Vai trò của HR trong chuyển đổi sản xuất tinh gọn

Tóm tắt

• Doanh nghiệp liên kết chiến lược nhân sự với sản xuất tinh gọn tăng năng suất trên 40% mà không cần đầu tư vốn lớn.
• Ngành sản xuất thiếu nhân tài nghiêm trọng với chi phí thay thế lên tới 40.000 USD mỗi công nhân có tay nghề.
• HR tham gia chiến lược – từ tuyển người giải quyết vấn đề đến xây dựng văn hóa cải tiến – trực tiếp thúc đẩy lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh.
• Tổ chức có nhân sự hợp tác với vận hành từ đầu đạt kết quả ấn tượng, một số tăng giá trị thị trường khổng lồ theo thời gian.

Thành công bền vững của sản xuất tinh gọn phụ thuộc vào sự tham gia chiến lược của nhân sự ngành sản xuất, biến nguồn nhân lực từ rào cản thành động lực chính. Các công cụ tinh gọn đã được ghi chép đầy đủ, nhưng hệ thống con người quyết định những công cụ đó hiệu quả hay không.

Chuyển đổi tinh gọn: cơ hội chưa khai thác

Dù có kết quả chứng minh qua nhiều thập kỷ, sản xuất tinh gọn vẫn là một lợi thế cạnh tranh chưa được nhiều doanh nghiệp khai thác. Khảo sát Industry Reimagined 2030 cho thấy chỉ 10-15% doanh nghiệp áp dụng đầy đủ nguyên tắc tinh gọn. Khoảng cách này là cơ hội chiến lược lớn cho lãnh đạo có tầm nhìn.

Các doanh nghiệp cam kết toàn diện với chuyển đổi tinh gọn đều gặt hái những lợi ích đáng kể. 74% tổ chức báo cáo tăng năng suất hơn 40% mà không cần đầu tư vốn lớn. Đây không phải cải tiến nhỏ đòi hỏi chi phí cơ sở hạ tầng khổng lồ, mà là tăng hiệu quả từ:

• Quy trình và luồng công việc tối ưu
• Giảm lãng phí toàn diện
• Nâng cao sự tham gia và trao quyền cho nhân viên.

Đây là những con số hấp dẫn đối với bất kỳ CEO nào đang cân nhắc chiến lược tăng trưởng. Khi ba phần tư các tổ chức thực hiện cam kết này đã đạt được những cải thiện đáng kể về năng suất, câu hỏi đặt ra là: tại sao vẫn còn ít doanh nghiệp triển khai thành công mô hình tinh gọn? Câu trả lời ngày càng rõ ràng: đó là những thách thức về lực lượng lao động mà chỉ các phương pháp vận hành đơn thuần không thể giải quyết nổi.

Vấn đề lực lượng lao động cản trở tinh gọn

Nhân lực ngành sản xuất đang biến đổi mạnh, tạo thách thức cơ bản cho nhân sự trong ngành sản xuất khiến ngay cả chiến lược tinh gọn tốt nhất cũng khó thực hiện.

Tỷ lệ nghỉ việc cao tạo rào cản ngay lập tức cho cải tiến bền vững. Dữ liệu ngành cho thấy sản xuất tại Mỹ có 4,7 triệu lượt nghỉ việc năm 2023 – khoảng một phần ba toàn bộ lực lượng lao động ngành. Xáo trộn liên tục này ngăn xây dựng kiến thức và tinh chỉnh quy trình mà hiểu biết về chuyển đổi tinh gọn đòi hỏi.

Thiếu hụt kỹ năng cũng là một trở ngại không kém phần nghiêm trọng. Tại Việt Nam năm 2023, chỉ 27% lao động có bằng cấp hoặc chứng chỉ đào tạo, đồng nghĩa với việc khoảng 38 triệu lao động chưa qua đào tạo kỹ năng bài bản. Thực trạng này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai các phương pháp tinh gọn, vốn đòi hỏi khả năng giải quyết vấn đề và hiểu biết sâu sắc về quy trình.

Các nhà lãnh đạo ngành sản xuất nhận thấy rõ những thách thức này đang đe dọa tốc độ tăng trưởng. Gần 60% các nhà sản xuất tham gia khảo sát quý 3/2024 cho rằng việc thu hút và giữ chân nhân tài là thách thức hàng đầu – thậm chí còn quan trọng hơn cả mục tiêu tăng trưởng doanh thu.

