Biến tuân thủ thành văn hóa: HR đang thay đổi cách doanh nghiệp gắn kết nhân viên

Tóm tắt

• Doanh nghiệp thành công trong việc thay đổi văn hóa ngành sản xuất nhờ cải tiến hoạt động nhân sự giúp giảm số sự cố an toàn đến 70% và tăng 44% lợi nhuận. 
• Khi lãnh đạo tập trung vào giá trị chung thay vì chỉ đáp ứng yêu cầu tối thiểu, các quy trình an toàn và chính sách đạo đức sẽ trở thành công cụ đắc lực để thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên trong ngành sản xuất. 
• Nhân viên ngành sản xuất có độ gắn kết cao không chỉ làm việc an toàn hơn 78% mà còn mang lại kết quả kinh doanh vượt trội so với nhân viên thiếu gắn kết. 
• Các nhà sản xuất hàng đầu luôn xem nền tảng tuân thủ là cơ sở để xây dựng niềm tin và ý thức làm chủ trong toàn thể nhân viên.

Trước đây, hoạt động nhân sự trong lĩnh vực sản xuất thường đặt nặng vấn đề tuân thủ – cốt lõi là đảm bảo mọi yêu cầu pháp lý, quy trình an toàn và thủ tục được thực thi. Ngày nay, các nhà lãnh đạo thức thời trong công cuộc chuyển đổi ngành sản xuất nhận thấy chính những nền tảng tưởng chừng khô khan này lại có thể xoay chuyển hoàn toàn động lực làm việc, biến công tác hành chính thuần túy thành một đòn bẩy chiến lược nhằm gia tăng sự gắn kết, củng cố niềm tin nơi người lao động và mang lại những kết quả kinh doanh. 

Thời kỳ tuân thủ chỉ là những quy định cứng nhắc

Giai đoạn ngành sản xuất đặt nặng tính tuân thủ tuy đã thiết lập được trật tự cần thiết, nhưng cũng vô hình trung tạo ra những rào cản đáng kể, mà ngày nay, các nhà lãnh đạo nhạy bén đã nhìn nhận đó là những yếu tố kìm hãm sự phát triển.

Duy trì trật tự và an toàn

Nền tảng hoạt động của bộ phận nhân sự trong ngành sản xuất được xây dựng trên kỷ luật nghiêm ngặt. Cách tiếp cận lấy tuân thủ làm trọng tâm này đã mang lại trật tự và tính nhất quán cho các nhà xưởng.  Việc doanh nghiệp áp dụng các chính sách công bằng và quy định an toàn một cách nhất quán đã tạo dựng được niềm tin cơ bản nơi người lao động.  Họ cảm nhận được sự coi trọng của doanh nghiệp đối với phúc lợi và an toàn của bản thân thông qua các biện pháp bảo vệ.

Tuân thủ nhân sự chặt chẽ gắn liền với sự công bằng, nhất quán và minh bạch – những yếu tố được giới chuyên môn xem là trụ cột của một văn hóa sản xuất mạnh.  Cách làm hệ thống này đã ươm mầm cho niềm tin và ý thức an toàn, tạo tiền đề cho văn hóa tích cực phát triển về sau.

Bất cập của việc chỉ tập trung vào quy tắc

Tuy nhiên, một chiến lược chỉ thuần túy dựa vào tuân thủ đã sớm cho thấy những hạn chế nghiêm trọng về mức độ gắn kết của nhân viên. Việc chỉ đáp ứng các quy định tối thiểu thường chỉ mang lại sự gắn kết ở mức tối thiểu từ nhân viên trong ngành sản xuất.  Báo cáo cũng cho thấy, tuân thủ đơn thuần hiếm khi khuyến khích người lao động chủ động tham gia vào các quyết định liên quan đến an toàn, dẫn đến thái độ thờ ơ và những hành vi thiếu an toàn.

Người lao động chấp hành quy định phần lớn vì ý thức trách nhiệm hoặc lo sợ các hình thức kỷ luật, thay vì thực sự thấu hiểu và tin tưởng vào các tiêu chuẩn làm nền tảng cho những quy định đó.  Thực trạng này dẫn đến điều mà giới nghiên cứu gọi là “tâm lý đối phó” – chỉ làm ở mức tối thiểu để hoàn thành yêu cầu, thay vì chủ động cải tiến.

Các tổ chức sẽ nhận ra tầm quan trọng của tuân thủ nhân sự khi hiểu rằng những chính sách được xây dựng bài bản có thể phục vụ những mục tiêu văn hóa lớn hơn, chứ không chỉ đơn thuần là biện pháp bảo vệ pháp lý.

Cái giá của sự thiếu quan tâm

Sự tập trung hạn hẹp vào tuân thủ đã dẫn đến tình trạng gắn kết thấp kéo dài, gây ra những tổn thất hữu hình cho doanh nghiệp. Theo Manufacturing Institute, chỉ 25% nhân sự ngành sản xuất thực sự chủ động và tâm huyết với công việc.  Sự thiếu gắn kết này là nguồn cơn của nhiều vấn đề nghiêm trọng. 

