Những Điểm Chính Trong Hợp Đồng Lao Động Dành Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam

Việc mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thường yêu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực nước ngoài. Luật lao động Việt Nam đã đưa ra các quy định chi tiết dành riêng cho người nước ngoài, khiến việc soạn thảo hợp đồng lao động chính xác trở thành yếu tố then chốt đối với sự thành công trong vận hành doanh nghiệp. Những cập nhật gần đây của Bộ luật Lao động cùng các nghị định hướng dẫn đã đặt ra các tiêu chuẩn riêng biệt so với lao động trong nước. Doanh nghiệp cần chủ động xử lý những yêu cầu này, đồng thời đảm bảo rằng hợp đồng lao động vừa bảo vệ được lợi ích kinh doanh, vừa đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam.

Hiệu lực và sự đồng bộ của giấy phép lao động

Điều kiện cơ bản để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là phải sở hữu giấy phép lao động hợp lệ. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng thời hạn của hợp đồng lao động và giấy phép lao động hoàn toàn trùng khớp để duy trì trạng thái pháp lý hợp lệ. Quan hệ lao động chỉ được thiết lập khi có đầy đủ giấy tờ hợp lệ; nếu xảy ra bất kỳ sai lệch nào giữa ngày hiệu lực hợp đồng và thời gian hiệu lực của giấy phép lao động, hợp đồng có thể bị vô hiệu toàn bộ.

Trách nhiệm kiểm tra tình trạng giấy phép lao động thuộc về doanh nghiệp trước khi ký kết hợp đồng. Việc này bao gồm xác nhận người lao động đã có giấy phép lao động hợp lệ hoặc đủ điều kiện miễn trừ giấy phép theo quy định. Các thông tin về vị trí công việc và địa điểm làm việc trên hợp đồng phải hoàn toàn tương đồng với thông tin ghi trong giấy phép lao động.

Để luôn tuân thủ đầy đủ quy định, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp quản lý giấy phép lao động một cách có hệ thống. Quá trình gia hạn giấy phép phải bắt đầu ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Mọi gián đoạn về hiệu lực giấy phép đều có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc làm, gây khó khăn và rủi ro cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng

Theo luật lao động Việt Nam, Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã đưa ra những thay đổi quan trọng đối với các yêu cầu liên quan đến hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài. Người lao động nước ngoài chỉ được ký hợp đồng lao động xác định thời hạn với thời gian tối đa là 24 tháng, khác biệt rõ rệt so với quy định áp dụng cho lao động trong nước.

Việc gia hạn hợp đồng bị giới hạn nghiêm ngặt. Cụ thể, mỗi hợp đồng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn gia hạn không vượt quá thời gian ký ban đầu. Điều này đặt các doanh nghiệp vào tình huống cần đưa ra quyết định rõ ràng sau tối đa hai kỳ hạn, hoặc phải chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc phải xin cấp giấy phép lao động hoàn toàn mới.

Luật cũng nghiêm cấm ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn đối với lao động nước ngoài. Do đó, các điều khoản trong hợp đồng phải được rà soát kỹ để tránh những cụm từ dễ dẫn đến hiểu lầm về việc gia hạn hợp đồng tự động hoặc cam kết làm việc lâu dài, ví dụ như:

• Hợp đồng sẽ tự động gia hạn
• Việc làm tiếp tục duy trì cho đến khi bị chấm dứt
• Vị trí công việc cố định

Ngôn ngữ hợp đồng và luật điều chỉnh

Hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ yêu cầu cụ thể về ngôn ngữ. Hợp đồng bắt buộc phải có phiên bản tiếng Việt với giá trị pháp lý cao nhất khi phát sinh tranh chấp. Mặc dù hợp đồng song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh) giúp người lao động quốc tế hiểu rõ các điều khoản, nhưng bản tiếng Việt mới là phiên bản có tính pháp lý cuối cùng.

