phải là có nên triển khai tự động hóa quy trình HR hay không, mà là doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp này nhanh đến mức nào để giành lợi thế cạnh tranh. Các hoạt động nhân sự thủ công đang làm cạn kiệt nguồn lực, tạo ra rủi ro vận hành và cản trở đội ngũ của bạn đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh chiến lược.

Bằng cách tự động hóa các chức năng nhân sự cốt lõi, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi bộ phận nhân sự từ một trung tâm chi phí thành một đối tác kinh doanh chiến lược, tạo ra giá trị có thể đo lường được. Hãy cân nhắc hợp tác với chuyên gia tư vấn nhân sự để đánh giá những quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian nhất của bạn và bắt đầu khám phá các giải pháp tự động hóa sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, tuân thủ tốt hơn và cạnh tranh mạnh mẽ hơn. Tương lai thuộc về những tổ chức nắm bắt tự động hóa thông minh ngay từ hôm nay.