Cách Cho Nhân Viên Nghỉ Việc Khéo Léo và Chuyên Nghiệp

Tóm tắt

• Xử lý sa thải thiếu tinh tế có thể làm giảm tới 20% năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên ở lại, gây tác động tiêu cực lên kết quả kinh doanh.
• Những nhà lãnh đạo trực tiếp đưa ra quyết định cắt giảm nhân sự sẽ giữ được uy tín với đội ngũ, trong khi người né tránh, đùn đẩy trách nhiệm cho bộ phận nhân sự sẽ mất đi sự tín nhiệm.
• Chính sách hỗ trợ rõ ràng cho nhân viên nghỉ việc, bao gồm cả việc giúp tìm công việc mới, sẽ giúp duy trì thiện cảm từ những nhân viên rời đi.
• Giao tiếp minh bạch với nhân viên ở lại giúp giảm thiểu tâm lý bất ổn, tránh gây ra làn sóng nghỉ việc tự phát hậu cắt giảm.
• Các công ty có chiến lược xử lý sa thải tốt sẽ nhanh chóng hồi phục và đảm bảo hiệu quả kinh doanh lâu dài.

Việc cắt giảm nhân sự là quyết định mang tính then chốt của người lãnh đạo, tác động hơn hẳn các chỉ số tài chính. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, năng suất của nhân viên còn lại có thể giảm tới 20% sau khi công ty tiến hành sa thải. Điều quan trọng không chỉ là nằm ở việc ra quyết định cắt giảm, mà còn là cách thực hiện. Đối với các CEO, việc xử lý cho nhân viên nghỉ việc bằng sự tinh tế và chuyên nghiệp sẽ giúp giữ vững lòng tin, duy trì sự ổn định và tạo đà cho quá trình phục hồi sau này.

Tại sao cần đầu tư vào việc sa thải một cách nhân văn?

Thực tế, việc xử lý nhân sự một cách khéo léo không chỉ là bài toán đạo đức mà còn tác động trực tiếp đến năng lực hồi phục và sức khỏe tài chính lâu dài của tổ chức. Các nghiên cứu đã chỉ rõ rằng, quy trình sa thải thiếu cân nhắc sẽ mang lại nhiều hệ quả tiêu cực hơn những lợi ích tiết kiệm trước mắt:

• Năng suất làm việc giảm mạnh lên tới 20%
• Tỉ lệ nhân tài tự nguyện rời bỏ công ty tăng
• Thất thoát nguồn kiến thức và kinh nghiệm nội bộ
• Gia tăng đáng kể chi phí tuyển dụng và đào tạo lại.
• Mối quan hệ với khách hàng bị tổn hại.
• Năng lực sáng tạo và đổi mới bị suy yếu.

Quyết định sa thải cũng là bài kiểm tra khắt khe nhất đối với năng lực lãnh đạo. Theo khảo sát, lòng tin của nhân viên đối với ban lãnh đạo giảm trung bình 10,5% sau mỗi đợt cắt giảm nhân sự. Nghiên cứu của Culture Amp cho biết, thông thường phải mất 12 đến 18 tháng mới có thể phục hồi lại mức độ gắn kết của nhân viên, và đôi khi không bao giờ khôi phục hoàn toàn được. Khoảng trống lòng tin này sẽ làm suy yếu khả năng dẫn dắt tổ chức vượt qua các giai đoạn khó khăn.

Theo Knowledge at Wharton, các nghiên cứu dài hạn chỉ ra rằng việc cắt giảm nhân sự hàng loạt hiếm khi giúp doanh nghiệp cải thiện lợi nhuận một cách bền vững. Ban đầu, các công ty có thể cảm nhận lợi ích từ việc giảm chi phí nhưng nhanh chóng phải đối diện với sự suy giảm khả năng sáng tạo, mối quan hệ khách hàng xấu đi và năng suất lao động giảm sút, làm xói mòn hoàn toàn các lợi ích ban đầu.