Ngoài ra, hợp đồng cần nêu rõ luật pháp Việt Nam là cơ sở pháp lý điều chỉnh các điều khoản của hợp đồng. Việc khẳng định này đảm bảo các tranh chấp sẽ được xử lý đúng theo khuôn khổ pháp luật Việt Nam, tăng khả năng thực thi của hợp đồng. Các doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để dịch thuật chính xác và bảo đảm tuân thủ thuật ngữ pháp lý địa phương.

Phạm vi công việc và trách nhiệm cụ thể

Hợp đồng lao động phải ghi rõ ràng và chính xác các thông tin liên quan đến phạm vi công việc của người lao động nước ngoài, đảm bảo thống nhất hoàn toàn với các thông tin đã được chấp thuận trên giấy phép lao động. Các nội dung gồm chức danh, nhiệm vụ công việc và cấu trúc báo cáo đều phải được thể hiện chính xác, nhằm tránh tranh chấp và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Ngoài ra, hợp đồng cũng cần đặt ra các kỳ vọng hiệu suất công việc rõ ràng, bao gồm:

• Trách nhiệm chính và các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc.
• Cấp quản lý trực tiếp, cơ chế báo cáo và mức độ thẩm quyền.
• Địa điểm làm việc chính và các yêu cầu đi lại (nếu có).
• Các tiêu chuẩn chất lượng công việc và phương pháp đánh giá.

Thời gian làm việc, làm thêm giờ và nghỉ phép

Luật lao động Việt Nam quy định rõ về thời gian làm việc và nghỉ ngơi áp dụng cho cả lao động nước ngoài. Thời gian làm việc tiêu chuẩn không vượt quá 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần. Các trường hợp làm thêm giờ phải được ghi nhận rõ ràng, phù hợp với Điều 98 của Bộ luật Lao động về chế độ lương thưởng làm thêm giờ.

Các nội dung về thời gian nghỉ ngơi và quyền lợi nghỉ phép cần được xác định cụ thể trong hợp đồng. Người lao động nước ngoài được hưởng tối thiểu 12 ngày nghỉ phép hàng năm nếu làm đủ 12 tháng. Hợp đồng phải quy định rõ ràng ngày nghỉ hàng tuần, quy trình xin nghỉ phép và các thủ tục phê duyệt. Các ngày lễ nghỉ theo quy định pháp luật Việt Nam phải được ghi rõ, ngoài ra, công ty có thể cân nhắc bổ sung ngày nghỉ có hưởng lương vào gói phúc lợi chung.

Chính sách làm thêm giờ là một trong những điều khoản cần đặc biệt lưu ý khi soạn thảo hợp đồng, bao gồm:

• Số giờ làm thêm tối đa cho phép
• Mức lương làm thêm giờ theo từng khung thời gian cụ thể
• Quy trình phê duyệt làm thêm giờ
• Các yêu cầu lưu trữ hồ sơ liên quan

Thời gian thử việc

Luật Lao động Việt Nam quy định rõ giới hạn thời gian thử việc đối với lao động nước ngoài, căn cứ vào phân loại công việc cụ thể. Theo đó, các vị trí quản lý được phép thử việc tối đa 180 ngày, trong khi các vị trí chuyên môn kỹ thuật là tối đa 60 ngày. Trong thời gian thử việc, mức lương trả cho người lao động không được thấp hơn 85% mức lương chính thức, theo Điều 26 của Bộ luật Lao động.

Các điều khoản thử việc cần được ghi rõ trong hợp đồng, đảm bảo cả hai bên hiểu đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình trong trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bao gồm yêu cầu thông báo trước và tiêu chí đánh giá kết quả công việc. Hợp đồng cũng phải quy định rõ ràng quy trình chuyển tiếp sang làm việc chính thức sau khi hoàn thành thời gian thử việc.

