Vai Trò Của Quản Lý Trực Tiếp Trong Việc Thúc Đẩy An Toàn Tại Nơi Làm Việc

Key Takeaway

• Các công ty có ban lãnh đạo cấp cao tích cực tham gia vào an toàn lao động ghi nhận số lượng tai nạn giảm tới 470% so với những công ty thiếu cam kết từ lãnh đạo.
• Để đạt được sự xuất sắc trong an toàn, cần có sự phân định vai trò rõ ràng: lãnh đạo cấp cao định hướng tầm nhìn, quản lý cấp trung kết nối chiến lược với hành động, và giám sát ở tuyến đầu kiểm soát môi trường làm việc hàng ngày.
• Các chuyên gia an toàn cần đóng vai trò như cố vấn chuyên môn hỗ trợ cho đội ngũ quản lý, thay vì là người trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả an toàn.
• Tính trách nhiệm thực sự cần được tích hợp vào quy trình đánh giá hiệu suất, chế độ lương thưởng và quyết định thăng chức nhằm thúc đẩy sự thay đổi văn hóa một cách có ý nghĩa.

Quản lý an toàn hiệu quả không chỉ đơn thuần là ngăn ngừa tai nạn. Đó còn là quá trình các cấp quản lý trực tiếp học cách quản lý nhân lực và môi trường làm việc một cách hiệu quả hơn. Tại những công ty có mức độ an toàn cao nhất, vai trò của nhà quản lý trong quản lý sự thay đổi được xác định rõ ràng, với các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể được thực hiện một cách chính xác.

Vai trò của nhà quản lý cấp cao: Định hướng tầm nhìn và đòi hỏi kết quả

Nhiều nghiên cứu liên tục cho thấy: ban lãnh đạo cấp cao quyết định việc an toàn có thực sự trở thành một ưu tiên kinh doanh hay chỉ là một yêu cầu tuân thủ mang tính hình thức. Các quyết định của họ định hình mọi khía cạnh của văn hóa an toàn – từ việc phân bổ nguồn lực cho đến các kỳ vọng hiệu suất. Vai trò của lãnh đạo trong quản lý sự thay đổi bắt đầu từ cấp cao nhất trong tổ chức.

Xem an toàn ngang hàng với các ưu tiên khác

Các nhà quản lý cấp cao cần thể hiện cam kết cá nhân bằng cách đặt an toàn ngang hàng với những ưu tiên khác của công ty như sản xuất, chất lượng và chi phí. Điều này đồng nghĩa với việc cung cấp đầy đủ nguồn lực tài chính và nhân lực cần thiết để đạt được tầm nhìn về sự xuất sắc trong an toàn. Tuy nhiên, điều đó không chỉ dừng lại ở việc phân bổ ngân sách.

Chỉ có lãnh đạo cấp cao mới có quyền cho phép các cấp quản lý tuyến đầu ưu tiên an toàn một cách nghiêm túc như với năng suất hoặc chi phí. Họ sở hữu vị thế độc nhất để tạo ra sự cân bằng cần thiết, từ đó cải thiện hiệu suất an toàn ở mọi cấp trong doanh nghiệp. Xây dựng một văn hóa sản xuất cần bắt đầu từ cam kết cốt lõi này từ cấp lãnh đạo cao nhất.

Tham gia một cách rõ ràng và trực tiếp

Sự tham gia thực chất có nghĩa là đích thân lãnh đạo các nỗ lực cải tiến và trực tiếp tham gia vào các hoạt động thể hiện rõ cam kết về an toàn. Điều này bao gồm việc thực hiện các hoạt động có cấu trúc như tham quan an toàn, tạm dừng sản xuất để tập trung vào an toàn, chủ trì các nhóm lãnh đạo an toàn, và thường xuyên tổ chức các buổi đánh giá hiệu suất an toàn của đội ngũ quản lý. Các nhà quản lý cấp cao cũng cần bắt đầu tất cả các cuộc họp bằng phần thảo luận về tình hình an toàn hiện tại và các mối quan ngại. Họ nên thường xuyên lồng ghép thông điệp an toàn trong các văn bản nội bộ và yêu cầu phải báo cáo miệng trong vòng 24 giờ đối với mọi sự cố nghiêm trọng. Việc tham gia một cách rõ ràng và thường xuyên này gửi đi một thông điệp mạnh mẽ trong toàn công ty rằng an toàn không chỉ là trách nhiệm được ủy thác cho người khác mà là một ưu tiên hàng đầu của đội ngũ lãnh đạo.