Cách thức doanh nghiệp xử lý việc sa thải sẽ định hình danh tiếng lâu dài trên thị trường lao động. Trong thời đại thông tin lan truyền nhanh chóng, cách đối xử với nhân viên khi cho thôi việc có thể ngay lập tức xuất hiện trên mạng xã hội và các trang đánh giá trực tuyến, ảnh hưởng sâu sắc tới khả năng thu hút nhân tài và khách hàng trong tương lai. Do đó, xử lý vấn đề nhân sự một cách nhân văn không chỉ là nghĩa vụ đạo đức, mà còn là chiến lược bảo vệ giá trị thương hiệu trong những thời điểm chuyển đổi đầy thử thách.

Quy trình sa thải nhân viên một cách chuyên nghiệp và nhân văn

Để việc cắt giảm nhân sự diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình bài bản, cân bằng giữa yêu cầu kinh doanh và yếu tố nhân văn. Việc phân biệt sa thải và cắt giảm cũng là điều kiện thiết yếu trong quản trị nhân sự chiến lược. Dưới đây là khung hướng dẫn toàn diện từ bước lập kế hoạch đến hỗ trợ nhân viên hậu cắt giảm:

Lên kế hoạch chu đáo để thể hiện sự tôn trọng

Xem việc sa thải là lựa chọn cuối cùng, ưu tiên thử nghiệm các giải pháp như tạm dừng tuyển dụng, cắt giảm chi phí hoặc điều chỉnh nhiệm vụ công việc trước khi đưa ra quyết định. Khi buộc phải cắt giảm, cần có tiêu chí lựa chọn rõ ràng, công bằng dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế.

Tham gia trực tiếp vào quy trình và nhận thức rõ những ảnh hưởng tới nhân viên. Xây dựng một lộ trình rõ ràng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và tuân thủ các nguyên tắc nhân sự để bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp lẫn nhân viên trong quá trình chuyển đổi.

Một kế hoạch cắt giảm bài bản cần:

1. Bộ tiêu chí lựa chọn minh bạch, rõ ràng
2. Danh sách kiểm tra tuân thủ pháp lý đầy đủ
3. Chiến lược truyền thông rõ ràng, toàn diện
4. Các gói hỗ trợ cụ thể dành cho nhân viên nghỉ việc
5. Kế hoạch ổn định đội ngũ nhân sự còn lại sau đợt cắt giảm

Thể hiện vai trò lãnh đạo để xây dựng niềm tin

Với vai trò lãnh đạo, đặc biệt là CEO cần luôn xuất hiện trong suốt quá trình cắt giảm. Chủ động giải thích rõ lý do và trực tiếp nhận trách nhiệm thay vì né tránh hoặc giao phó cho người khác.

Thiết lập phong thái và hành động mang tính biểu tượng, thể hiện tinh thần sẻ chia từ cấp cao nhất. Chẳng hạn, CEO Zoom Eric Yuan tự nguyện cắt giảm 98% lương và không nhận thưởng trong năm doanh nghiệp tiến hành cắt giảm 15% nhân sự, lãnh đạo cấp cao khác cũng chấp nhận giảm 20% lương.

Hỗ trợ các quản lý cấp trung một cách cụ thể. Nhiều người chưa có kinh nghiệm xử lý tình huống này và dễ bị áp lực tâm lý. Cần cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách giao tiếp vừa minh bạch, vừa thể hiện sự đồng cảm. Thậm chí tổ chức các buổi tập huấn nếu cần thiết, giúp duy trì lòng tin và ổn định tinh thần đội ngũ.

Giao tiếp với sự đồng cảm để giữ phẩm giá nhân viên

“Đừng chỉ gửi một email hàng loạt hay khóa thẻ nhân viên trước khi họ bước chân vào văn phòng. Việc tổ chức những cuộc trò chuyện trực tiếp  1:1 và tạo cơ hội để họ nói lời tạm biệt sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự trân trọng thật sự từ phía công ty, dù điều này có thể khiến doanh nghiệp chịu thêm chút rủi ro”