Dữ liệu khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp có mức độ gắn kết thấp phải đối mặt với tỷ lệ nghỉ phép cao hơn 81% và tỷ lệ lỗi sản phẩm cao hơn 41% so với các doanh nghiệp có mức độ gắn kết tốt hơn.  Những số liệu này là minh chứng rõ ràng: cách tiếp cận chỉ tập trung vào tuân thủ mà bỏ qua chiến lược văn hóa sẽ khiến người lao động cảm thấy thờ ơ và xa cách, cuối cùng ảnh hưởng tiêu cực đến cả hiệu suất và chất lượng.

Nhân sự đã biến tuân thủ thành lợi thế văn hóa như thế nào?

Vậy, làm thế nào để bộ phận nhân sự có thể giúp tuân thủ trở thành một yếu tố thúc đẩy văn hóa tích cực trong ngành sản xuất? Các nhà lãnh đạo tiên phong trong chuyển đổi ngành sản xuất đang biến những hoạt động tuân thủ thường nhật thành công cụ xây dựng văn hóa hiệu quả, dựa trên tư duy chiến lược và sự trao quyền cho nhân viên.  Sự chuyển dịch này đòi hỏi một bước tiến vượt bậc từ tâm lý đối phó sang sự gắn kết thực chất.

Dùng quy định an toàn để thể hiện sự quan tâm thực sự đến người lao động

Các nhà sản xuất cấp tiến không còn dừng lại ở việc treo biển báo an toàn cho đúng quy định. Thay vào đó, họ khuyến khích thành lập các ủy ban an toàn do chính nhân viên điều hành, tạo điều kiện cho việc báo cáo mối nguy một cách cởi mở và ghi nhận những hành vi làm việc an toàn. Điều này hình thành nên một văn hóa an toàn chủ động, nơi mỗi cá nhân đều ý thức được vai trò của mình. 

Một môi trường làm việc an toàn và tích cực có ảnh hưởng đáng kể đến sự gắn kết của nhân viên. Khi người lao động cảm nhận được sự quan tâm chân thành từ tổ chức đối với phúc lợi của họ, họ sẽ làm việc với năng lượng, động lực và sự nhiệt tình cao hơn. Một khảo sát trên 6.000 tài xế xe tải đã khẳng định mối liên hệ này. Những tài xế có nhận định tích cực về văn hóa an toàn của công ty cho biết họ hài lòng và gắn kết hơn với công việc, trong khi những người cảm thấy môi trường an toàn kém có xu hướng nghỉ việc cao hơn. Điều này cho thấy các chương trình an toàn hoàn toàn có thể trở thành một thế mạnh văn hóa, giúp cải thiện tinh thần làm việc và giữ chân nhân tài.

Các doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ tuân thủ doanh nghiệp toàn diện tại Việt Nam thường nhận thấy rằng một khung tuân thủ vững chắc, khi được triển khai một cách thấu đáo, sẽ tự nhiên thúc đẩy sự gắn kết mạnh mẽ hơn từ phía nhân viên.

Biến luật về công bằng và bình đẳng thành văn hóa tôn trọng sự khác biệt

Các doanh nghiệp hàng đầu không chỉ tuân thủ quy định chống phân biệt đối xử một cách hình thức, mà còn chủ động xây dựng các chiến lược hòa nhập toàn diện.  Thay vì xem đa dạng hóa như một nghĩa vụ pháp lý, họ đưa sự hòa nhập vào mọi khía cạnh hoạt động thường ngày.  Giới chuyên gia nhân sự nhận định rằng, việc tuân thủ luật pháp về đối xử công bằng, cơ hội bình đẳng và an toàn không chỉ thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với phúc lợi của nhân viên mà còn tác động tích cực đến văn hóa công sở, tinh thần làm việc và tỷ lệ giữ chân nhân viên.  Khi người lao động cảm thấy được trân trọng, tôn trọng và bảo vệ, sự gắn kết, năng suất và lòng trung thành của họ sẽ tăng lên đáng kể.

Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi sự am hiểu về cách thế hệ Gen Z nhìn nhận về chuyển đổi nhân sự tại nơi làm việc, bởi lẽ thế hệ lao động mới này luôn kỳ vọng một môi trường làm việc hòa nhập và có mục đích rõ ràng hơn. 

Liên kết tuân thủ và vận hành an toàn với lộ trình phát triển sự nghiệp

Các phòng nhân sự năng động luôn biết cách kết nối những tiêu chuẩn kỹ năng bắt buộc và yêu cầu an toàn với cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Thay vì chỉ xem các yêu cầu năng lực như những điều kiện vận hành đơn thuần, họ thiết kế những lộ trình phát triển rõ ràng, cho thấy việc học hỏi kỹ năng mới, làm việc an toàn và tuân thủ quy trình chính là con đường dẫn đến các vị trí cao hơn và cơ hội rộng mở hơn. Cách tiếp cận này mang đến cho người lao động động lực mạnh mẽ để đầu tư vào phát triển bản thân, đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tuân thủ.