Thúc đẩy trách nhiệm tuyệt đối

Tính trách nhiệm có nghĩa là không dung thứ cho hiệu suất an toàn kém ở bất kỳ cấp độ nào trong công ty. Các lãnh đạo cấp cao phải ngăn chặn các quản lý tuyến đầu né tránh trách nhiệm về an toàn của mình. Họ không được phép để các hoạt động an toàn như kiểm tra cơ sở vật chất, quan sát người lao động và điều tra sự cố được thực hiện một cách hời hợt. Họ cũng không thể chấp nhận những lời bào chữa cho kết quả kém hoặc hy sinh yếu tố an toàn để đạt được các mục tiêu kinh doanh khác.

Điều quan trọng nhất là họ phải biến an toàn thành một chỉ số chính để đánh giá cho:

• Việc tăng lương
• Thưởng hằng năm
• Quyết định thăng chức

Những công ty thực sự nghiêm túc với sự xuất sắc trong an toàn sẽ không thăng chức cho người có thành tích an toàn yếu kém. Họ hiểu rằng: năng lực quản lý an toàn tốt thường là biểu hiện cho khả năng quản lý hiệu quả ở các lĩnh vực khác.

Vai trò của quản lý cấp trung: Kết nối chiến lược với tuyến đầu

Các quản lý cấp trung đối mặt với thách thức phức tạp khi phải chuyển hóa tầm nhìn của lãnh đạo cấp cao thành thực tế kết nối vận hành, đồng thời cân bằng các yêu cầu cạnh tranh từ cả cấp trên lẫn cấp dưới trong hệ thống tổ chức.

Đóng vai trò là mắt xích then chốt

Hành vi của các giám sát viên và người lao động phản ánh trực tiếp mong muốn mà cấp trên trực tiếp của họ truyền đạt. Nếu các quản lý cấp trung không thực hiện tốt vai trò của mình, mắt xích quan trọng giữa tầm nhìn của lãnh đạo cấp cao và tuyến đầu sẽ bị đứt gãy. Điều này dẫn đến một văn hóa an toàn trì trệ và không thể cải thiện. Quản lý cấp trung chính là người quyết định liệu những kỳ vọng về an toàn do lãnh đạo cấp cao đề ra có thực sự được chuyển hóa thành hành vi cụ thể ở cấp độ vận hành hay không. Khi mắt xích này thất bại, ngay cả sự cam kết mạnh mẽ nhất từ lãnh đạo cấp cao cũng không thể mang lại kết quả an toàn như mong đợi.

Cân bằng các ưu tiên mâu thuẫn

Quản lý cấp trung đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ các giám sát viên tuyến đầu cân bằng giữa các ưu tiên mâu thuẫn như sản lượng sản xuất, chất lượng, quản lý chi phí và các yêu cầu về an toàn. Đạt được sự xuất sắc về an toàn luôn gắn liền với việc thay đổi hành vi. Chính hành vi quản lý đúng đắn sẽ tạo ra hành vi mong muốn từ các giám sát viên và nhân viên. Họ đạt được sự cân bằng này bằng cách thường xuyên truyền đạt kỳ vọng về an toàn cho các giám sát viên, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết. Họ xây dựng các kế hoạch hành động để giải quyết những khu vực có vấn đề và những nhân viên gặp khó khăn, đồng thời đo lường và theo dõi sát sao hiệu quả công việc của giám sát viên về an toàn. Bên cạnh đó, họ cần tự mình làm gương cho các hành vi mong muốn, đảm bảo rằng việc làm việc an toàn thực sự là một điều kiện bắt buộc trong công việc, và trực tiếp dẫn dắt các cuộc điều tra khi xảy ra sự cố nghiêm trọng nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ để phòng ngừa. Ở cấp độ này, việc hiểu cách chuyển đổi tuân thủ nhân sự thành sự gắn kết trở nên quan trọng.