-Michele Bousquet từ Strava- 

Cách thông báo cho nhân viên nghỉ việc sẽ để lại dấu ấn lâu dài. Việc chọn đúng lời lẽ khi trao đổi với nhân viên được cho nghỉ việc là cực kỳ quan trọng. Hãy trò chuyện trực tiếp 1:1, gặp mặt hoặc qua gọi video. Truyền đạt rõ ràng quyết định, đồng thời ghi nhận những đóng góp và sự khó khăn của họ. Một cuộc trao đổi tôn trọng cần đảm bảo:

• Thông báo rõ quyết định cho thôi việc ngay từ đầu cuộc trò chuyện
• Ghi nhận giá trị và đóng góp của nhân viên được cho thôi việc
• Giải thích minh bạch lý do từ các vấn đề trong kinh doanh (không liên quan đến hiệu suất cá nhân)
• Tạo điều kiện cho nhân viên đặt câu hỏi và bày tỏ cảm xúc
• Cung cấp thông tin cụ thể về các bước tiếp theo và các hỗ trợ đi kèm
• Thể hiện lòng biết ơn và gửi lời chúc chân thành. 

Lắng nghe phản hồi từ nhân viên, để họ thoải mái đặt câu hỏi hoặc bày tỏ cảm xúc. Giải thích rõ ràng về các chính sách trợ cấp thôi việc và các bước tiếp theo, nhấn mạnh đây là sự hỗ trợ chứ không đơn thuần chỉ là thủ tục pháp lý. Cách tiếp cận này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, ngay cả trong thời điểm khó khăn nhất.

Cung cấp hỗ trợ thiết thực để thể hiện sự quan tâm thực sự

Hành động có sức nặng hơn lời nói khi thể hiện sự cảm thông. Các khoản trợ cấp thôi việc hợp lý và việc kéo dài bảo hiểm y tế sau khi nghỉ việc là ví dụ điển hình. Airbnb từng chi trả ít nhất 14 tuần trợ cấp thôi việc, cộng thêm một tuần cho mỗi năm làm việc, và duy trì bảo hiểm y tế thêm một năm cho nhân viên tại Mỹ trong đợt cắt giảm nhân sự năm 2020.

Hỗ trợ nhân viên tìm công việc mới cũng là yếu tố quan trọng. Trong đợt cắt giảm nhân sự năm 2023, Microsoft đã trả trợ cấp thôi việc cao hơn thị trường, duy trì bảo hiểm y tế thêm sáu tháng, gia hạn sáu tháng quyền lợi cổ phiếu và hỗ trợ tìm kiếm công việc mới. Airbnb tạo lập “Alumni Talent Directory” và thành lập đội ngũ giới thiệu việc làm, giúp kết nối nhân viên cũ với các cơ hội mới.

Một sự hỗ trợ toàn diện có thể bao gồm:

• Khoản hỗ trợ tài chính (trợ cấp thôi việc theo thâm niên)
• Gia hạn quyền lợi bảo hiểm y tế
• Dịch vụ hỗ trợ tìm việc và huấn luyện nghề nghiệp
• Mạng lưới kết nối cựu nhân viên và giới thiệu cơ hội việc làm
• Tư vấn tâm lý và sức khỏe tinh thần
• Cho phép nhân viên giữ lại thiết bị như laptop, điện thoại
• Cung cấp thư giới thiệu uy tín
• Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc để ghi nhận ý kiến đóng góp

Ngay cả những cử chỉ nhỏ cũng thể hiện sự quan tâm lớn. Airbnb từng cho phép nhân viên giữ laptop để thuận tiện tìm kiếm cơ hội mới. Những hành động thiết thực như vậy sẽ giúp biến những người từng là nhân viên thành những người ủng hộ thương hiệu của doanh nghiệp, duy trì thiện chí ngay cả khi họ không còn làm việc tại công ty.

Đồng hành cùng đội ngũ ở lại để khôi phục sự ổn định

Sau khi cắt giảm nhân sự, hãy ưu tiên chăm sóc đội ngũ ở lại. Sức khỏe tinh thần của họ sẽ quyết định tốc độ phục hồi của công ty.

Hãy công khai lý do cắt giảm và thừa nhận những khó khăn. Quan trọng nhất, hãy trả lời thẳng câu hỏi: “Liệu họ có phải người tiếp theo bị cắt giảm?”

