Cách Cho Nhân Viên Nghỉ Việc Khéo Léo và Chuyên Nghiệp

Tóm tắt

• Xử lý sa thải thiếu tinh tế có thể làm giảm tới 20% năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên ở lại, gây tác động tiêu cực lên kết quả kinh doanh.
• Những nhà lãnh đạo trực tiếp đưa ra quyết định cắt giảm nhân sự sẽ giữ được uy tín với đội ngũ, trong khi người né tránh, đùn đẩy trách nhiệm cho bộ phận nhân sự sẽ mất đi sự tín nhiệm.
• Chính sách hỗ trợ rõ ràng cho nhân viên nghỉ việc, bao gồm cả việc giúp tìm công việc mới, sẽ giúp duy trì thiện cảm từ những nhân viên rời đi.
• Giao tiếp minh bạch với nhân viên ở lại giúp giảm thiểu tâm lý bất ổn, tránh gây ra làn sóng nghỉ việc tự phát hậu cắt giảm.
• Các công ty có chiến lược xử lý sa thải tốt sẽ nhanh chóng hồi phục và đảm bảo hiệu quả kinh doanh lâu dài.

Việc cắt giảm nhân sự là quyết định mang tính then chốt của người lãnh đạo, tác động hơn hẳn các chỉ số tài chính. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, năng suất của nhân viên còn lại có thể giảm tới 20% sau khi công ty tiến hành sa thải. Hậu quả không chỉ dừng lại ở năng suất. Một quy trình cho nhân viên nghỉ việc thiếu chuyên nghiệp và không tuân thủ pháp luật có thể đẩy doanh nghiệp vào các rủi ro pháp lý nghiêm trọng theo Bộ luật Lao động, dẫn đến kiện tụng tốn kém và gây ra một cuộc khủng hoảng thương hiệu tuyển dụng khó lòng cứu vãn.

Điều quan trọng không chỉ nằm ở việc ra quyết định, mà còn là cách thức thực hiện. Bài viết này sẽ cung cấp một cẩm nang chi tiết, kết hợp giữa cách xử lý nhân văn, khéo léo trong giao tiếp với các bước thực thi rõ ràng, tuân thủ quy định pháp luật.

Tại sao cần đầu tư vào việc sa thải một cách nhân văn?

Theo Knowledge at Wharton, chi phí tuyển dụng và đào tạo lại những nhân viên xuất sắc rời bỏ công ty do chứng kiến quy trình sa thải thiếu chuyên nghiệp thường lớn hơn rất nhiều so với số tiền tiết kiệm được nhờ cắt giảm ban đầu.

Thực tế, việc xử lý nhân sự một cách khéo léo không chỉ là bài toán mà còn tác động trực tiếp đến năng lực hồi phục và sức khỏe tài chính lâu dài của tổ chức:

• Năng suất làm việc giảm mạnh lên tới 20%
• Tỉ lệ nhân tài tự nguyện rời bỏ công ty tăng
• Thất thoát nguồn kiến thức và kinh nghiệm nội bộ
• Gia tăng đáng kể chi phí tuyển dụng và đào tạo lại.
• Mối quan hệ với khách hàng bị tổn hại.
• Suy yếu năng lực sáng tạo và đổi mới.

Thiệt hại lớn nhất và khó phục hồi nhất chính là sự xói mòn lòng tin. Nghiên cứu của Culture Amp cho biết, lòng tin của nhân viên vào ban lãnh đạo giảm trung bình 10.5% sau mỗi đợt cắt giảm, và phải mất 12 đến 18 tháng mới có thể phục hồi, và đôi khi không bao giờ khôi phục hoàn toàn được. Khoảng trống lòng tin này sẽ làm suy yếu khả năng dẫn dắt tổ chức vượt qua các giai đoạn khó khăn.

Cách thức doanh nghiệp xử lý việc sa thải sẽ định hình danh tiếng lâu dài trên thị trường lao động. Trong thời đại thông tin lan truyền nhanh chóng, cách đối xử với nhân viên khi cho thôi việc có thể ngay lập tức xuất hiện trên mạng xã hội và các trang đánh giá trực tuyến, ảnh hưởng sâu sắc tới khả năng thu hút nhân tài và khách hàng trong tương lai. Do đó, xử lý vấn đề nhân sự một cách nhân văn không chỉ là nghĩa vụ đạo đức, mà còn là chiến lược bảo vệ giá trị thương hiệu trong những thời điểm chuyển đổi đầy thử thách.

