Chi Tiết Về Bảo Hiểm Xã Hội Sau Sáp Nhập Tỉnh, Thành Phố

Key takeaways

• Hệ thống BHXH chuyển sang mô hình 3 cấp từ 1/7/2025, hoàn tất tái cấu trúc vào 1/10/2025 với 34 BHXH cấp tỉnh và không quá 350 BHXH cơ sở, thay thế hoàn toàn 63 đơn vị cũ
• Doanh nghiệp phải chủ động xác nhận đầu mối quản lý mới, mã đơn vị và tài khoản ngân hàng để tránh gián đoạn giao dịch – chuyển tiền sai tài khoản tạo ra bằng chứng “chậm đóng” dù đã thanh toán
• BHXH cơ sở trở thành đầu mối giao dịch trực tiếp theo địa bàn cấp xã, xử lý toàn bộ thủ tục hành chính từ thu, cấp sổ thẻ đến báo tăng/giảm lao động
• Rà soát dữ liệu chuyển đổi giữa hệ thống cũ và mới là bắt buộc để phát hiện kỳ đóng thiếu, thông tin sai lệch và đặc biệt các đối tượng mới phải tham gia BHXH bắt buộc từ 1/7/2025
• Việc tuân thủ không đầy đủ dẫn đến xử phạt hành chính, truy thu có và trong trường hợp nghiêm trọng là truy cứu trách nhiệm hình sự với hành vi trốn đóng BHXH

Từ ngày 1/7/2025, hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam chính thức chuyển sang mô hình tổ chức mới với cấu trúc tinh gọn hơn. Theo Quyết định số 2286/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam được tổ chức theo 3 cấp: Trung ương, tỉnh và cơ sở. Quá trình tái cấu trúc này diễn ra theo lộ trình phân giai đoạn và được hoàn thành chậm nhất vào ngày 1/10/2025, tác động trực tiếp đến quy trình tuân thủ và vận hành của mọi doanh nghiệp.

Mô hình BHXH mới hoạt động như thế nào?

Cơ cấu mới này đi kèm với những thay đổi căn bản về tổ chức, phân cấp quản lý và phân bổ chức năng mà lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm vững để điều chỉnh chiến lược tuân thủ bảo hiểm xã hội.

Thay đổi về tổ chức và tên gọi

Sự thay đổi rõ ràng nhất là về danh xưng và quy mô tổ chức. Tên gọi “BHXH khu vực” được chính thức đổi thành “BHXH cấp tỉnh” từ ngày 18/7/2025 để thống nhất với cơ cấu hành chính mới. Số lượng đơn vị được tinh gọn đáng kể từ 63 BHXH khu vực xuống còn 34 đơn vị BHXH cấp tỉnh trên toàn quốc, được tổ chức theo đơn vị hành chính cấp tỉnh.

Trụ sở của BHXH cấp tỉnh được quy định phải đặt tại trung tâm chính trị-hành chính của tỉnh, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định pháp luật. Về cơ cấu phòng ban, BHXH Hà Nội và BHXH TP. Hồ Chí Minh được tổ chức 9 phòng nghiệp vụ, trong khi các BHXH cấp tỉnh khác được tổ chức 8 phòng nghiệp vụ, đảm bảo cơ cấu tinh gọn nhưng vẫn hiệu quả.

Cơ cấu quản lý được tinh gọn

Mô hình mới: 3 cấp quản lý rõ ràng

• Trước: BHXH Việt Nam (Trung ương) → BHXH khu vực → BHXH cấp huyện → Doanh nghiệp
• Sau: BHXH Việt Nam (Trung ương) → BHXH cấp tỉnh (34 đơn vị) → BHXH cơ sở → Doanh nghiệp

Mô hình tổ chức mới của BHXH được thiết kế theo cấu trúc 3 cấp: BHXH Việt Nam ở cấp Trung ương, BHXH cấp tỉnh ở cấp trung gian, và BHXH cơ sở ở cấp cơ sở. Điểm quan trọng là trong giai đoạn chuyển đổi, các đơn vị BHXH cấp huyện và BHXH liên huyện được đổi tên thành “BHXH cơ sở” để thống nhất nhận diện và thuận tiện quản lý dữ liệu.

BHXH cơ sở trong mô hình mới được đặt tại địa bàn cấp xã (xã, phường, đặc khu) và trở thành đầu mối giao dịch trực tiếp với doanh nghiệp và người dân. Số lượng BHXH cơ sở không quá 350 đơn vị trên toàn quốc, với tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, nhưng không tổ chức bộ máy bên trong. Lưu ý quan trọng là tại địa bàn cấp xã nơi có trụ sở BHXH cấp tỉnh đóng và một số địa bàn giáp ranh, nhiệm vụ sẽ do BHXH cấp tỉnh trực tiếp thực hiện.

Chức năng và nhiệm vụ được phân bổ lại

Phân cấp chức năng mới tạo ra sự phân công trách nhiệm rõ ràng hơn giữa các cấp, giúp doanh nghiệp xác định chính xác đầu mối liên hệ cho từng loại thủ tục.

