[Talentnet’s Case study] 03 câu chuyện tuân thủ trong tính lương từ các doanh nghiệp lớn

CASE STUDY 1 – 30 ngày chạy đua sau sáp nhập: 600 nhân sự không chậm một kỳ lương

Tổng quan dự án:

• Ngành: Tài chính – Ngân hàng
• Quy mô nhân sự:
• Thời gian triển khai: 01 tháng (sáp nhập gấp)
• Tính chất dự án: Chuyển giao nhân sự hậu M&A, yêu cầu tuân thủ pháp lý cao
• Phạm vi dự án: Tính lương, rà soát thuế và người phụ thuộc, đánh giá tuân thủ, chuyển đổi dữ liệu và hỗ trợ người lao động
• Đội ngũ quản lý dự án: 06 chuyên viên tính lương & tuân thủ của Talentnet

Trong các thương vụ sáp nhập ngân hàng, điều khiến ban lãnh đạo lo lắng nhất không phải là hệ thống hay quy trình mới, mà là con người. Chỉ một sai sót nhỏ trong trả lương, thuế hay quyền lợi cũng có thể khiến niềm tin của hàng trăm nhân sự lung lay ngay trong những ngày đầu chuyển giao.

Thách thức:

Sau khi mua lại mảng ngân hàng bán lẻ của một ngân hàng quốc tế, ngân hàng này cần tiếp nhận gần 600 nhân sự chỉ trong vòng 30 ngày. Không chỉ đông về số lượng, lực lượng này còn bao gồm nhiều vị trí quản lý cấp cao với hồ sơ phức tạp và quyền lợi cần được giữ nguyên tuyệt đối.

Áp lực lớn nhất nằm ở việc:

• Phải hoàn tất 100% rà soát tuân thủ lao động và thuế trong vòng 5 ngày làm việc
• Chuẩn hóa hơn 600 hồ sơ nhân sự và 500 người phụ thuộc thành một hệ thống thống nhất
• Kỳ lương đầu tiên sau sáp nhập không được phép xảy ra bất kỳ gián đoạn nào
• Duy trì sự ổn định và an tâm cho 600 nhân sự thông qua việc quản lý chính xác hồ sơ, tình trạng thuế và quyền lợi trong giai đoạn chuyển đổi nhạy cảm.

Triển khai chiến lược:

Với Talentnet, đây không đơn thuần là bài toán xử lý hồ sơ. Chỉ trong 1–2 ngày, đội ngũ dự án triển khai truyền thông tiếp nhận và thu thập hồ sơ, đồng thời:

• Phân loại dữ liệu theo vị trí công việc, trình độ và tình trạng thuế
• Rà soát toàn bộ mã số thuế và hồ sơ người phụ thuộc
• Chuẩn hóa và số hóa hồ sơ vào hệ thống ngân hàng
• Thiết lập kênh hỗ trợ 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc trong giai đoạn chuyển giao

Nhờ sự chủ động trong điều phối nguồn lực và kinh nghiệm triển khai thực tế, Talentnet đảm bảo tiến độ trả lương và báo cáo được duy trì ổn định trong suốt quá trình chuyển giao dù áp lực thời gian là rất lớn.

Kết quả:

• 100% dữ liệu nhân sự và người phụ thuộc được ghi nhận chính xác
• Kỳ lương đầu tiên sau sáp nhập diễn ra trọn vẹn, không chậm trễ hay sai sót
• Tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động và thuế
• Không phát sinh khiếu nại từ người lao động trong suốt giai đoạn chuyển đổi
• Toàn bộ quyền lợi hiện hữu (trợ cấp thôi việc, SHUI, phụ cấp…) của người lao động được duy trì liền mạch.

CASE STUDY 2 – Quản lý bảo hiểm cho 30.000 lao động trong giai đoạn tăng trưởng nóng

Tổng quan dự án:

• Ngành: Logistics & Thương mại điện tử
• Quy mô nhân sự: 30.000 người lao động (6.000 nhân viên chính thức; 24.000 tài xế)
• Thời gian triển khai: để hoàn tất quá trình chuyển đổi, trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng nhanh quy mô nhân sự từ 6.000 lên 30.000 người.
• Tính chất dự án: Môi trường vận hành tăng trưởng nhanh, khối lượng lớn, với yêu cầu tuân thủ pháp lý nghiêm ngặt
• Phạm vi dự án: Quản lý bảo hiểm xã hội toàn diện, từ đầu đến cuối

Trong lĩnh vực thương mại điện tử và logistics, tăng trưởng nhanh là lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, phía sau tốc độ ấy là một bài toán vận hành khổng lồ, đặc biệt với công tác trả lương và bảo hiểm xã hội.