Cách HR thúc đẩy thành công của mô hình tinh gọn

Các nhà sản xuất nhạy bén đang nhận ra rằng HR nắm giữ chìa khóa để khai phá toàn bộ tiềm năng của mô hình tinh gọn, thông qua bốn giải pháp chiến lược sau đây nhằm giải quyết các rào cản về lực lượng lao động và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết.

Tích hợp nguyên tắc tinh gọn vào kế hoạch nhân tài

hòng nhân sự cần tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân tài để hỗ trợ, thay vì làm suy yếu các nguyên tắc tinh gọn. Điều này đòi hỏi phải thay đổi tiêu chí tuyển dụng, không chỉ thuần túy dựa vào kỹ năng kỹ thuật, mà còn bao gồm khả năng giải quyết vấn đề và tư duy hợp tác – những yếu tố cần thiết cho quá trình cải tiến liên tục.

Hệ thống đánh giá hiệu suất truyền thống thường chỉ tập trung vào sản lượng cá nhân và các giải pháp tình thế – điều này đi ngược lại hoàn toàn với triết lý tinh gọn vốn nhấn mạnh vào cải tiến hệ thống và tinh thần đồng đội. Chuyên gia tư vấn tinh gọn Kathi Hanley cảnh báo: “Các hoạt động như tuyển chọn, đãi ngộ, thăng tiến và giữ chân nhân viên – vốn thuộc phạm vi của HR – cần phải hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp tinh gọn. Tuy nhiên, trên thực tế, các hệ thống nhân sự truyền thống thường không khuyến khích những hành vi cần thiết cho mô hình này.”

Các tổ chức đã triển khai thành công mô hình tinh gọn thường thực hiện những hành động cụ thể sau thông qua quản trị nguồn nhân lực chiến lược:

Organizations achieving lean success take specific actions through strategic human resource management:

1. Thiết kế lại lộ trình thăng tiến, ưu tiên những người dẫn dắt các dự án cải tiến.
2. Tích hợp các hành vi theo định hướng tinh gọn vào quy trình đánh giá hiệu suất.
3. Điều chỉnh chính sách đãi ngộ, bổ sung các khoản thưởng cho đội nhóm đạt mục tiêu chất lượng.
4. Cập nhật mô tả công việc, nhấn mạnh trách nhiệm cải tiến liên tục.

Đào tạo nhân viên để mang lại lợi ích thực sự

Các chương trình đào tạo do HR dẫn dắt là nền tảng cho sự chuyển đổi tinh gọn bền vững. Những sáng kiến xây dựng kỹ năng toàn diện cần giải quyết cả hai khía cạnh: phương pháp kỹ thuật của mô hình tinh gọn và sự thay đổi trong tư duy văn hóa cần thiết để đạt được thành công lâu dài.

Một công ty gia công cơ khí cỡ vừa tại Việt Nam là minh chứng cho tiềm năng to lớn của việc đầu tư vào đào tạo chiến lược. Với sự hỗ trợ của HR trong việc triển khai các thực hành tinh gọn và phát triển nhân viên, tổ chức này đã đạt được:

• Tăng lợi nhuận hoạt động 50%.
• Cải thiện năng suất lao động 25%.
• Tăng năng suất máy móc 15%.

Công ty cũng đã triển khai lộ trình đào tạo lãnh đạo, giúp nhiều quản lý dự án đạt chuẩn và cải thiện 25% điểm năng lực lãnh đạo.

Sáng kiến chuỗi cung ứng tinh gọn toàn cầu của Nike là một ví dụ thuyết phục khác. Bằng việc thành lập các trung tâm đào tạo tinh gọn chuyên biệt tại Việt Nam và huy động đội ngũ nhân sự tham gia đào tạo cho các quản lý nhà máy và nhân viên, Nike đã nhân rộng mô hình này một cách có hệ thống trong toàn bộ cơ sở cung ứng của mình. Kết quả: 80% đối tác sản xuất giày dép của Nike đã áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn của hãng, giúp tăng năng suất, giảm tỷ lệ lỗi và rút ngắn thời gian hoàn thành sản phẩm.

