Checklist Kiểm Tra Tuân Thủ Nhân Sự

Key Takeaways

• Tuân thủ nhân sự là chiến lược quản trị rủi ro thiết yếu, bảo vệ doanh nghiệp khỏi tranh chấp lao động và các khoản phạt hành chính tốn kém
• Checklist tuân thủ HR toàn diện phải bao gồm mọi giai đoạn từ tuyển dụng, ký hợp đồng, trả lương đến lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật
• HR compliance audit định kỳ là công cụ phòng ngừa hiệu quả nhất, đặc biệt quan trọng trong các giai đoạn thay đổi quy mô hoặc chính sách
• Việc áp dụng danh sách kiểm tra tuân thủ HR một cách hệ thống giúp xây dựng môi trường làm việc minh bạch và nền tảng phát triển bền vững

Checklist tuân thủ HR giúp đảm bảo mọi chính sách và quy trình quản lý con người trong doanh nghiệp—từ tuyển dụng, tính lương, cho đến sa thải—đều tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật lao động hiện hành. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, tạo nền tảng cho sự gắn kết của nhân viên.

Doanh nghiệp thường tiến hành danh sách kiểm tra tuân thủ HR khi:

• Thay đổi quy mô hoặc chiến lược: Khi tổ chức tăng trưởng nhanh, sáp nhập, hoặc mua lại
• Thay đổi pháp luật: Trước hoặc sau khi có những cập nhật quan trọng trong luật lao động
• Xuất hiện tranh chấp: Khi bắt đầu có khiếu nại từ nhân viên hoặc tranh chấp lao động
• Kiểm tra định kỳ hàng năm để đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật

1. Tuân thủ trong tuyển dụng phỏng vấn và ký hợp đồng

Giai đoạn tuyển dụng là cửa ngõ đầu tiên trong hành trình tuân thủ nhân sự, nơi những sai sót ban đầu có thể tạo ra những hệ lụy pháp lý kéo dài suốt quá trình làm việc của nhân viên.

Công khai thông tin tuyển dụng phải được thực hiện tối thiểu một lần trên các phương tiện truyền thông, đảm bảo tính minh bạch và không phân biệt đối xử theo Nghị định 170/2025/NĐ-CP. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn tạo ra một nền tảng pháp lý vững chắc cho toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Trong quá trình phỏng vấn, người tuyển dụng không được hỏi các thông tin cá nhân không liên quan đến công việc, tuân thủ nghiêm ngặt Luật Bình đẳng giới và Luật Lao động. Các câu hỏi về tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con, hoặc thông tin sức khỏe cá nhân có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với cáo buộc phân biệt đối xử.

Việc thực hiện quy trình kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng chỉ được tiến hành khi có sự đồng ý rõ ràng của người lao động, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần có quy trình thu thập đồng ý bằng văn bản và giải thích rõ mục đích sử dụng thông tin.

2. Tuân thủ trong quy trình onboard và chính sách công ty

Giai đoạn onboard không chỉ là cơ hội để nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, mà còn là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ pháp lý về thông tin và đào tạo.

Doanh nghiệp bắt buộc phải giải thích rõ cho nhân viên mới về các yếu tố cốt lõi sau:

1. Nội quy lao động và quy tắc ứng xử trong công ty
2. Chính sách phòng chống quấy rối và các biện pháp bảo vệ
3. Quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của người lao động
4. Quy trình khiếu nại và giải quyết tranh chấp nội bộ

Đặc biệt quan trọng, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ xác nhận đã đào tạo và lưu giữ bằng chứng về việc đã phổ biến chính sách cho người lao động theo Thông tư 08/2025/TT-BNV. Việc thiếu tài liệu chứng minh có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong các cuộc thanh tra hoặc tranh chấp lao động. Để đảm bảo tuân thủ, nhiều doanh nghiệp cần có hỗ trợ chuyên môn về quy trình đăng ký nội quy lao động phù hợp với quy định hiện hành.

3. Tuân thủ trong phân loại lao động và hợp đồng

Việc phân loại lao động và lựa chọn loại hợp đồng phù hợp là nền tảng của toàn bộ hệ thống quản trị nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lao động và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.