Nền tảng pháp lý cho nhân viên nghỉ việc đúng luật Lao động

Trước khi cân nhắc đến yếu tố “khéo léo”, nền tảng “đúng luật” là yêu cầu bắt buộc và không thể nhân nhượng. Mọi sai sót trong việc tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019 đều có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý, gây tổn thất tài chính và hủy hoại uy tín doanh nghiệp.

1. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp

Doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp chính sau:

• Do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế: Theo Điều 34 và Điều 42, 44 Bộ luật Lao động 2019 – doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi không thể tiếp tục bố trí việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc khó khăn kinh tế
• Do nhân viên không hoàn thành công việc: Việc này phải được chứng minh dựa trên các tiêu chí đánh giá hiệu suất đã được quy định trong quy chế của công ty, biên bản đánh giá, hoặc thỏa thuận trong hợp đồng. Cần phân biệt giữa sa thải và cắt giảm nhân sự vì mỗi hình thức có một cơ sở pháp lý, quy trình xử lý, và chế độ trợ cấp khác nhau.
• Do thỏa thuận chấm dứt hợp đồng: Đây là phương án dựa trên sự đồng thuận của cả hai bên. Một thỏa thuận bằng văn bản sẽ giúp quy trình diễn ra ôn hòa và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

2. Quy định về thời gian báo trước bắt buộc

Trừ các trường hợp đặc biệt, theo Khoản 1, Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian báo trước cho người lao động:

• Ít nhất 45 ngày: đối với Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày: đối với Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng.
• Ít nhất 03 ngày làm việc: đối với Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp với trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm

Đây là hai khoản trợ cấp hoàn toàn khác nhau và thường bị nhầm lẫn:

• Trợ cấp thôi việc: Áp dụng khi chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp như hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, nhân viên đơn phương chấm dứt hợp pháp… Mức hưởng là nửa tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc.
• Trợ cấp mất việc làm: Áp dụng chỉ khi nhân viên mất việc do doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế. Mức hưởng là một tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, nhưng ít nhất phải bằng 02 tháng tiền lương.

4. Các thủ tục bắt buộc khác

Ngoài các yếu tố trên, doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ sau:

1. Xây dựng phương án sử dụng lao động: Bắt buộc phải thực hiện khi cho thôi việc nhiều người lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc kinh tế.
2. Thanh toán đầy đủ và đúng hạn: Trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ và các khoản khác cho người lao động.
3. Hoàn thành thủ tục chốt và trả sổ BHXH: Đây là trách nhiệm của doanh nghiệp để đảm bảo quyền lợi về sau cho người lao động.

Quy trình sa thải nhân viên một cách chuyên nghiệp và nhân văn

Doanh nghiệp cần một quy trình thực thi bài bản để cân bằng giữa lợi ích kinh doanh và yếu tố con người. Sự khéo léo không chỉ nằm ở lời nói, mà ở cả một quy trình được chuẩn bị chu đáo, thể hiện sự tôn trọng từ đầu đến cuối.

1. Lên kế hoạch và chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Thành công của một buổi nói chuyện khó khăn được quyết định bởi sự chuẩn bị. Giai đoạn này là lúc bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo làm việc với nhau để đảm bảo mọi khía cạnh đều được tính toán, từ lý do, tiêu chí, chi phí đến hồ sơ văn bản.

• Xác định lý do và xây dựng bộ tiêu chí công bằng: Trước hết, cần làm rõ lý do cắt giảm là gì (tái cấu trúc, kết quả kinh doanh, thay đổi công nghệ…). Dựa trên đó, xây dựng một bộ tiêu chí lựa chọn nhân sự minh bạch, khách quan để tránh các cáo buộc phân biệt đối xử. Hãy xem đây là giải pháp cuối cùng sau khi đã cân nhắc các phương án khác như tạm dừng tuyển dụng, cắt giảm chi phí vận hành.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý: Mỗi nhân viên bị ảnh hưởng cần có một bộ hồ sơ riêng, bao gồm: Quyết định chấm dứt hợp đồng, tính toán chi tiết lương cuối cùng, tiền phép năm chưa nghỉ, và quan trọng nhất là khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm theo đúng quy định và tuân thủ các nguyên tắc nhân sự.
• Dự toán toàn bộ chi phí: Ngân sách cho việc cắt giảm không chỉ bao gồm lương và trợ cấp, mà còn cả chi phí cho các dịch vụ hỗ trợ khác (nếu có) như outplacement, bảo hiểm sức khỏe kéo dài.
• Chuẩn bị kịch bản và huấn luyện cho quản lý trực tiếp: Cùn cấp các kịch bản đối thoại rõ ràng, các câu hỏi thường gặp và tổ chức các buổi tập huấn (role-play) nếu cần.

