Tổng Quan Chi Phí Phúc Lợi Nhân Viên

Key takeaways

• Phúc lợi hiện chiếm khoảng 30 % quỹ lương, tương đương 26.500 USD mỗi năm cho một nhân viên khu vực tư nhân.
• Phần lớn ngân sách này dành cho bảo hiểm y tế, khi phí bảo hiểm gia đình đã vượt 23.000 USD/năm.
• Ngoài các khoản hiển thị, doanh nghiệp còn gánh thêm chi phí quản trị ẩn và rủi ro tuân thủ—những “khoản vô hình” mà nhiều lãnh đạo dễ bỏ sót.
• Một kế hoạch phúc lợi được thiết kế thông minh sẽ biến chi phí bắt buộc thành lợi thế cạnh tranh, giúp thu hút và giữ chân nhân tài.
• Tổng chi tiêu thực tế phụ thuộc vào quy mô công ty, chuẩn ngành, nhân khẩu học lao động và vị trí địa lý.

Chi phí phúc lợi cho nhân viên ở Việt Nam là các khoản chi ngoài tiền lương, được doanh nghiệp chi trả nhằm nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Các khoản chi phổ biến bao gồm:

• Chi nghỉ mát, du lịch thường niên.
• Chi hỗ trợ điều trị, khám chữa bệnh cho nhân viên hoặc thân nhân.
• Chi hỗ trợ, bổ sung kiến thức học tập hoặc đào tạo.
• Chi hỗ trợ gia đình bị ảnh hưởng do thiên tai, dịch bệnh, ốm đau.
• Thưởng cho con nhân viên có thành tích học tập.
• Chi bảo hiểm tai nạn, sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện (không bao gồm một số bảo hiểm cá nhân như nhân thọ, hưu trí tự nguyện).
• Chi phí đi lại, tàu xe dịp lễ, tết.
• Chi đám hiếu, hỷ cho nhân viên và gia đình.
• Các khoản phúc lợi khác tùy chính sách doanh nghiệp

Chi phí thực sự cho phúc lợi nhân viên tại Việt Nam là bao nhiêu?

Tại Việt Nam, chi phí cho phúc lợi không phải là một con số cố định, mà là sự kết hợp giữa các tiêu chuẩn thị trường và một khung pháp lý quan trọng về thuế. Chính sách lương thưởng định hình cách doanh nghiệp đầu tư vào nguồn nhân lực cũng như tác động tới thương hiệu tuyển dụng của tổ chức.

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, tổng chi phí phúc lợi được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam chi phúc lợi ở mức gần với mức trần này, đặc biệt là các tập đoàn, công ty lớn – khoảng 1 tháng lương bình quân/năm cho mỗi nhân viên.

Mức lương và phúc lợi trung bình tại Việt Nam

Để hiểu chi phí phúc lợi, trước tiên cần nhìn vào nền tảng là mức lương. Năm 2025, mức lương trung bình hàng tháng của lao động Việt Nam ước tính đạt khoảng 8,3 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, con số này có sự chênh lệch đáng kể theo vùng miền và theo ngành nghề.

Tổng các khoản phúc lợi được tính vào chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế/năm cho mỗi nhân viên. Dựa trên mức lương trung bình năm 2025, điều này có nghĩa là mỗi nhân viên có thể nhận tổng phúc lợi hợp lệ khoảng 8,3 triệu đồng/năm (ngoài lương trực tiếp).

Khung pháp lý và tỷ lệ chi phí phúc lợi hợp lý

Có thể thấy tỷ lệ chi phí phúc lợi hợp lệ so với tổng lương cả năm là khoảng 8,3% (tương đương 1/12). Đây là một con số tham chiếu quan trọng để các nhà lãnh đạo lập ngân sách.

Để được tính là chi phí hợp lý, mọi khoản chi phúc lợi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định rõ ràng trong các văn bản của công ty như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng. Đây không chỉ là vấn đề tuân thủ thuế mà còn thể hiện sự minh bạch trong quản trị.

Doanh nghiệp hoàn toàn được phép xây dựng gói phúc lợi cao hơn mức 01 tháng lương bình quân. Phần chi vượt này sẽ không được khấu trừ thuế TNDN nhưng lại là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao thương hiệu tuyển dụng.