Thách thức:

Nền tảng thương mại điện tử này vận hành lực lượng lao động lên đến 30.000 người, trong đó phần lớn là tài xế và nhân sự giao nhận.

Mỗi tháng, hệ thống phải xử lý khoảng 1.500 lao động tăng mới và khoảng 1.000 lao động nghỉ việc, cùng khối lượng lớn hồ sơ hưởng chế độ. Dữ liệu thay đổi liên tục, trong khi yêu cầu tuân thủ pháp luật gần như không có sai số.

Triển khai chiến lược:

Talentnet đảm nhiệm toàn bộ nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho lực lượng lao động này, từ đối chiếu dữ liệu với bảng lương đến xử lý các phát sinh hằng ngày. Đội ngũ dự án đã cấp mới 10.000 sổ bảo hiểm xã hội và chủ động làm việc với cơ quan BHXH để bổ sung thêm 5.000 phôi sổ

Kết quả:

Nhờ hệ thống vận hành linh hoạt nhưng kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định cho 30.000 lao động, đảm bảo 100% tuân thủ pháp luật và giúp người lao động nhận đầy đủ quyền lợi đúng thời hạn.

CASE STUDY 3 – 9 năm tính lương, 0 lỗi sai pháp lý cho tập đoàn nước ngoài

Tổng quan dự án:

• Ngành: Thời trang và thiết bị đeo công nghệ
• Thời gian triển khai: 09 năm (Hợp tác xuyên suốt từ 2016 – 2025)
• Phạm vi dự án: Tính lương, tuân thủ cho lao động nước ngoài, hồ sơ nhân sự, chuyển đổi số lương thưởng và phúc lợi
• Đội ngũ quản lý dự án: 03-05 chuyên viên chính của Talentnet (điều chỉnh theo từng giai đoạn)

Với một thương hiệu toàn cầu trong lĩnh vực thời trang và thiết bị đeo công nghệ, bài toán tính lương không dừng lại ở một giai đoạn ngắn hạn, mà là sự ổn định xuyên suốt vòng đời doanh nghiệp.

Thách thức:

Trong gần một thập kỷ, doanh nghiệp trải qua nhiều giai đoạn hậu sáp nhập, tăng trưởng và tái cấu trúc. Yêu cầu xuyên suốt là:

• Trả lương liên tục, không gián đoạn
• Tuân thủ cho cả lao động trong nước và lao động nước ngoài
• Chuyển đổi hệ thống lương thưởng mà không gây xáo trộn vận hành

Triển khai chiến lược:

Talentnet đồng hành xuyên suốt 9 năm, duy trì trả lương ổn định, chuẩn hóa hồ sơ nhân sự, triển khai tính lương và tuân thủ thuế cho lao động nước ngoài, đồng thời số hóa hệ thống lương thưởng. Trong các giai đoạn nhạy cảm, chuyên gia được bố trí làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp.

Kết quả:

Sự đồng hành bền bỉ ấy không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua từng giai đoạn chuyển đổi, mà còn tạo nên những kết quả ổn định trong dài hạn:

• 9 năm không phát sinh sự cố trả lương hay pháp lý
• Trải nghiệm người lao động ổn định dù tổ chức nhiều lần thay đổi
• Tính lương không còn là nỗi lo, mà trở thành nền tảng vận hành vững chắc

Lời kết

Tính lương không phải là chi phí theo tháng, mà là mối quan hệ đồng hành theo vòng đời doanh nghiệp. Khi được vận hành bài bản, dịch vụ tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian quản trị, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo trải nghiệm ổn định cho người lao động trong mọi giai đoạn phát triển.

Liên hệ Talentnet để đảm bảo tính lương chuẩn xác, tuân thủ 100%.