Chi Tiết Về Bảo Hiểm Xã Hội Sau Sáp Nhập Tỉnh, Thành Phố

Key takeaways

• Hệ thống BHXH được tái cấu trúc thành 3 cấp với 34 đơn vị BHXH cấp tỉnh thay cho 63 đơn vị cũ, loại bỏ hoàn toàn cấp huyện
• Doanh nghiệp bị sáp nhập phải thực hiện đầy đủ quy trình báo giảm lao động ở đơn vị cũ, báo tăng ở đơn vị mới và chuyển giao toàn bộ nghĩa vụ tài chính
• BHXH cơ sở trở thành đầu mối giao dịch trực tiếp với doanh nghiệp, quản lý theo địa bàn xã/phường với chức năng tiếp nhận và xử lý mọi thủ tục
• Quyền lợi người lao động được bảo toàn nhờ hệ thống số hóa 100% và dữ liệu liên thông toàn quốc
• Việc tuân thủ sai hoặc chậm trễ có thể gây gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi nhân viên

Sự thay đổi này xuất phát từ chủ trương cải cách hành chính quyết liệt của Chính phủ nhằm xây dựng bộ máy nhà nước tinh gọn và hiệu quả hơn. Từ ngày 1/7/2025, cả nước sẽ chính thức chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp gồm tỉnh/thành phố và xã/phường/thị trấn, loại bỏ hoàn toàn cấp quận và huyện. Để đồng bộ với cải cách này, hệ thống bảo hiểm xã hội sau sáp nhập cũng được tái cấu trúc toàn diện, tác động trực tiếp đến quy trình tuân thủ và vận hành của mọi doanh nghiệp.

Mô hình BHXH mới hoạt động như thế nào?

Cơ cấu mới này đi kèm với những thay đổi căn bản về tổ chức, phân cấp quản lý và phân bổ chức năng mà mọi CEO cần nắm vững để điều chỉnh chiến lược tuân thủ bảo hiểm xã hội.

Thay đổi về tổ chức và tên gọi

Sự thay đổi đầu tiên và rõ ràng nhất là về danh xưng và quy mô tổ chức. Tên gọi “BHXH khu vực” đã chính thức được đổi thành “BHXH cấp tỉnh” để hoàn toàn thống nhất với đơn vị hành chính mới sau sáp nhập. Điều quan trọng hơn, số lượng đơn vị đã được tinh gọn đáng kể từ 63 BHXH tỉnh/thành phố xuống còn chỉ 34 đơn vị BHXH cấp tỉnh trên toàn quốc.

Trụ sở của BHXH cấp tỉnh được quy định phải đặt tại trung tâm hành chính của tỉnh, có đầy đủ tư cách pháp nhân và con dấu riêng theo quy định pháp luật. Mỗi đơn vị BHXH cấp tỉnh được tổ chức tối đa không vượt quá 10 phòng tham mưu, đảm bảo cơ cấu tinh gọn nhưng vẫn hiệu quả trong việc quản lý và điều hành.

Cơ cấu quản lý được tinh gọn

Mô hình mới: 3 cấp thay vì 4 cấp

• Trước: BHXH Việt Nam (Trung ương) → BHXH tỉnh/thành phố → BHXH huyện → Doanh nghiệp
• Sau: BHXH Việt Nam (Trung ương) → BHXH cấp tỉnh (34 đơn vị) → BHXH cơ sở → Doanh nghiệp

Mô hình tổ chức mới của BHXH được thiết kế theo cấu trúc 3 cấp rõ ràng và logic: BHXH Việt Nam ở cấp Trung ương, BHXH cấp tỉnh ở cấp trung gian, và BHXH cơ sở ở cấp cơ sở. Thay đổi quan trọng nhất là cấp BHXH huyện/quận đã bị loại bỏ hoàn toàn, thay thế bằng mô hình “BHXH cơ sở” trực thuộc BHXH cấp tỉnh.

BHXH cơ sở trong mô hình mới sẽ quản lý theo địa bàn xã/phường và trở thành đầu mối giao dịch trực tiếp với doanh nghiệp và người dân. BHXH cơ sở còn khoảng 350 đầu mối sau khi sáp nhập, giúp hệ thống gọn nhẹ, giúp hệ thống gọn nhẹ, đồng bộ với đơn vị hành chính mới trên cả nước, tạo thuận lợi cho việc quản lý, thống nhất dữ liệu và phục vụ người dân, doanh nghiệp

Chức năng và nhiệm vụ được phân bổ lại

Phân cấp chức năng mới tạo ra sự phân công trách nhiệm rõ ràng hơn giữa các cấp, giúp doanh nghiệp xác định chính xác đầu mối liên hệ cho từng loại thủ tục.