Vai trò của người quản lý trong quản lý sự thay đổi

Vai trò của giám sát viên tuyến đầu: Kiểm soát môi trường làm việc hằng ngày

Giám sát viên tuyến đầu giữ vị trí quan trọng nhất về mặt vận hành vì họ trực tiếp định hình môi trường nơi công việc thực tế diễn ra – cũng chính là nơi các sự cố có thể xảy ra hoặc được ngăn chặn. Những nhà lãnh đạo tuyến đầu này là minh chứng rõ ràng cho cách vai trò của bộ phận nhân sự trong quản lý sự thay đổi được thể hiện ở cấp độ vận hành.

Tác động trực tiếp đến hành vi của người lao động

Giám sát viên tuyến đầu là người tạo ra và kiểm soát môi trường làm việc – nơi các sự cố và tai nạn có thể xảy ra. Việc đạt được sự xuất sắc trong an toàn lao động phụ thuộc hoàn toàn vào mức độ hiệu quả mà họ ảnh hưởng đến hành vi của người lao động. Điều này không khác gì so với các khía cạnh khác của quản lý vận hành. Giám sát viên cần là người đầu tiên tuân thủ các quy tắc an toàn và liên tục thể hiện hành vi mà họ mong đợi nhân viên noi theo. Họ cũng phải dành nhiều thời gian để truyền đạt kỳ vọng về hiệu suất an toàn tới người lao động và đảm bảo rằng nhân viên được cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết để làm việc một cách an toàn.

Tham gia trực tiếp vào các hoạt động an toàn hằng ngày

Giám sát viên cần chủ động thực hiện các hoạt động có cấu trúc và thường xuyên như quan sát an toàn tại nơi làm việc, họp an toàn, đào tạo an toàn và điều tra sự cố. Sự tham gia cá nhân này bao gồm việc tổ chức các buổi họp an toàn trước khi bắt đầu công việc để cảnh báo người lao động về các rủi ro, mối nguy và biện pháp phòng ngừa. Họ cũng nên điều phối các buổi thảo luận nhóm nhằm giải quyết vấn đề an toàn, xây dựng quy trình và quy tắc làm việc an toàn, đồng thời đào tạo nhân viên về quy định, quy trình và hậu quả khi không tuân thủ. Việc quan sát thường xuyên và thảo luận về hiệu suất an toàn của từng cá nhân đảm bảo rằng an toàn luôn là ưu tiên rõ ràng và nhất quán trong hoạt động hằng ngày. Các chương trình phát triển lãnh đạo thế hệ tiếp theo đóng vai trò thiết yếu trong việc chuẩn bị cho giám sát viên đảm nhận các trách nhiệm này.

Củng cố tiêu chuẩn một cách nhất quán

Giám sát viên cần dành thời gian để công khai ghi nhận hiệu suất tốt và xử lý hiệu quả các hành vi kém nhằm duy trì tiêu chuẩn an toàn. Điều này bao gồm việc tư vấn chính thức cho nhân viên có hành vi rủi ro để điều chỉnh trước khi sự cố xảy ra. Họ cần áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp kết hợp với khen thưởng để duy trì các hành vi mong muốn một cách nhất quán. Phương pháp tiếp cận kép này – khen thưởng tích cực cho hiệu suất tốt và xử lý nhanh chóng cho hành vi chưa đạt yêu cầu – tạo ra những kỳ vọng rõ ràng và hệ quả cụ thể, từ đó thúc đẩy sự thay đổi hành vi của toàn đội ngũ.