2. Thể hiện vai trò lãnh đạo để xây dựng niềm tin

Với vai trò lãnh đạo, đặc biệt là CEO cần luôn xuất hiện trong suốt quá trình cắt giảm. Chủ động giải thích rõ lý do và trực tiếp nhận trách nhiệm thay vì né tránh hoặc giao phó cho người khác.

Thiết lập phong thái và hành động mang tính biểu tượng, thể hiện tinh thần sẻ chia từ cấp cao nhất. Chẳng hạn, CEO Zoom Eric Yuan tự nguyện cắt giảm 98% lương và không nhận thưởng trong năm doanh nghiệp tiến hành cắt giảm 15% nhân sự, lãnh đạo cấp cao khác cũng chấp nhận giảm 20% lương.

Hỗ trợ các quản lý cấp trung một cách cụ thể. Nhiều người chưa có kinh nghiệm xử lý tình huống này và dễ bị áp lực tâm lý. Cần cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách giao tiếp vừa minh bạch, vừa thể hiện sự đồng cảm. Thậm chí tổ chức các buổi tập huấn nếu cần thiết, giúp duy trì lòng tin và ổn định tinh thần đội ngũ.

3. Giao tiếp với sự đồng cảm để giữ phẩm giá nhân viên

“Đừng chỉ gửi một email hàng loạt hay khóa thẻ nhân viên trước khi họ bước chân vào văn phòng. Việc tổ chức những cuộc trò chuyện trực tiếp  1:1 và tạo cơ hội để họ nói lời tạm biệt sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự trân trọng thật sự từ phía công ty, dù điều này có thể khiến doanh nghiệp chịu thêm chút rủi ro”

-Michele Bousquet từ Strava- 

Cách thông báo cho nhân viên nghỉ việc sẽ để lại dấu ấn lâu dài. Việc chọn đúng lời lẽ khi trao đổi với nhân viên được cho nghỉ việc là cực kỳ quan trọng. Hãy trò chuyện trực tiếp 1:1, gặp mặt hoặc qua gọi video.

Lựa chọn không gian, thời điểm và thành phần tham dự:

• Chọn một phòng họp kín đáo, trung lập, và đủ riêng tư để nhân viên có thể bộc lộ cảm xúc mà không e ngại.
• Cân nhắc sắp xếp cuộc họp vào cuối ngày làm việc để nhân viên có không gian và thời gian xử lý thông tin sau đó.
• Buổi nói chuyện nên có sự tham gia của quản lý trực tiếp (để thể hiện sự ghi nhận và trách nhiệm) và đại diện phòng Nhân sự (để giải đáp các thắc mắc về chính sách, thủ tục và pháp lý)

Truyền đạt rõ ràng quyết định, đồng thời ghi nhận những đóng góp và sự khó khăn của họ. Hãy đi thẳng vào vấn đề một cách nhẹ nhàng nhưng rõ ràng, tránh vòng vo gây thêm căng thẳng. Một cuộc trao đổi tôn trọng cần đảm bảo:

• Thông báo rõ quyết định cho thôi việc ngay từ đầu cuộc trò chuyện
• Ghi nhận giá trị và đóng góp của nhân viên được cho thôi việc
• Giải thích minh bạch lý do từ các vấn đề trong kinh doanh (không liên quan đến hiệu suất cá nhân)
• Tạo điều kiện cho nhân viên đặt câu hỏi và bày tỏ cảm xúc
• Cung cấp thông tin cụ thể về các bước tiếp theo và các hỗ trợ đi kèm
• Thể hiện lòng biết ơn và gửi lời chúc chân thành. 