• BHXH cấp tỉnh sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các chế độ BHXH, BHYT, BHTN trên toàn bộ địa bàn tỉnh. Đồng thời, BHXH cấp tỉnh cũng có vai trò chỉ đạo, kiểm tra và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của BHXH cơ sở thuộc quyền. Một nhiệm vụ trọng tâm khác là đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện và ứng dụng công nghệ thông tin theo mô hình 3 cấp.
• BHXH cơ sở trong vai trò mới sẽ trực tiếp tiếp nhận và xử lý toàn bộ hồ sơ thu, cấp sổ thẻ, báo tăng/giảm lao động, và giải quyết mọi thủ tục hành chính cho doanh nghiệp và người dân trên địa bàn được phân công quản lý.

Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ?

Quy trình tuân thủ trong giai đoạn chuyển đổi đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và thực hiện đúng trình tự để tránh những rủi ro pháp lý có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp trong giai đoạn này đặc biệt quan trọng.

1. Báo giảm toàn bộ lao động tại đơn vị cũ

Bước đầu tiên và bắt buộc đối với doanh nghiệp bị sáp nhập hoặc chấm dứt hoạt động là phải lập hồ sơ báo giảm toàn bộ lao động trên tất cả các mã đơn vị chính và mã phụ (AD, BW, IC…). Điều quan trọng là việc báo giảm phải bao gồm cả những lao động đang trong các trạng thái đặc biệt như nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động, hoặc tạm giam.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải chuyển nộp đầy đủ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp cho tất cả các khoản còn thiếu hoặc chưa thanh toán. Để tránh sai sót trong quá trình này, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả ngay từ đầu.

2. Đăng ký và báo tăng lao động tại đơn vị mới

Doanh nghiệp mới hoặc đơn vị tiếp nhận phải thực hiện đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin đơn vị bằng cách kê khai đầy đủ thông tin theo Mẫu TK3-TS. Trong hồ sơ cần ghi chú rõ mã đơn vị cũ và đính kèm bản chính của văn bản về việc sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động/thành lập mới.

Sau đó, doanh nghiệp mới phải thực hiện báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp cho toàn bộ nhân sự được chuyển giao, kể cả các trường hợp đặc biệt đang nghỉ ốm, thai sản hay các tình huống tương tự. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị quy trình tính lương chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán sau sáp nhập.

3. Chuyển nộp đầy đủ tiền BHXH của đơn vị cũ

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của doanh nghiệp mới là phải chuyển nộp đầy đủ các khoản tiền BHXH còn thiếu của đơn vị cũ. Việc chuyển nộp phải được thực hiện theo đúng cấu trúc và mã số quy định như trên. Quy trình này đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong việc quản lý tài chính, tránh thất thoát và đảm bảo quyền lợi của người lao động không bị ảnh hưởng trong quá trình chuyển đổi.

4. Hoàn thiện các thủ tục bổ sung

Để đảm bảo dữ liệu được liên tục và không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục bổ sung quan trọng. Đầu tiên là nộp hồ sơ đề nghị xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và cấp tờ rời sổ cho người lao động. Hồ sơ này phải được gửi qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý đơn vị cũ để được xử lý và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ 620.

Đối với các chế độ phát sinh trước thời điểm đơn vị sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp mới có trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết theo quy định. Các hồ sơ này phải được nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội theo mã đơn vị mới để được giải quyết và chi trả trợ cấp bảo hiểm xã hội kịp thời và đầy đủ cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp cần chuyển bảo hiểm xã hội sang tỉnh khác, tất cả các giao dịch, kê khai và thủ tục hành chính từ thời điểm chuyển đổi trở đi phải được thực hiện theo tên gọi, địa chỉ và mã số của cơ quan BHXH mới. Việc sử dụng thông tin chính xác này đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu và tránh các sai sót có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động.

Trong bối cảnh quy định tuân thủ ngày càng chặt chẽ, việc thực hiện đúng quy trình này trở nên đặc biệt quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý.

Về cơ bản, việc sáp nhập bảo hiểm xã hội này không ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Nhờ hệ thống công nghệ thông tin được nâng cấp toàn diện với 70 dịch vụ công trực tuyến mức độ toàn trình đã tích hợp 100% trên cổng Dịch vụ công Quốc gia, cùng khả năng liên thông dữ liệu giữa các cơ quan, các chế độ BHXH vẫn được giải quyết đầy đủ và kịp thời.

Tuy nhiên, gánh nặng tuân thủ thủ tục hành chính trong giai đoạn chuyển đổi lại được đặt lên vai các doanh nghiệp. Việc thực hiện sai hoặc chậm trễ có thể dẫn đến gián đoạn nghiêm trọng hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lợi của nhân viên. Để hiểu rõ về tổng quan tuân thủ năm 2024, doanh nghiệp cần nắm vững các hạn chót quan trọng khác.

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ tuyệt đối, việc có một đối tác am hiểu các quy định là rất quan trọng. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tuân thủ, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ năng lực và kinh nghiệm thực tiễn. Các dịch vụ tư vấn tuân thủ của Talentnet có thể giúp doanh nghiệp của bạn điều hướng những thay đổi phức tạp này, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan BHXH, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.