Việc xây dựng và áp dụng những lợi ích từ chính sách nhân sự được hoạch định rõ ràng sẽ tạo dựng nền tảng vững chắc để gắn kết thành tích tuân thủ xuất sắc với cơ hội phát triển sự nghiệp của mỗi cá nhân.

Dùng quy tắc đạo đức và ứng xử để thu hút và giữ chân nhân tài

Doanh nghiệp có thể xây dựng uy tín về sự chính trực và ổn định bằng cách nhất quán duy trì các quy tắc ứng xử và chủ động quản trị rủi ro liên quan đến hành vi phi đạo đức.  Một số tập đoàn sản xuất toàn cầu là minh chứng cho tính hiệu quả của việc chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp theo hướng này. 

Toyota là một ví dụ điển hình. Hệ thống sản xuất của Toyota vận hành dựa trên các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng và an toàn, song hành cùng các nguyên tắc văn hóa như “tôn trọng con người” và “cải tiến không ngừng”. Tại các nhà máy của Toyota, việc tuân thủ quy định an toàn và sức khỏe được thực hiện thông qua các ủy ban có sự tham gia của đại diện công đoàn, cho thấy an toàn là trách nhiệm chung chứ không phải mệnh lệnh áp đặt từ cấp trên.  Theo British Safety Council, văn hóa an toàn có hệ thống và lấy con người làm trung tâm của Toyota đã mang lại nhiều lợi ích: tinh thần làm việc và sự gắn kết của nhân viên được nâng cao, số vụ tai nạn giảm thiểu, và hiệu suất tổng thể được cải thiện rõ rệt.

General Motors (GM) cũng là một ví dụ thuyết phục về chuyển đổi. Năm 1994, GM khởi xướng một cuộc cách mạng văn hóa an toàn trên toàn hệ thống 160 nhà máy ở Bắc Mỹ, chuyển dịch từ phương pháp tiếp cận dựa trên quy tắc sang đề cao trách nhiệm cá nhân và tính minh bạch. Ban lãnh đạo GM nhận thức rằng mô hình tuân thủ từ trên xuống cần được thay đổi một cách căn cơ, bắt đầu từ chính các nhà quản lý cấp cao. Thông qua các buổi hội thảo và việc trực tiếp làm gương, đội ngũ lãnh đạo đã lan tỏa tư duy “an toàn là trên hết” trong toàn tổ chức. Sự triển khai đồng bộ này đã biến một chương trình vốn chỉ tập trung vào tuân thủ thành một sứ mệnh văn hóa mang tính gắn kết, giúp giảm thiểu đáng kể số vụ tai nạn một cách bền vững và xây dựng một đội ngũ nhân viên được trao quyền, sẵn sàng đóng góp ý kiến về các vấn đề an toàn.

Unilever tiếp tục là một minh chứng cho quá trình tiến hóa từ tuân thủ sang văn hóa với chương trình an toàn “Vision Zero”. Giám đốc An toàn Tập đoàn Unilever từng chia sẻ: “Doanh nghiệp không thể đạt được tăng trưởng toàn diện và có trách nhiệm nếu không thực sự quan tâm đến con người, và điều đó đồng nghĩa với việc đảm bảo mỗi nhân viên đều được trở về nhà an toàn sau mỗi ngày làm việc.” Quan điểm này của ban lãnh đạo đã định vị các quy tắc an toàn như một biểu hiện của sự chăm sóc chân thành dành cho nhân viên. Tại các nhà máy của Unilever, những buổi họp giao ban về an toàn đã không còn là những lời nhắc nhở một chiều từ cấp trên, mà trở thành các buổi thảo luận tương tác, nơi người lao động có thể nêu lên mối quan ngại và đề cử đồng nghiệp có thành tích xuất sắc về an toàn. Bằng cách lồng ghép an toàn vào hoạt động thường nhật và trao quyền làm chủ cho mọi cá nhân, Unilever đã thành công trong việc biến các yêu cầu tuân thủ thành những yếu tố văn hóa mang tính thống nhất.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhìn nhận công tác tuân thủ của bộ phận nhân sự không chỉ là một trung tâm chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào sức mạnh văn hóa của tổ chức, đặc biệt trong ngành sản xuất. Dữ liệu từ Gallup cho thấy, các đơn vị kinh doanh có mức độ gắn kết nhân viên cao ghi nhận số sự cố an toàn ít hơn 70%; đồng thời, những nhân viên tuyến đầu có sự gắn bó cao sẽ làm việc an toàn hơn 78% và tạo ra lợi nhuận cao hơn 44% so với đồng nghiệp thiếu gắn kết. Những nhà lãnh đạo tiên phong trong việc xây dựng văn hóa tuân thủ sẽ tạo dựng được lợi thế cạnh tranh bền vững thông qua một lực lượng lao động xuất sắc.

Để khởi động lộ trình chuyển đổi văn hóa cho doanh nghiệp của mình, lãnh đạo có thể cân nhắc việc thực hiện Khảo sát mức độ gắn kết nhân viên giúp thiết lập các chỉ số đo lường ban đầu và xác định những lĩnh vực cụ thể mà các chương trình tuân thủ có thể được nâng tầm thành cơ hội xây dựng văn hóa.