Thời Hạn Nộp Thuế Thu Nhập Cá Nhân Theo Quy Định

Key Takeaways

• Hạn chót quyết toán thuế TNCN năm 2025 là 31/3 hàng năm đối với doanh nghiệp và 05/5 đối với cá nhân tự quyết toán
• Việc chậm nộp thuế dẫn đến hai loại phạt: mức phạt nộp chậm tờ khai thuế từ 2-25 triệu đồng và tiền lãi 0,03%/ngày
• Lịch nộp thuế TNCN theo tháng (doanh thu trên 50 tỷ) hoặc theo quý (doanh thu từ 50 tỷ trở xuống)
• Doanh nghiệp đủ điều kiện có thể gia hạn nộp thuế TNCN theo Nghị định 82/2025/NĐ-CP nếu nộp đề nghị trước 30/5

Thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ bắt buộc của mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế. Quyết toán thuế TNCN là quá trình kê khai và xác định tổng số thuế phải nộp trong năm, so sánh với số đã tạm nộp để xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Việc nắm rõ thời hạn nộp thuế TNCN giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý tài chính và tránh rủi ro pháp lý.

Khi nào phải hoàn tất quyết toán thuế TNCN?

Thời hạn nộp thuế là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc quyết toán thuế, được quy định tại Luật Quản lý thuế và các thông tư hướng dẫn.

Đối với tổ chức và doanh nghiệp quyết toán thay cho nhân viên: Phải hoàn tất và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Nếu ngày này trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo.

• Đối với năm tài chính trùng năm dương lịch (hầu hết doanh nghiệp Việt Nam): Thời hạn nộp quyết toán thuế là ngày 31/3 hàng năm.
• Nếu năm tài chính khác năm dương lịch: Nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính tương ứng.
• Nếu tổ chức giải thể/chấm dứt hoạt động: Nộp quyết toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày sự kiện phát sinh.

Đối với cá nhân tự quyết toán: Thời hạn hoàn tất quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nếu rơi vào ngày nghỉ lễ, thời hạn được lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Tức với kỳ tính thuế năm 2025, thời hạn quyết toán là ngày 05/5/2026 do ngày 30/4 và 1/5/2025 là dịp nghỉ lễ.

Doanh nghiệp và cá nhân có thể tận dụng việc nộp hồ sơ quyết toán và tiền thuế qua hình thức điện tử, hoạt động 24/7 kể cả ngày nghỉ và ngày lễ. Điều này giúp các nhà lãnh đạo linh hoạt hơn trong việc đảm bảo tuân thủ thời hạn nộp tờ khai thuế, đặc biệt quan trọng khi các deadline rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ.

Khi nào doanh nghiệp cần nộp thuế TNCN định kỳ?

Ngoài quyết toán thuế theo năm, doanh nghiệp còn phải thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế TNCN định kỳ theo lịch nộp thuế TNCN được quy định. Tần suất này phụ thuộc trực tiếp vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Khai thuế theo tháng

Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề trước đó trên 50 tỷ đồng

Thời hạn: Ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế

Quy định này được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn nhằm đảm bảo nguồn thu thuế ổn định và giảm rủi ro tập trung nợ thuế. Việc khai theo tháng không chỉ giúp cơ quan thuế theo dõi sát sao mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý dòng tiền và lập quy trình tính lương hiệu quả.

Khai thuế theo quý

Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề trước đó từ 50 tỷ đồng trở xuống

Thời hạn nộp theo lịch nộp thuế TNCN:

• Quý I (tháng 1-3): Chậm nhất 30/4
• Quý II (tháng 4-6): Chậm nhất 31/7
• Quý III (tháng 7-9): Chậm nhất 31/10
• Quý IV (tháng 10-12): Chậm nhất 31/1 năm sau

Phương thức này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp giảm áp lực hành chính và tối ưu hóa dòng tiền. Các CEO có thể tận dụng khoảng thời gian này để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì phải xử lý thủ tục hành chính hàng tháng.

Có thể xin gia hạn khi không thể nộp thuế đúng hạn không?

Trong những tình huống đặc biệt, pháp luật Việt Nam cho phép doanh nghiệp và cá nhân gia hạn nộp thuế TNCN theo các điều kiện cụ thể.

Gia hạn theo chính sách hỗ trợ của Chính phủ:

Doanh nghiệp thuộc đối tượng được hỗ trợ theo Nghị định 82/2025/NĐ-CP có thể được xem xét gia hạn nộp thuế TNCN. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là phải thuộc các nhóm ngành, đối tượng được quy định cụ thể và nộp giấy đề nghị gia hạn đúng thời hạn.

Giấy đề nghị gia hạn phải được gửi chậm nhất ngày 30/5 đối với các kỳ thuế thuộc diện được gia hạn. Nếu gửi sau thời điểm này, doanh nghiệp sẽ không được xem xét và phải chịu đầy đủ các khoản phạt theo quy định.

Gia hạn do sự kiện bất khả kháng:

Đối với các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, tai nạn, doanh nghiệp có thể đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế. Điều kiện bắt buộc là phải có xác nhận lý do từ chính quyền địa phương, với thời gian gia hạn:

• Tối đa 30 ngày cho khai tháng/quý/năm
• Tối đa 60 ngày cho quyết toán

Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc dịch vụ kê khai và tư vấn thuế TNCN chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ trong những tình huống phức tạp.

Mức phạt khi chậm nộp thuế sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp?

