Vai trò của văn hóa doanh nghiệp trong sản xuất tinh gọn

Tóm tắt

• Để thành công trong sản xuất nhờ áp dụng văn hóa sản xuất tinh gọn, vấn đề không chỉ nằm ở các công cụ mới, mà quan trọng hơn là phải thay đổi được những thói quen tiềm ẩn chi phối hoạt động thường nhật.
• Nếu không thay đổi được những hành vi đã ăn sâu bén rễ theo kiểu “văn hóa làm theo lô”, như việc tích trữ nguyên vật liệu dư thừa và né tránh giải quyết vấn đề, thì ngay cả những nỗ lực cải tiến tinh gọn hiệu quả nhất cũng sẽ thất bại.
• Khi nhân viên trực tiếp sản xuất chủ động dẫn dắt các hoạt động cải tiến, doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh lâu dài.
• Các doanh nghiệp xem nhẹ vai trò của văn hóa tổ chức khi thực hiện chuyển đổi trong ngành sản xuất, nhất là trong giai đoạn áp dụng tinh gọn, sẽ đối mặt với rủi ro thất bại và chi phí để làm lại từ đầu.

Muốn áp dụng sản xuất tinh gọn thành công, doanh nghiệp cần làm nhiều hơn là chỉ thay đổi các quy trình. Điều thực sự cần thiết là thay đổi cơ bản “cách thức làm việc” đã ăn sâu vào tận cốt lõi, vào DNA văn hóa định hình mọi lựa chọn và hành động trong nhà xưởng. Các tổ chức sản xuất chỉ có thể đạt được những cải thiện đáng kể khi họ xử lý đúng cách các yếu tố văn hóa thông qua quá trình phát triển văn hóa sản xuất tinh gọn một cách có hệ thống. Việc nhận diện và chủ động định hình lại văn hóa là yếu tố thiết yếu để sản xuất tinh gọn có thể được triển khai và duy trì hiệu quả, mang lại những cải thiện kinh doanh thực sự và lâu dài.

Văn hóa hiện tại quyết định kết quả chuyển đổi tinh gọn

Hầu hết lãnh đạo sản xuất đánh giá thấp sức mạnh của thói quen nơi làm việc—nhưng chính những mô hình vô hình này quyết định công cụ lean sẽ bén rễ hay héo úa.

Văn hóa hiện tại của doanh nghiệp—tập hợp thói quen và thông lệ ăn sâu—kiểm soát cách hoàn thành công việc ở mọi cấp. Trong sản xuất truyền thống, “văn hóa làm theo lô” thường thể hiện qua:

• Luôn giữ sẵn nguyên vật liệu dự phòng với tâm lý “phòng khi có sự cố xảy ra”
• Liên tục giữ cho các dây chuyền sản xuất hoạt động ở mức đầy tải với suy nghĩ rằng điều này sẽ ngăn ngừa được những khoảng thời gian ngừng máy tốn kém
• Chỉ cho phép những “chuyên gia” được chỉ định tham gia vào các quy trình cải tiến thay vì huy động sức mạnh của toàn bộ lực lượng lao động

Những chuẩn mực văn hóa này không chỉ đơn thuần là các thói quen công việc thông thường. Chúng phản ánh những giả định cơ bản về rủi ro, hiệu quả và cách giải quyết vấn đề đã trở thành những phản ứng tự động, gần như bản năng. Việc hiểu rõ những mô hình văn hóa hiện tại này có tầm quan trọng. Vai trò của văn hóa trong sản xuất tinh gọn là thách thức trực tiếp và nhằm mục đích thay đổi từng thói quen để đạt được hiệu quả vận hành tốt hơn và vị thế cạnh tranh mạnh mẽ hơn.

Tầm quan trọng của văn hóa tổ chức trở nên rõ ràng khi chúng ta nhận ra rằng thay đổi văn hóa trong sản xuất có thể chuyển đổi những môi trường tập trung vào tuân thủ thành những nơi làm việc thúc đẩy sự gắn kết, từ đó tăng tốc quá trình áp dụng tinh gọn.

Văn hóa là động lực thúc đẩy áp dụng các hành vi tinh gọn mới

Sự chuyển đổi từ việc biết được những gì cần thay đổi sang việc thực sự thay đổi những điều đó đòi hỏi phải tháo dỡ các thói quen cũ và đồng thời xây dựng những thói quen mới—một quá trình đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận và có chiến lược trên toàn bộ tổ chức.

Các lãnh đạo sản xuất đang đối mặt với một thực tế khắc nghiệt: việc triển khai quản lý thay đổi tinh gọn thành công đòi hỏi sự tiến hóa văn hóa có ý thức, không chỉ đơn thuần là thay đổi các quy trình. Quá trình chuyển đổi này đòi hỏi phải tích cực khuyến khích và củng cố những hành vi có tính chất khác biệt cơ bản trong toàn bộ tổ chức.

Việc xây dựng một văn hóa sản xuất tinh gọn thực sự có nghĩa là loại bỏ một cách có hệ thống những thói quen lãng phí đang làm tổn hại đến hiệu quả và lợi nhuận. Các đội nhóm phải thoát khỏi một số mô hình phản tác dụng sau đây:

• Ngừng việc đặt hàng nhiều nguyên vật liệu hơn mức thực tế cần thiết khi đối phó với tình trạng thiếu hụt
• Từ bỏ thói quen bắt đầu các nhiệm vụ quá sớm trong khi thông tin quan trọng từ các bộ phận thượng nguồn vẫn chưa sẵn sàng
• Phá vỡ mô hình phá hoại là liên tục làm việc xoay quanh các vấn đề thay vì giải quyết chúng ngay lập tức

Sự thay đổi văn hóa mang tính chuyển đổi nhất chính là việc dân chủ hóa các quy trình cải tiến. Thay vì giới hạn các nỗ lực giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả chỉ cho những chuyên gia được chỉ định hoặc các đội ngũ quản lý, văn hóa tinh gọn thành công sẽ trao quyền cho những nhân viên làm việc trực tiếp tại sàn xưởng để phát hiện ra sự kém hiệu quả và triển khai các giải pháp. Các nghiên cứu trong ngành cho thấy rằng sự tham gia của nhân viên và việc hiểu rõ lý do đằng sau việc triển khai tinh gọn là những yếu tố quan trọng đối với hiệu quả của các công cụ và quy trình tinh gọn.