Chế độ lương thưởng và phúc lợi

Các điều khoản liên quan đến lương thưởng phải được trình bày rõ ràng bằng Việt Nam đồng (VND), có thể bổ sung quy đổi sang đô la Mỹ (USD) để thuận tiện cho người lao động nước ngoài. Việc chi trả lương phải được thực hiện thông qua phương thức có thể xác thực, phổ biến nhất là chuyển khoản ngân hàng. Hợp đồng cần ghi rõ lịch trả lương (thông thường theo tháng) và phương thức xử lý các khoản thay đổi về thu nhập.

Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP, người lao động nước ngoài tại Việt Nam phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Do đó, hợp đồng phải nêu cụ thể các khoản đóng góp bắt buộc về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Khi xây dựng các điều khoản về lương thưởng và phúc lợi, hợp đồng nên phân tách rõ ràng:

• Lương cơ bản và lịch trả lương cụ thể.
• Các khoản phụ cấp cùng với tình trạng thuế liên quan.
• Các khoản thưởng và điều kiện hưởng thưởng theo hiệu suất.
• Tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc.
• Trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Chấm dứt hợp đồng

Theo Điều 34 của Bộ luật Lao động, việc chấm dứt hợp đồng lao động phải tuân thủ chặt chẽ các điều kiện pháp lý. Trong hợp đồng cần ghi rõ các trường hợp được phép chấm dứt, cùng với thời gian thông báo trước phù hợp. Thời gian thông báo này thay đổi tùy thuộc vào loại hợp đồng, thông thường là từ 30 đến 45 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn.

Các nghĩa vụ liên quan đến việc thôi việc phải được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng. Cụ thể, cách tính trợ cấp thôi việc cần được xác định rõ theo Điều 46 của Bộ luật Lao động. Cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trong trường hợp chấm dứt hợp đồng, để tránh xảy ra tranh chấp không đáng có.

Tuân thủ và cập nhật

Các quy định về luật lao động Việt Nam thường xuyên được cập nhật và sửa đổi thông qua các nghị định và thông tư mới. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thay đổi pháp lý, nhất là những nội dung có ảnh hưởng trực tiếp tới hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài. Ví dụ gần đây là Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đã điều chỉnh đáng kể một số điều kiện liên quan đến việc tuyển dụng lao động nước ngoài.

Để đảm bảo luôn tuân thủ đúng luật và duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp nên thuê các cố vấn pháp lý có chuyên môn về luật lao động. Những chuyên gia này sẽ hỗ trợ xây dựng và triển khai quy trình quản lý hệ thống, giúp cập nhật kịp thời các thay đổi về pháp lý và chỉnh sửa mẫu hợp đồng tương ứng. Đối với những tình huống lao động phức tạp hoặc đặc thù, việc tham vấn pháp lý càng cần thiết nhằm đảm bảo hợp đồng luôn được soạn thảo chính xác và hợp pháp.

Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài tại Việt Nam phải được xây dựng theo đúng các yêu cầu cụ thể của pháp luật lao động. Các doanh nghiệp cần chú trọng đảm bảo giấy phép lao động phù hợp, soạn thảo chính xác các điều khoản liên quan tới quyền lợi, trách nhiệm và thủ tục chấm dứt hợp đồng. Đây là những yếu tố cốt lõi để đảm bảo một hợp đồng lao động hiệu quả và tuân thủ pháp lý.

Đừng để sự phức tạp của các quy định pháp lý gây cản trở trên con đường thành công của bạn tại Việt Nam. Talentnet sẽ đồng hành cùng bạn, cung cấp các giải pháp quản lý tuân thủ, giúp xây dựng hợp đồng lao động cho nhân viên nước ngoài một cách chặt chẽ, chính xác và tuân thủ toàn diện pháp luật Việt Nam.

Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng tư vấn để đảm bảo chiến lược lương thưởng của doanh nghiệp bạn đáp ứng đúng các quy định pháp lý, hạn chế rủi ro, đồng thời thu hút và giữ chân những nhân tài quốc tế xuất sắc nhất. Hãy để Talentnet đồng hành cùng bạn xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và phát triển bền vững tại Việt Nam.