• BHXH cấp tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT và tổ chức thu, chi chế độ BHTN trên toàn bộ địa bàn tỉnh. Đồng thời, BHXH cấp tỉnh có vai trò quản lý và sử dụng các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách, kiểm tra chuyên ngành về lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT, cũng như chỉ đạo và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của BHXH cơ sở thuộc quyền.
• BHXH cơ sở với 18 nhiệm vụ, quyền hạn được giao sẽ trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ thu, cấp sổ thẻ, báo tăng/giảm lao động, giải quyết các chế độ BHXH, BHTN, BHYT và mọi thủ tục hành chính cho doanh nghiệp và người dân trên địa bàn cấp xã được phân công quản lý. BHXH cơ sở cũng có trách nhiệm phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tuyên truyền, phổ biến và thực hiện các chính sách, đồng thời tổ chức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT theo quy định.

Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ?

Quy trình tuân thủ trong giai đoạn chuyển đổi đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và thực hiện đúng trình tự để tránh những rủi ro pháp lý có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp trong giai đoạn này đặc biệt quan trọng.

1. Xác nhận đầu mối quản lý mới

Sự thay đổi cơ quan BHXH quản lý tạo ra khoảng trống thông tin. Xác định ngay cán bộ phụ trách trực tiếp đơn vị tại BHXH cấp tỉnh hoặc BHXH cơ sở mới, bao gồm số điện thoại và email trực tiếp. Thiếu đầu mối chính xác có thể khiến hồ sơ quan trọng hoặc giải quyết chế độ bị treo không xác định, gây tổn thất tài chính và uy tín.

2. Kiểm soát mã định danh doanh nghiệp

Mã đơn vị BHXH là chìa khóa truy cập toàn bộ hệ thống giao dịch điện tử. Nếu mã thay đổi mà không được cập nhật đồng bộ vào phần mềm kê khai, mọi giao dịch sẽ bị từ chối. Điều này không chỉ làm gián đoạn quy trình đóng BHXH mà còn tạo ra bằng chứng “chậm đóng” trên hệ thống, dẫn đến xử phạt hành chính bất kể doanh nghiệp đã chuyển tiền hay chưa.

3. Đảm bảo luồng tiền đến đúng người nhận

Thông tin tài khoản kho bạc của cơ quan BHXH thay đổi theo địa bàn quản lý mới. Chuyển tiền sai tài khoản tạo ra tình huống doanh nghiệp đã thanh toán nhưng hệ thống ghi nhận là “chưa đóng”. Quá trình giải trình và điều chỉnh có thể kéo dài nhiều tháng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc người lao động sử dụng các chế độ BHXH khi cần thiết.

4. Rà soát tính toàn vẹn dữ liệu

Dữ liệu chuyển đổi giữa các hệ thống thường có tỷ lệ lỗi cao do bất đồng bộ giữa mã số cũ và mới. Các vấn đề cần kiểm tra bao gồm:

• Lịch sử đóng BHXH của từng người lao động để phát hiện các kỳ đóng bị thiếu hoặc thông tin cá nhân sai lệch
• Các đối tượng mới phải tham gia BHXH bắt buộc từ 1/7/2025, đặc biệt người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương – nhóm thường bị bỏ sót và tạo ra rủi ro pháp lý lớn khi thanh tra

5. Đồng bộ hệ thống nội bộ

Thay đổi bên ngoài đòi hỏi điều chỉnh bên trong. Các hành động cần thực hiện:

• Cập nhật mã đơn vị, tài khoản ngân hàng và quy trình tính lương chuẩn hóa vào phần mềm quản lý BHXH
• Thông báo rõ ràng cho bộ phận Tài chính, Kế toán và Nhân sự về những thay đổi
• Chuyển đổi từ mã số BHXH sang số CCCD trong hệ thống quản lý
• Ngừng dịch vụ kê khai cũ đúng quy trình trước khi đăng ký dịch vụ mới để tránh xung đột hệ thống

6. Kiểm soát chất lượng giao dịch

Các lỗi phổ biến như sai mã thủ tục, hồ sơ sai cấu trúc hoặc chưa đăng ký với hệ thống mới thường phát sinh do thiếu kiểm tra trước khi nộp. Thiết lập quy trình xác thực thông tin trước khi gửi và duy trì kênh liên lạc trực tiếp với cán bộ BHXH phụ trách để xử lý nhanh các vướng mắc. Mỗi hồ sơ bị từ chối không chỉ tốn thời gian mà còn tạo ra dấu vết tiêu cực trong lịch sử giao dịch với cơ quan quản lý.  

Việc thực hiện không đầy đủ các bước này có thể dẫn đến xử phạt hành chính, truy thu có lãi suất và trong trường hợp nghiêm trọng là truy cứu trách nhiệm hình sự với hành vi trốn đóng BHXH. Trong bối cảnh quy định tuân thủ ngày càng chặt chẽ, việc thực hiện đúng quy trình này trở nên đặc biệt quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý.

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ, việc có một đối tác am hiểu các quy định là rất quan trọng. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tuân thủ, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ năng lực và kinh nghiệm thực tiễn. Các dịch vụ tư vấn tuân thủ của Talentnet có thể giúp doanh nghiệp của bạn điều hướng những thay đổi phức tạp này, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan BHXH, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.