Ví dụ một số mẫu câu nói khéo léo khi cho nhân viên nghỉ việc:

• Để thông báo quyết định: “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về việc tái cấu trúc bộ phận, công ty rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi sẽ phải chấm dứt hợp đồng lao động với anh/chị, hiệu lực từ ngày [Ngày kết thúc]…”
• Để ghi nhận đóng góp: “Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng quyết định này không liên quan đến hiệu suất làm việc của anh/chị. Công ty thực sự ghi nhận và trân trọng những đóng góp của anh/chị trong suốt thời gian qua, đặc biệt là ở dự án X…”
• Để thể hiện sự đồng cảm: “Chúng tôi hiểu đây là một thông tin rất khó khăn để tiếp nhận, và chúng tôi thực sự lấy làm tiếc khi phải đưa ra quyết định này.”
• Thể hiện hỗ trợ:  “Chúng tôi hiểu đây là quyết định khó khăn. Nếu anh/chị cần hỗ trợ về tìm việc mới, giấy tờ hoặc tư vấn, công ty luôn sẵn sàng phối hợp.”
• Để bày tỏ cảm ơn: “Công ty trân trọng cảm ơn sự đóng góp của Anh/Chị trong thời gian qua, rất mong nhận được sự chia sẻ và hợp tác của Anh/Chị trong quá trình bàn giao, hoàn thành thủ tục.”
• Để kết thúc cuộc trò chuyện:  “Cảm ơn anh/chị một lần nữa. Chúc anh/chị nhiều thành công và hy vọng tương lai sẽ có dịp hợp tác trở lại.”

Lắng nghe phản hồi từ nhân viên, để họ thoải mái đặt câu hỏi hoặc bày tỏ cảm xúc. Giải thích rõ ràng về các chính sách trợ cấp thôi việc và các bước tiếp theo, nhấn mạnh đây là sự hỗ trợ chứ không đơn thuần chỉ là thủ tục pháp lý. Cách tiếp cận này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, ngay cả trong thời điểm khó khăn nhất.

Thông báo cho nhân viên nghỉ việc qua email/tin nhắn không phải là hình thức được khuyến nghị. Việc nhận một thông tin quan trọng như vậy qua văn bản khiến nhân viên cảm thấy bị thiếu tôn trọng, gây sốc tâm lý và có thể tạo ra ấn tượng xấu. Email hay tin nhắn chỉ nên là hình thức thông báo bổ sung, xác nhận lại nội dung đã trao đổi trực tiếp.

4. Cung cấp hỗ trợ thiết thực để thể hiện sự quan tâm thực sự

Hành động có sức nặng hơn lời nói khi thể hiện sự cảm thông. Các khoản trợ cấp thôi việc hợp lý và việc kéo dài bảo hiểm y tế sau khi nghỉ việc là ví dụ điển hình. Airbnb từng chi trả ít nhất 14 tuần trợ cấp thôi việc, cộng thêm một tuần cho mỗi năm làm việc, và duy trì bảo hiểm y tế thêm một năm cho nhân viên tại Mỹ trong đợt cắt giảm nhân sự năm 2020.

Hỗ trợ nhân viên tìm công việc mới cũng là yếu tố quan trọng. Trong đợt cắt giảm nhân sự năm 2023, Microsoft đã trả trợ cấp thôi việc cao hơn thị trường, duy trì bảo hiểm y tế thêm sáu tháng, gia hạn sáu tháng quyền lợi cổ phiếu và hỗ trợ tìm kiếm công việc mới. Airbnb tạo lập “Alumni Talent Directory” và thành lập đội ngũ giới thiệu việc làm, giúp kết nối nhân viên cũ với các cơ hội mới.

Một sự hỗ trợ toàn diện có thể bao gồm:

• Khoản hỗ trợ tài chính (trợ cấp thôi việc theo thâm niên)
• Gia hạn quyền lợi bảo hiểm y tế
• Dịch vụ hỗ trợ tìm việc và huấn luyện nghề nghiệp
• Mạng lưới kết nối cựu nhân viên và giới thiệu cơ hội việc làm
• Tư vấn tâm lý và sức khỏe tinh thần
• Cho phép nhân viên giữ lại thiết bị như laptop, điện thoại
• Cung cấp thư giới thiệu uy tín
• Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc để ghi nhận ý kiến đóng góp

Ngay cả những cử chỉ nhỏ cũng thể hiện sự quan tâm lớn. Airbnb từng cho phép nhân viên giữ laptop để thuận tiện tìm kiếm cơ hội mới. Những hành động thiết thực như vậy sẽ giúp biến những người từng là nhân viên thành những người ủng hộ thương hiệu của doanh nghiệp, duy trì thiện chí ngay cả khi họ không còn làm việc tại công ty.

5. Đồng hành cùng đội ngũ ở lại để khôi phục sự ổn định

Sau khi cắt giảm nhân sự, hãy ưu tiên chăm sóc đội ngũ ở lại. Sức khỏe tinh thần của họ sẽ quyết định tốc độ phục hồi của công ty.