Cần lưu ý rằng một số khoản phúc lợi bằng tiền hoặc hiện vật chi trực tiếp cho người lao động có thể sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của họ, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Việc tư vấn kỹ lưỡng sẽ giúp cân bằng quyền lợi cho cả hai bên.

Tổng chi phí phúc lợi bao gồm những gì?

Phân tích chi tiết các khoản chi trong ngân sách phúc lợi sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tiền của mình đang được phân bổ vào đâu và xác định lĩnh vực nào mang lại khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả nhất.

1. Phúc lợi bắt buộc theo luật định

Đây là chi phí nền tảng không thể thương lượng trong tổng đầu tư phúc lợi của doanh nghiệp tại Việt Nam.

• Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Các khoản đóng góp này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí bắt buộc. Vì chúng được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm của quỹ lương, đây là các khoản chi cố định, dễ dự đoán nhưng không thể cắt giảm.
• Kinh phí công đoàn: Một khoản đóng góp bắt buộc khác mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Những chương trình này cung cấp mạng lưới an sinh thiết yếu cho nhân viên, đồng thời tạo ra nghĩa vụ chi phí trực tiếp mà doanh nghiệp buộc phải tính toán kỹ lưỡng trong kế hoạch ngân sách lương.

2. Phúc lợi bảo hiểm tự nguyện

Các loại bảo hiểm tự nguyện là nhóm phúc lợi tự nguyện lớn nhất trong các gói phúc lợi bổ sung mà doanh nghiệp Việt Nam cung cấp cho nhân viên

• Bảo hiểm sức khỏe và tai nạn: Đây là khoản mục chiếm ưu thế vượt trội. Chi phí này có sự biến động lớn, phụ thuộc vào nhà cung cấp, phạm vi quyền lợi và đặc điểm nhân khẩu học của đội ngũ. Ví dụ, chi phí sẽ tăng lên đáng kể khi nhân viên lập gia đình và đăng ký gói bảo hiểm cho cả người thân. Điều này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có khả năng dự báo và linh hoạt về tài chính.
• Bảo hiểm nhân thọ và thương tật: Các loại bảo hiểm này giúp gia tăng sự an tâm tài chính cho nhân viên và gia đình trong trường hợp rủi ro nghiêm trọng xảy ra, như tử vong hoặc mất khả năng lao động. Chủ yếu xuất hiện ở doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài và ngành tài chính, công nghệ, sản xuất cao cấp

3. Kế hoạch hưu trí và tiết kiệm

Các chương trình phúc lợi hưu trí thể hiện cam kết dài hạn của doanh nghiệp đối với sự ổn định tài chính của nhân viên. Tại Việt Nam, ngoài BHXH bắt buộc, một số công ty, đặc biệt là các MNC, còn cung cấp thêm các chương trình hưu trí tự nguyện. Các chương trình này thường cho phép nhân viên trích một phần thu nhập để tiết kiệm, đi kèm với một khoản đóng góp tương ứng từ doanh nghiệp, trở thành một khoản đầu tư tài chính đáng kể và dài hạn.

4. Nghỉ phép có lương và các khoản bổ sung lương

Nghỉ phép có lương là khoản chi phí phúc lợi lớn thứ hai sau bảo hiểm, có tác động trực tiếp đến sự hài lòng và tỷ lệ gắn kết của nhân viên.

• Nghỉ phép có lương: Bao gồm các ngày nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm và nghỉ việc riêng theo quy định.
• Các khoản bổ sung lương: Bao gồm thưởng hiệu suất, thưởng thâm niên, phụ cấp làm thêm giờ và các loại phụ cấp khác. Mức thưởng thay đổi tùy theo chính sách của công ty và kết quả kinh doanh, với tỷ lệ thưởng thực tế tại các MNC năm 2023 là 15.4% và năm 2024 là 16.1%.

Chi phí quản lý hành chính và tuân thủ

Chi phí quản lý hành chính tại Việt Nam bao gồm toàn bộ chi tiêu cho việc điều hành, duy trì bộ máy của doanh nghiệp nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu, như lương bộ phận quản lý, văn phòng phẩm, thuê văn phòng, chi phí điện nước, dịch vụ pháp lý, kiểm toán… Đối với doanh nghiệp vừa, khoản này thường chiếm khoảng 5–10% doanh thu mỗi năm, trong đó riêng chi phí thuê văn phòng có thể chiếm 20–30% tổng chi phí quản lý, tùy quy mô và vị trí.