Phân loại lao động chính xác đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng đúng các tiêu chuẩn về công việc nặng nhọc, độc hại để đảm bảo các chế độ đãi ngộ phù hợp theo quy định tại Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH và Thông tư 29/2021/TT-BLĐTBXH. Việc phân loại sai có thể dẫn đến thiếu hụt trong các chế độ bảo hiểm và phúc lợi. Hiểu rõ về các loại trạng thái việc làm giúp doanh nghiệp tránh phân loại sai và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Về loại hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải sử dụng đúng loại hợp đồng có xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn với các điều khoản rõ ràng. Việc lạm dụng hợp đồng thời vụ hoặc dịch vụ cho các vị trí có tính chất công việc thường xuyên có thể bị coi là hợp đồng lao động trá hình, dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Nắm vững các yếu tố và điều khoản trong hợp đồng lao động là yếu tố then chốt để tránh rủi ro pháp lý.

4. Tuân thủ về tiền lương và phúc lợi

Hệ thống lương thưởng và phúc lợi là khu vực có mật độ quy định pháp lý cao nhất trong quản trị nhân sự, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong mọi khâu từ tính toán đến thanh toán.

Yêu cầu về tiền lương

Doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương tối thiểu vùng, trả lương đúng hạn, và cung cấp phiếu lương minh bạch theo Luật Lao động và Nghị định 44/2025/NĐ-CP. Phiếu lương phải thể hiện đầy đủ các khoản thu nhập, khấu trừ, và số tiền thực nhận với mức độ chi tiết phù hợp.

Các khoản phúc lợi bắt buộc

• Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: Kê khai và đóng đầy đủ, đúng hạn
• Chế độ nghỉ phép: Đảm bảo theo đúng quy định về số ngày và điều kiện
• Chế độ thai sản: Tuân thủ đầy đủ các quyền lợi của lao động nữ
• Các khoản phụ cấp: Tính toán chính xác theo từng loại công việc

Khi sử dụng lao động ngoài biên chế theo hợp đồng dịch vụ hoặc thời vụ, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các quy định về hợp đồng và phân loại lao động để tránh rủi ro bị coi là hợp đồng lao động trá hình, điều này có thể dẫn đến việc phải truy thu các khoản phúc lợi và bảo hiểm. Việc hiểu rõ về các loại phúc lợi cho nhân viên và phúc lợi bắt buộc theo luật sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ và tránh rủi ro pháp lý.

5. Tuân thủ về lưu trữ và xử lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ là vấn đề tổ chức nội bộ mà còn là nghĩa vụ pháp lý với những quy định nghiêm ngặt về thời hạn lưu trữ và bảo mật thông tin.

Hồ sơ lao động, hợp đồng, các quyết định và thông tin nhân sự nhạy cảm phải được lưu trữ với thời hạn tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Thông tư 08/2025/TT-BNV và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu. Việc thiếu hồ sơ hoặc lưu trữ không đúng quy định có thể gây khó khăn lớn trong các cuộc thanh tra hoặc tranh chấp lao động.

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ có tính bảo mật cao, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận thông tin nhân sự. Điều này không chỉ bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Áp dụng phương pháp quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả và tự động hóa quy trình nhân sự sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường độ bảo mật.

Danh sách kiểm tra tuân thủ HR không phải là một công việc thụ động, mà là một hành động quản trị chủ động để xây dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững. Các nhà lãnh đạo không nên chờ đợi cho đến khi rủi ro xảy ra. Bước đi đầu tiên và cần thiết nhất là kiểm tra sức khỏe nhân sự, đặt câu hỏi cho Trưởng phòng Nhân sự: “Lần cuối cùng chúng ta thực hiện một cuộc kiểm toán nhân sự toàn diện là khi nào?” và lên kế hoạch thực hiện ngay nếu câu trả lời là “chưa từng” hoặc “đã lâu rồi”. Với những doanh nghiệp cần hỗ trợ chuyên môn, việc sử dụng dịch vụ tư vấn HR chuyên nghiệp hoặc dịch vụ quản trị nhân sự và tuân thủ sẽ đảm bảo tuân thủ toàn diện và giảm thiểu rủi ro pháp lý.