Vai trò của chuyên gia an toàn: Cố vấn chuyên môn, không phải người chịu trách nhiệm chính

Sai lầm phổ biến nhất mà nhiều công ty mắc phải là xem các chuyên gia an toàn là người “chịu trách nhiệm chính” cho kết quả an toàn, thay vì coi họ là nguồn lực hỗ trợ chuyên môn dành cho quản lý tuyến đầu trong quá trình ra quyết định. Việc hiểu rõ vai trò của HR trong cân bằng giữa quy trình và con người sẽ giúp làm rõ sự khác biệt quan trọng này.

Hiểu rõ chức năng là hỗ trợ, không phải lãnh đạo

Trong những văn hóa an toàn kém hiệu quả, việc giải quyết các vấn đề an toàn và kết quả thực hiện an toàn thường bị hiểu sai là trách nhiệm của bộ phận An toàn – Sức khỏe – Môi trường (EHS). Đây là một sai lầm cơ bản cản trở quá trình chuyển đổi văn hóa an toàn. Vai trò đúng đắn của các chuyên gia EHS là hỗ trợ và cố vấn cho quản lý tuyến đầu nhằm giúp họ thực hiện tốt trách nhiệm an toàn của mình. Việc xây dựng văn hóa an toàn không thuộc về họ và cũng không thể đạt hiệu quả nếu do họ tự đảm nhiệm. Các chuyên gia an toàn phải được nhìn nhận và hoạt động như những cố vấn – chứ không phải người chịu trách nhiệm về kết quả an toàn do quản lý và giám sát trực tiếp tạo ra. Để đạt được văn hóa không tai nạn, cần có sự phân định rõ ràng vai trò này.

Tập trung vào quy trình và tư vấn

Các chuyên gia an toàn nên dành phần lớn thời gian hỗ trợ đội ngũ quản lý tuyến đầu thực hiện hiệu quả các hoạt động an toàn. Trách nhiệm chính của họ bao gồm xây dựng các quy trình có cấu trúc để đo lường và truyền đạt hiệu suất an toàn, theo dõi dữ liệu tai nạn và an toàn nhằm xác định các khu vực có vấn đề. Họ thiết lập các chính sách an toàn tổng thể phù hợp với mục tiêu của công ty và đảm bảo tổ chức tập trung vào các nguy cơ có mức độ nghiêm trọng cao, tần suất sự cố cao, cũng như các nhân viên có hành vi rủi ro. Các hoạt động bổ sung bao gồm phát triển quy trình khắc phục hiệu quả, điều phối các sáng kiến truyền thông về an toàn, hỗ trợ đào tạo quản lý tuyến đầu về trách nhiệm an toàn, và thường xuyên tiến hành các cuộc kiểm tra tuân thủ quy định, đồng thời cố vấn cho quản lý về những vấn đề và rủi ro lớn liên quan đến tuân thủ.

Xuất sắc trong an toàn đòi hỏi một cơ cấu quản lý được phân định rõ ràng: lãnh đạo cấp cao định hướng tầm nhìn, quản lý cấp trung là cầu nối then chốt, còn giám sát viên tuyến đầu kiểm soát môi trường làm việc hàng ngày. Vai trò của người quản lý trong quản trị thay đổi không chỉ giới hạn ở lĩnh vực an toàn mà còn bao trùm mọi khía cạnh của quá trình chuyển đổi tổ chức. Các chuyên gia an toàn đóng vai trò cố vấn chuyên môn, không chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả. Trách nhiệm thực sự cần được tích hợp vào đánh giá hiệu suất, lương thưởng và các quyết định thăng chức để thúc đẩy thay đổi văn hóa bền vững – biến an toàn từ một hoạt động tuân thủ sang một lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Đối với các tổ chức muốn tăng cường năng lực quản lý trong việc thúc đẩy an toàn và hiệu quả vận hành, các dịch vụ tư vấn nhân sự chuyên nghiệp có thể mang lại định hướng chiến lược cần thiết để thiết lập các vai trò quản lý trọng yếu và hệ thống trách nhiệm phù hợp. Trong môi trường sản xuất, mối quan hệ hợp tác giữa CEO và HR trở nên đặc biệt quan trọng, vì vai trò lãnh đạo an toàn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất kinh doanh.