Việc bỏ lỡ thời hạn tuyển dụng, tính sai khoản khấu trừ hoặc chậm trễ trong việc chấm dứt bảo hiểm của nhân viên có thể dẫn tới các chi phí phát sinh đáng kể. Những sai sót nhỏ ban đầu sẽ nhanh chóng tích tụ, gây ra gánh nặng tài chính bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp tới ngân sách hoạt động của doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí phúc lợi của doanh nghiệp

Mức đầu tư phúc lợi thực tế của mỗi doanh nghiệp luôn khác biệt so với mức trung bình toàn quốc, phụ thuộc vào đặc điểm và định hướng chiến lăng riêng của từng tổ chức. Việc doanh nghiệp chọn dẫn đầu, ngang bằng hay đi sau thị trường sẽ tác động trực tiếp đến tổng ngân sách phúc lợi cũng như khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.

Khảo sát của Talentnet cho thấy có sự chênh lệch đáng kể về lương giữa khối doanh nghiệp MNC và doanh nghiệp Việt Nam. Ở cấp chuyên viên, mức lương của doanh nghiệp Việt Nam thấp hơn 31% so với MNC; con số này ở cấp quản lý là 36% và cấp điều hành là 40%. Sự chênh lệch này cũng thường được phản ánh trong mức độ đầu tư vào các gói phúc lợi tự nguyện. Tuy nhiên, đôi khi các doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể đạt được mức chi phí cạnh tranh thông qua việc tham gia vào các nhóm mua chung hoặc sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp.

Tiêu chuẩn của ngành là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phúc lợi của tổ chức. Các ngành có tính cạnh tranh cao về nhân tài như Công nghệ cao, Tài chính – Ngân hàng , và Bất động sản thường có cơ cấu phúc lợi vượt trội để thu hút và giữ chân nhân sự giỏi. Ngược lại, những ngành có tỷ lệ nghỉ việc thấp nhất như Dầu khí hay Hóa chất có thể có chiến lược phúc lợi khác biệt.

Đồng thời, các khảo sát đánh giá mức độ gắn kết của nhân viên sẽ cung cấp thông tin hữu ích về những phúc lợi nào được nhân viên đánh giá cao, phù hợp với từng nhóm nhân khẩu học cụ thể trong công ty.

Đặc điểm của lực lượng lao động ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và loại hình phúc lợi. Các thế hệ trẻ gen Y, Z thường đánh giá cao các phúc lợi như chính sách làm việc linh hoạt, các chương trình chăm sóc sức khỏe toàn diện (bao gồm sức khỏe tinh thần) và cơ hội phát triển sự nghiệp

Những yếu tố này kết hợp với nhau tạo nên hồ sơ chi phí phúc lợi đặc thù cho tổ chức, khiến các chỉ số chung của ngành trở thành điểm tham khảo ban đầu, chứ không phải là mục tiêu tuyệt đối. Sử dụng dữ liệu khảo sát phúc lợi nhân viên sẽ cung cấp góc nhìn thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá và điều chỉnh chiến lược so với thị trường.

Để quản lý hiệu quả chi phí phúc lợi, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích cụ thể các khoản chi của mình, xác định những lĩnh vực có tác động lớn như bảo hiểm y tế và điều chỉnh ngân sách phù hợp với mục tiêu thu hút và giữ chân nhân tài, thay vì áp dụng các biện pháp chung chung. Việc xây dựng một gói phúc lợi phù hợp với nhu cầu cụ thể của lực lượng lao động sẽ giúp tối đa hóa cả sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp.

Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp trong thiết kế lương thưởng và phúc lợi có thể giúp tối ưu hóa các khoản chi, đảm bảo vị thế cạnh tranh cho tổ chức. Là người lãnh đạo, bạn không thể bỏ qua khoản đầu tư này—hãy phân tích kỹ càng ngân sách phúc lợi của mình, xác định các yếu tố tạo ra biến động chi phí, và luôn đặt câu hỏi chiến lược quan trọng: Liệu khoản đầu tư này có giúp tổ chức của chúng ta thu hút và giữ chân được những nhân tài quan trọng nhất để phát triển bền vững hay không?