Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Khi Bị Thanh Tra Thuế

Key Takeaways

• Thanh tra thuế TNCN là hoạt động của cơ quan thuế nhằm đánh giá tính chính xác, đầy đủ và trung thực của hồ sơ kê khai thuế cũng như mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
• Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kế toán, thuế, tiền lương và chứng từ gốc giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt.
• Doanh nghiệp vẫn có quyền khai bổ sung hồ sơ thuế trước khi quyết định thanh tra được công bố theo quy định của pháp luật.
• Dữ liệu liên quan đến tiền lương, thuế TNCN và lợi ích, phúc lợi khác cho người lao động và gia đình là những nội dung thường được cơ quan thuế rà soát kỹ trong quá trình thanh tra.
• Chủ động rà soát và chuẩn hóa dữ liệu trước khi thanh tra là giải pháp hiệu quả để hạn chế rủi ro tuân thủ thuế.

Về bản chất, đây là hoạt động của cơ quan thuế nhằm xác minh các dấu hiệu vi phạm và thu thập chứng cứ pháp lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa phân biệt rõ giữa thanh tra thuế và kiểm tra thuế.

Nếu như kiểm tra thuế là hoạt động thường xuyên mang tính nghiệp vụ của cơ quan quản lý thuế nhằm đánh giá tính đầy đủ, chính xác của các thông tin, chứng từ trong hồ sơ thuế hoặc đánh giá việc tuân thủ pháp luật của người nộp thuế.; thì ngược lại, thanh tra thuế là hoạt động của cơ quan quản lý thuế nhằm đánh giá việc chấp hành pháp luật của người nộp thuế, xác minh và thu thập chứng cứ để xác định hành vi vi phạm pháp luật về thuế dựa trên cơ sở phân tích thông tin, dữ liệu liên quan đến người nộp thuế..

Các trường hợp bị thanh tra thuế

Theo Điều 113 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có thể thuộc diện thanh tra thuế trong các trường hợp sau:

• Khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế
• Để giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế
• Chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, cổ phần hóa
• Thanh tra người nộp thuế theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp hoặc Bộ trưởng Bộ Tài chính
• Theo kiến nghị của Kiểm toán nhà nước, kết luận của Thanh tra nhà nước và cơ quan khác có thẩm quyền

Như vậy, phạm vi hoạt động của thanh tra thuế chỉ tập trung vào các doanh nghiệp có đấu hiệu vi phạm về thuế.

Những sai sót dẫn đến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN

Trong quá trình thanh tra, cơ quan thuế thường tập trung vào những nội dung có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế TNCN của doanh nghiệp. Một số sai sót phổ biến bao gồm:

• Xác định chưa đúng tình trạng cư trú của người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài.
• Phân bổ thu nhập chưa phù hợp đối với người lao động làm việc tại nhiều quốc gia.
• Xác định chưa đầy đủ phạm vi thu nhập chịu thuế, đặc biệt đối với thu nhập toàn cầu của cá nhân cư trú.
• Áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) chưa đúng hoặc chưa đủ điều kiện, hồ sơ.
• Thiếu hồ sơ chứng minh đối với các khoản miễn thuế hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Đăng ký và quản lý người phụ thuộc chưa đúng quy định.
• Bỏ sót các khoản thu nhập chịu thuế, đặc biệt là các khoản chi ngoài bảng lương hoặc chi trả cho người không phải nhân viên.
• Chưa đối chiếu đầy đủ nghĩa vụ thuế, dẫn đến chênh lệch giữa số thuế khấu trừ, kê khai và đã nộp.
• Xử lý chưa phù hợp đối với khách công tác, chuyên gia ngắn hạn hoặc người lao động làm việc xuyên biên giới.
• Kê khai, quyết toán thuế chưa đúng quy định, bao gồm sai kỳ kê khai hoặc sai phương pháp quyết toán.
• Chưa kịp thời cập nhật các thay đổi của chính sách thuế hoặc áp dụng quy định chưa thống nhất trong các trường hợp còn có nhiều cách hiểu.