Việc trao quyền cho nhân viên này thể hiện nhiều hơn là chỉ đơn thuần về hiệu quả vận hành—nó tạo ra một lợi thế cạnh tranh bền vững bằng cách khai thác trí tuệ tập thể và khả năng sáng tạo của toàn bộ lực lượng lao động để thực hiện cải tiến liên tục. Việc đào tạo lãnh đạo cho các giám sát viên sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi văn hóa này và đảm bảo thành công của tinh gọn.

Nhiều tổ chức thành công học hỏi từ chiến lược quản lý tinh gọn toàn cầu sẽ đẩy nhanh hành trình chuyển đổi, tránh những cạm bẫy triển khai phổ biến.

Nền văn hóa vững mạnh là yếu tố duy trì tinh gọn trong dài hạn

Thử thách thực sự của bất kỳ sáng kiến tinh gọn nào không nằm ở thành công ban đầu—mà nằm ở việc liệu những cải tiến đó có còn tồn tại sau hai năm, khi các chuyên gia tư vấn đã rời đi và áp lực công việc hàng ngày gia tăng.

Giai đoạn quan trọng nhất của bất kỳ quá trình chuyển đổi tinh gọn nào đều xảy ra sau khi việc triển khai ban đầu đã hoàn thành. Trong khi việc triển khai các thói quen tinh gọn đưa ra những thách thức lớn, thì việc duy trì chúng theo thời gian lại đòi hỏi một mức độ cam kết văn hóa và kỷ luật tổ chức hoàn toàn khác.

Nếu không có những nền tảng văn hóa sản xuất tinh gọn được nhúng sâu, các tổ chức sẽ đối mặt với rủi ro đáng kể là quay trở lại những mô hình vận hành kém hiệu quả trước đây. Sự lùi bước về mặt văn hóa này có thể nhanh chóng làm mất ổn định những quy trình đã được tối ưu hóa trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm, có khả năng đòi hỏi phải khởi động lại hoàn toàn các thực tiễn tinh gọn từ đầu—điều này thực tế sẽ xóa bỏ những khoản đầu tư trước đó về thời gian, nguồn lực và năng lượng tổ chức.

Các nghiên cứu sản xuất chứng minh rằng văn hóa sản xuất tinh gọn mang lại tác động đáng kể và có thể đo lường được đối với thành công triển khai, với mối tương quan mạnh mẽ giữa các yếu tố văn hóa và những cải tiến vận hành bền vững. Những tổ chức không thể duy trì sự củng cố văn hóa một cách nhất quán thường xuyên trải qua cái mà các chuyên gia gọi là “thất bại triển khai”, nơi những cải tiến cuối cùng lại trở về trạng thái kém hiệu quả ban đầu.

Giải pháp đòi hỏi việc thúc đẩy cam kết đội nhóm thống nhất, mọi cấp độ tổ chức vẫn duy trì sự tận tâm với các chuẩn mực văn hóa mới và kỳ vọng hành vi. Điều này không chỉ đơn giản là về việc tuân thủ chính sách—mà là về việc tạo ra những hệ thống niềm tin được chia sẻ khiến cho các hành vi tinh gọn trở nên tự nhiên và tự động thay vì bị ép buộc hoặc chỉ mang tính tạm thời.

Các dữ liệu về sản xuất tinh gọn cho thấy rằng những doanh nghiệp có văn hóa sản xuất vững mạnh đạt được lợi nhuận cao hơn và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn, khiến cho việc chuyển đổi văn hóa trở thành một yêu cầu cạnh tranh chứ không phải chỉ là một sáng kiến “có cũng nên mà quên cũng thôi”.

CEO cần định hình lại cách tiếp cận chuyển đổi tinh gọn. Văn hóa tổ chức trong sản xuất không phải cân nhắc phụ khi áp dụng tinh gọn—mà là nền tảng xây dựng sự xuất sắc vận hành bền vững. Để đạt hiệu quả sâu sắc và lợi thế cạnh tranh mà tinh gọn hứa hẹn, tập trung nuôi dưỡng văn hóa tổ chức hỗ trợ trở nên hoàn toàn thiết yếu.

Chuyển đổi văn hóa này liên quan đến ủng hộ cách suy nghĩ và làm việc hoàn toàn mới ở mọi cấp độ tổ chức—từ giao thức giải quyết vấn đề tức thì đến sáng kiến cải tiến do nhân viên thúc đẩy. HR trong sản xuất đóng vai trò mắt xích quan trọng trong chuyển đổi tinh gọn, thúc đẩy tăng năng suất hơn 40% thông qua cách tiếp cận lực lượng lao động chiến lược.

CEO thông minh nhận ra vai trò văn hóa trong thành công sản xuất đòi hỏi dịch vụ tư vấn HR chuyên nghiệp để xử lý thay đổi tổ chức phức tạp và đảm bảo chuyển đổi bền vững mang lại kết quả kinh doanh.