Hãy công khai lý do cắt giảm và thừa nhận những khó khăn. Quan trọng nhất, hãy trả lời thẳng câu hỏi: “Liệu họ có phải người tiếp theo bị cắt giảm?”

Thường xuyên trao đổi với đội ngũ và cung cấp nguồn lực hỗ trợ. Khẳng định lại định hướng công ty và vai trò của từng nhân viên trong tương lai. Tìm hiểu thêm cách thúc đẩy gắn kết để đẩy nhanh quá trình phục hồi sau cắt giảm.

Những sai lầm thường gặp khi cho nhân viên nghỉ việc

Trong giai đoạn nhạy cảm, một quyết định sai lầm có thể phá hủy lòng tin đã được xây dựng trong nhiều năm.

1. Thông báo một cách vô cảm và thiếu tôn trọng. Trong đợt suy thoái công nghệ 2022–2023, việc thông báo cho nghỉ việc hàng loạt qua email, hoặc nhân viên chỉ biết mình bị sa thải khi bị khóa tài khoản hệ thống đã trở nên phổ biến. Những phương pháp này tuy ưu tiên tốc độ nhưng lại bỏ qua sự tôn trọng, gây tổn hại lâu dài tới uy tín doanh nghiệp.
2. Sự vắng mặt của lãnh đạo trong quá trình. Không ít lãnh đạo cấp cao né tránh trách nhiệm, đẩy hết những việc khó khăn này xuống cho quản lý cấp dưới. Hành động “biến mất” đúng lúc này khiến lãnh đạo bị nhìn nhận là hèn nhát và thiếu quan tâm, làm tổn thương nghiêm trọng tới lòng tin và uy tín của họ trong dài hạn.
3. Thực hiện nhiều đợt cắt giảm nhỏ lẻ, kéo dài. Việc tổ chức nhiều đợt cắt giảm liên tiếp tạo ra bầu không khí bất ổn và sợ hãi kéo dài trong công ty. Khi sa thải trở thành tình trạng lặp lại thường xuyên, việc duy trì lòng trung thành trở nên gần như bất khả thi. Sự bất an dai dẳng này sẽ khiến những nhân tài hàng đầu rời đi để tìm kiếm sự ổn định ở nơi khác.
4. Coi người ra đi như một mối đe dọa. Việc thu hồi tài sản hay khóa tài khoản là cần thiết, nhưng cách thực hiện mới là vấn đề. Đối xử với nhân viên sắp nghỉ việc như một rủi ro an ninh, giám sát chặt chẽ hoặc cô lập họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc độc hại và thể hiện sự thiếu tin tưởng.
5. Cắt giảm các gói hỗ trợ để “tiết kiệm” chi phí. Việc cắt bớt hoặc trả trợ cấp thôi việc không thỏa đáng là một hành động thiển cận. Số tiền tiết kiệm được sẽ không thể bù đắp cho những thiệt hại về mặt pháp lý nếu xảy ra tranh chấp và tiếng xấu trên thị trường lao động.
6. “Quên” hỗ trợ tâm lý cho chính người quản lý thực thi. Người quản lý trực tiếp phải thông báo tin xấu cũng phải chịu áp lực tâm lý nặng nề. Bỏ qua việc huấn luyện, cung cấp kịch bản và hỗ trợ tinh thần cho họ sẽ khiến quá trình thực thi thiếu nhất quán, thiếu đồng cảm và gia tăng gánh nặng cho chính đội ngũ quản lý cốt cán của tổ chức.

Việc hợp tác với các đơn vị tư vấn nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý những tình huống sa thải phức tạp, đồng thời giữ vững giá trị văn hóa doanh nghiệp. 

Cách công ty tiến hành việc cho nhân viên nghỉ việc không chỉ định hình phong cách lãnh đạo mà còn phản ánh chân thực nhất những giá trị cốt lõi của tổ chức. Một quy trình cắt giảm nhân sự hiệu quả cần được xây dựng dựa trên lòng thấu cảm, minh bạch và sự hỗ trợ thiết thực. Những doanh nghiệp biết xử lý vấn đề này với thái độ trân trọng và chu đáo thường hồi phục nhanh hơn và hoạt động hiệu quả hơn sau đó. Niềm tin là tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp, và không gì thử thách niềm tin đó rõ ràng bằng cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên khi họ rời đi. Hãy coi đây là cơ hội để khẳng định và củng cố giá trị cốt lõi.