Thường xuyên trao đổi với đội ngũ và cung cấp nguồn lực hỗ trợ. Khẳng định lại định hướng công ty và vai trò của từng nhân viên trong tương lai. Tìm hiểu thêm cách thúc đẩy gắn kết để đẩy nhanh quá trình phục hồi sau cắt giảm.

Những sai lầm thường gặp khi cho nhân viên nghỉ việc

Nhiều công ty đã làm mất lòng tin khi sử dụng các phương pháp sa thải thiếu tinh tế. Trong đợt suy thoái công nghệ 2022–2023, việc thông báo cho nghỉ việc hàng loạt qua email, hoặc nhân viên chỉ biết mình bị sa thải khi bị khóa tài khoản hệ thống đã trở nên phổ biến. Những phương pháp này tuy ưu tiên tốc độ nhưng lại bỏ qua sự tôn trọng, gây tổn hại lâu dài tới uy tín doanh nghiệp.

Sự vắng mặt của lãnh đạo trong quá trình cắt giảm nhân sự mang đến một tín hiệu tiêu cực. Không ít lãnh đạo cấp cao né tránh trách nhiệm, đẩy hết những việc khó khăn này xuống cho quản lý cấp dưới. Hành động “biến mất” đúng lúc này khiến lãnh đạo bị nhìn nhận là hèn nhát và thiếu quan tâm, làm tổn thương nghiêm trọng tới lòng tin và uy tín của họ trong dài hạn.

Môi trường làm việc từ xa tạo thêm nhiều thách thức trong quá trình sa thải. Dù thông báo đồng loạt giúp hạn chế tin đồn, nhưng nhân viên vẫn cần sự kết nối và quan tâm cá nhân. Cách xử lý hiệu quả nhất là kết hợp thông báo chính thức qua văn bản với cuộc trò chuyện trực tiếp ngay sau đó, thể hiện sự tôn trọng kể cả khi không thể gặp mặt trực tiếp.

Việc tổ chức nhiều đợt cắt giảm liên tiếp tạo ra bầu không khí bất ổn và sợ hãi kéo dài trong công ty. Khi sa thải trở thành tình trạng lặp lại thường xuyên, việc duy trì lòng trung thành trở nên gần như bất khả thi. Sự bất an dai dẳng này sẽ khiến những nhân tài hàng đầu rời đi để tìm kiếm sự ổn định ở nơi khác.

Những sai lầm cần tránh trong quá trình cắt giảm nhân sự:

1. Thông báo nghỉ việc bằng email hàng loạt hoặc trong cuộc gọi nhóm.
2. Phó mặc toàn bộ trách nhiệm cho bộ phận nhân sự hoặc các quản lý
3. Cắt giảm trợ cấp thôi việc để tiết kiệm chi phí
4. Đối xử với nhân viên nghỉ việc như mối đe dọa
5. Giao tiếp thiếu minh bạch với đội ngũ nhân sự ở lại
6. Tiến hành nhiều đợt cắt giảm nhỏ lẻ thay vì một lần quyết định rõ ràng.
7. Bỏ qua áp lực tâm lý với những người quản lý trực tiếp thông báo tin xấu.

Việc hợp tác với các đơn vị tư vấn nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý những tình huống sa thải phức tạp, đồng thời giữ vững giá trị văn hóa doanh nghiệp. 

Cách công ty tiến hành việc cho nhân viên nghỉ việc không chỉ định hình phong cách lãnh đạo mà còn phản ánh chân thực nhất những giá trị cốt lõi của tổ chức. Một quy trình cắt giảm nhân sự hiệu quả cần được xây dựng dựa trên lòng thấu cảm, minh bạch và sự hỗ trợ thiết thực. Những doanh nghiệp biết xử lý vấn đề này với thái độ trân trọng và chu đáo thường hồi phục nhanh hơn và hoạt động hiệu quả hơn sau đó. Niềm tin là tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp, và không gì thử thách niềm tin đó rõ ràng bằng cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên khi họ rời đi. Hãy coi đây là cơ hội để khẳng định và củng cố giá trị cốt lõi.