Việc rà soát các nội dung trên trước khi cơ quan thuế làm việc sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể nguy cơ truy thu và xử phạt.

Các Hoạt Động Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Cho Kỳ Thanh Tra, Kiểm Tra Thuế TNCN

Việc chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi làm việc với cơ quan quản lý chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp và giảm thiểu các rủi ro pháp lý không đáng có.

Ngoài ra, để hạn chế rủi ro bị truy thu thuế TNCN, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung xử lý khi cơ quan thuế thanh tra, mà cần xây dựng cơ chế quản trị rủi ro thuế một cách chủ động và liên tục. Một số thực tiễn tốt (best practices) doanh nghiệp nên áp dụng bao gồm:

• Định kỳ rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ về thuế, đảm bảo các quy trình liên quan đến tính lương, khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế được thực hiện đầy đủ, nhất quán và đúng quy định.
• Thực hiện “Tax Health Check” hoặc “Payroll Health Check” định kỳ để kịp thời phát hiện, khắc phục các lỗ hổng tuân thủ, đồng thời nhận diện các cơ hội tối ưu chi phí thuế trong khuôn khổ pháp luật.
• Tích hợp quản trị rủi ro thuế vào quy trình vận hành của doanh nghiệp, thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như Nhân sự, Tiền lương, Kế toán, Tài chính và Vận hành; đồng thời thường xuyên cập nhật các thay đổi của chính sách thuế để đảm bảo việc áp dụng được thống nhất và kịp thời.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho cuộc thanh, kiểm tra thuế TNCN

Trong thực tế, cơ quan thuế không chỉ kiểm tra “đã kê khai đúng chưa” mà còn kiểm tra “doanh nghiệp có đủ hồ sơ để chứng minh hay không”. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lý và nhất quán giữa các bộ phận (Quản lý nhân sự tiền lương, Kế toán và Tài chính) sẽ giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian thanh tra.
• Giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu thuế do thiếu hồ sơ.
• Thể hiện năng lực tuân thủ và quản trị thuế của doanh nghiệp.

Hồ sơ kê khai và nộp thuế

• Tờ khai thuế TNCN tháng/quý.
• Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm.
• Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có).

Hồ sơ lao động và tiền lương

• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.
• Quy chế tiền lương, thưởng, phúc lợi.
• Bảng lương, bảng tính thuế TNCN.
• Phiếu lương (Payslip).
• Quyết định tăng lương, thưởng, bổ nhiệm, điều chuyển.
• Hồ sơ nghỉ việc, thanh toán khi chấm dứt HĐLĐ.

Hồ sơ kế toán và chứng từ thanh toán

• Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến tiền lương.
• Phiếu kế toán.
• Chứng từ chuyển khoản lương, thưởng.
• Chứng từ thanh toán các khoản phúc lợi, trợ cấp.
• Báo cáo tài chính (để đối chiếu chi phí tiền lương).

Hồ sơ về các khoản miễn thuế, giảm thuế

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
• Chứng từ chứng minh các khoản miễn thuế (vé máy bay, học phí, công tác phí, phụ cấp theo quy định…).
• Hồ sơ chứng minh các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với lao động nước ngoài

• Hộ chiếu, visa, giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động.
• Hồ sơ xác định tình trạng cư trú.
• Lịch trình công tác, bảng theo dõi số ngày hiện diện tại Việt Nam.
• Hợp đồng lao động tại Việt Nam và nước ngoài (nếu có).
• Chứng từ chứng minh thu nhập toàn cầu (nếu áp dụng).

Hồ sơ đối với chuyên gia, khách công tác và nhà thầu cá nhân

• Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng tư vấn.
• Lịch trình làm việc tại Việt Nam.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ xác định nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.

Hồ sơ nội bộ phục vụ thanh tra

• Quy trình tính lương và khấu trừ thuế.
• Quy trình quyết toán thuế TNCN.
• Bảng đối chiếu giữa:
  • Bảng lương;
  • Tờ khai thuế;
  • Chứng từ nộp thuế;
  • Sổ kế toán;
  • Báo cáo tài chính.