Xây dựng văn hóa tinh gọn để có lợi thế dài hạn

Chuyển đổi văn hóa có lẽ là đóng góp quan trọng nhất của HR cho thành công của mô hình tinh gọn. Khảo sát của Gartner năm 2024 cho thấy hơn một nửa chuyên gia nhân sự xác định sự trì trệ trong văn hóa tổ chức khi đối mặt với thay đổi là thách thức lớn nhất để đạt được các ưu tiên chiến lược.

Sự trì trệ này đặc biệt gây trở ngại cho quá trình chuyển đổi tinh gọn, vốn đòi hỏi những thay đổi căn bản trong cách nhân viên tiếp cận giải quyết vấn đề và hợp tác. Để tạo ra sự thay đổi hành vi bền vững, cần giải quyết những niềm tin và thông lệ cố hữu đang làm suy yếu các sáng kiến cải tiến.

Tập đoàn Danaher cho thấy giá trị lâu dài của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp do HR dẫn dắt. Hệ thống Kinh doanh Danaher, được xây dựng trên các nguyên tắc cải tiến liên tục, đã tích hợp thành công hơn 50 thương vụ mua lại thông qua việc củng cố các hành vi tinh gọn bởi HR. Cách tiếp cận này đã đóng góp vào mức tăng trưởng lợi nhuận 30% hàng năm và tăng 80.000% giá trị thị trường kể từ những năm 1980. Lợi thế cạnh tranh bền vững đến từ việc gắn kết phát triển nhân tài với sự xuất sắc trong quy trình, tạo ra năng lực tổ chức mà các đối thủ khó có thể sao chép.

Hợp tác giữa HR và bộ phận vận hành

Chuyển đổi tinh gọn thành công đòi hỏi HR phải tham gia ngay từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, thay vì chỉ đóng vai trò hỗ trợ sau khi triển khai. Cách tiếp cận đối tác này đảm bảo các yếu tố liên quan đến con người luôn được cân nhắc trong mọi quyết định vận hành quan trọng.

CEO Suhail Bin Tarraf, người đã dẫn dắt nhiều cuộc chuyển đổi tinh gọn quy mô lớn, nhấn mạnh: “Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự ở mọi cấp độ. Điều đó thực sự thiết yếu cho sự thành công của quá trình chuyển đổi.” Điều này phản ánh cách tiếp cận tích hợp cần thiết cho sự thay đổi bền vững.

Mối quan hệ đối tác thực tế bao gồm việc lãnh đạo HR tham gia vào ban chỉ đạo tinh gọn và đồng sở hữu lộ trình chuyển đổi. Khi các quy trình sản xuất được thiết kế lại, HR sẽ đánh giá tác động đến vai trò công việc và phối hợp với các giám sát viên để xác định lại trách nhiệm. Trong quá trình tái cơ cấu do mô hình tinh gọn thúc đẩy, HR cung cấp hướng dẫn quản lý thay đổi và các chiến lược truyền thông để giảm thiểu sự gián đoạn trong lực lượng lao động.

Việc theo dõi sát sao “nhịp đập” của tổ chức trong suốt quá trình chuyển đổi cho phép can thiệp sớm khi xuất hiện những khoảng trống về sự tham gia hoặc hiểu biết. Các báo cáo cập nhật chung giữa nhân sự và vận hành cho lãnh đạo cấp cao nên bao gồm cả chỉ số kỹ thuật và chỉ số con người, đảm bảo đánh giá tiến độ một cách cân bằng.

Để khai thác toàn bộ tiềm năng của sản xuất tinh gọn, các CEO phải định vị HR như một đối tác chiến lược trong quá trình chuyển đổi, thay vì chỉ là một bộ phận hỗ trợ. Thành công của mô hình tinh gọn phụ thuộc cơ bản vào sự tham gia của lực lượng lao động, phát triển năng lực và sự đồng nhất về văn hóa – những lĩnh vực chuyên môn mà HR có thể tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Các tổ chức tìm kiếm hỗ trợ tư vấn nhân sự toàn diện có thể đẩy nhanh hành trình chuyển đổi tinh gọn bằng cách giải quyết đồng thời các thách thức về vận hành và con người. Thực tế đã chứng minh: bỏ qua vai trò của HR trong chuyển đổi tinh gọn đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng năng suất đáng kể và lợi thế cạnh tranh quan trọng.