Việc nộp chậm thuế TNCN không chỉ ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp mà còn tạo ra gánh nặng tài chính đáng kể qua mức phạt nộp chậm tờ khai thuế với hai hình thức khác nhau.

Phạt hành chính

Thời gian chậm nộp	Mức phạt (VNĐ)
1-5 ngày	Cảnh cáo hoặc 2-5 triệu
6-30 ngày	2-5 triệu
31-60 ngày	5-8 triệu
61-90 ngày	8-15 triệu
Trên 90 ngày	15-25 triệu

Tiền lãi chậm nộp

Bên cạnh phạt hành chính, người nộp thuế còn phải trả tiền lãi chậm nộp được tính theo Công thức tính: Số tiền thuế chậm nộp × 0,03% × Số ngày chậm nộp

Tiền lãi này được tích lũy liên tục, bao gồm cả ngày nghỉ lễ và cuối tuần, từ ngày tiếp theo sau hạn cuối đến ngày thực tế nộp đủ. Đối với một khoản thuế 100 triệu đồng chậm nộp 30 ngày, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm 900.000 đồng tiền lãi.

Khi chậm nộp quá 90 ngày, hành vi này có thể bị coi là trốn thuế với mức phạt gấp 1-3 lần số tiền thuế trốn. Cơ quan thuế cũng có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế, truy thu, thậm chí ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhân viên nước ngoài khi quy định thuế có thể phức tạp hơn.

Những câu hỏi thường gặp về thời hạn nộp thuế TNCN

Sự khác biệt giữa khai thuế theo tháng, quý và quyết toán năm là gì?

Quyết toán theo năm là bắt buộc cho tất cả cá nhân và tổ chức trả thu nhập. Đây là bước kiểm tra cuối cùng để điều chỉnh nghĩa vụ thuế thực tế so với số đã tạm nộp trong năm, đảm bảo tuân thủ đúng lịch nộp thuế TNCN.

Về tần suất khai báo định kỳ, doanh nghiệp nhỏ thường chọn khai theo quý để giảm áp lực hành chính và tối ưu dòng tiền. Ngược lại, doanh nghiệp lớn với bộ máy kế toán chuyên nghiệp nên khai theo tháng để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro dồn nghĩa vụ thuế lớn.

Khi nào bắt đầu tính ngày chậm nộp?

Ngày bắt đầu tính chậm nộp là ngày tiếp theo sau:

• Ngày kết thúc thời hạn nộp tờ khai thuế
• Ngày kết thúc thời gian gia hạn (nếu có)
• Ngày được ghi trên thông báo/quyết định của cơ quan thuế

Ví dụ: Nếu hạn nộp là 31/3 mà đến 3/4 mới nộp, số ngày chậm nộp là 2 ngày (từ 1/4 đến 2/4). Cần lưu ý rằng số ngày này được tính liên tục, kể cả ngày nghỉ lễ và cuối tuần.

Gia hạn nộp thuế có được miễn tiền chậm nộp không?

Trong suốt thời gian được ghi trong quyết định gia hạn hợp lệ, doanh nghiệp hoàn toàn không phải trả tiền chậm nộp. Đây là lợi ích quan trọng giúp giảm áp lực tài chính trong giai đoạn khó khăn khi được gia hạn nộp thuế TNCN.

Nếu vẫn nộp chậm sau khi hết thời gian gia hạn, tiền phạt chỉ tính từ ngày kết thúc gia hạn chứ không phải từ hạn cuối ban đầu. Chính sách này thể hiện sự hỗ trợ thiết thực của Nhà nước.

Khai bổ sung tăng nghĩa vụ thuế thì tính phạt từ khi nào?

Khi khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, tiền chậm nộp được tính từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp thuế của kỳ phát sinh nghĩa vụ ban đầu. Điều này áp dụng bất kể việc bổ sung được thực hiện trước hay sau khi cơ quan thuế phát hiện.

Quy định này nhằm khuyến khích doanh nghiệp chủ động khai báo đúng, đầy đủ từ đầu và đảm bảo tính công bằng trong xử lý vi phạm.

Nộp hồ sơ đúng hạn nhưng bị từ chối có bị phạt không?

Nếu doanh nghiệp đã nộp hồ sơ đúng thời hạn nộp tờ khai thuế lần đầu, việc bị từ chối do lỗi kỹ thuật hay thiếu thông tin sẽ không bị coi là chậm nộp và không bị phạt. Đây là quy định bảo vệ quyền lợi hợp lý cho những trường hợp có thiện chí tuân thủ.

Tuy nhiên, có một số lưu ý quan trọng:

• Nếu nộp lần đầu đã quá hạn mới bị trả về: Vẫn bị xử phạt chậm nộp
• Sau khi bị trả về mà không khắc phục đúng hạn: Sẽ bị phạt theo quy định
• Nếu không tự khắc phục sau 90 ngày: Bị xử lý theo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính

Việc tuân thủ thời hạn nộp thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị doanh nghiệp. Với những thay đổi trong quy định, các nhà lãnh đạo cần chủ động xây dựng quy trình quản lý thuế chặt chẽ, từ việc theo dõi hạn chót quyết toán thuế TNCN đến chuẩn bị hồ sơ, nhằm tránh những rủi ro tài chính và pháp lý không đáng có. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc phức tạp, việc tận dụng dịch vụ tính lương chuyên nghiệp có thể giúp đảm bảo tuân thủ tối ưu và giảm thiểu rủi ro.